10 Mẹo Copy Paste Trong Microsoft Word Giúp Bạn Làm Việc Hiệu Quả Hơn

Sử Dụng “Paste Special” Để Kiểm Soát Định Dạng

Khi bạn cần sao chép và dán nội dung từ các nguồn bên ngoài, “Paste Special” là lựa chọn tối ưu giúp bạn kiểm soát chính xác cách văn bản xuất hiện trên trang. Để sử dụng tính năng này, hãy vào Ribbon > Home tab > Paste > Paste Options để mở rộng danh sách các tùy chọn. Chọn Paste Special để mở hộp thoại với nhiều lựa chọn hơn.

Tùy chọn dán trong Microsoft Word

Bạn có thể chọn giữ nguyên định dạng gốc, sử dụng định dạng của tài liệu hiện tại, hoặc loại bỏ toàn bộ định dạng. Word sẽ hiển thị một bản xem trước tức thì về cách mỗi lựa chọn sẽ xuất hiện trên trang.

• Giữ Nguyên Định Dạng Gốc: Duy trì phong cách ban đầu (hữu ích cho trích dẫn hoặc nội dung thương hiệu).
• Hợp Nhất Định Dạng: Kết hợp văn bản dán với phong cách hiện tại của tài liệu (lý tưởng cho sự nhất quán).
• Văn Bản Không Định Dạng: Loại bỏ toàn bộ định dạng.
• Dán Dưới Dạng Liên Kết Hoặc Hình Ảnh: Lựa chọn tốt nhất để khóa bố cục hoặc thêm liên kết có thể nhấp vào.

Lưu ý rằng không phải tất cả các tình huống dán đều có tùy chọn “Dán Dưới Dạng Liên Kết Hoặc Hình Ảnh”. Tuy nhiên, các lựa chọn này và các phím tắt của chúng sẽ giúp bạn soạn thảo tài liệu nhanh hơn.

Quyết Định Sau Khi Dán

Word cho phép bạn quyết định sau khi đã dán một khối nội dung. Sau khi nhấn Ctrl + V, hãy tìm biểu tượng clipboard nhỏ ở cuối văn bản đã dán. Nhấp vào đó hoặc nhấn Ctrl và phím mũi tên để chuyển đổi giữa:

• Giữ Nguyên Định Dạng Gốc (thường là mặc định)
• Hợp Nhất Định Dạng
• Chỉ Giữ Văn Bản

Biểu tượng clipboard nhỏ với các tùy chọn dán trong tài liệu Microsoft Word

Hành vi mặc định có thể khác nhau tùy thuộc vào nguồn (ví dụ: dán giữa các tài liệu Word so với dán từ trình duyệt). Nếu thói quen dán của bạn nhất quán, hãy thiết lập các mặc định cho mọi hành động cắt, sao chép và dán. Điều này có thể giúp tăng tốc quy trình làm việc của bạn.

Thiết Lập Hành Vi Dán Mặc Định

Mặc định của Word là giữ nguyên định dạng gốc của bất kỳ nội dung nào bạn dán vào. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi mặc định để văn bản dán phù hợp với định dạng của tài liệu hoặc sử dụng văn bản thuần túy.

Để làm điều này, hãy vào File > Options > Advanced. Dưới mục Cut, copy, and paste, chọn các mũi tên xuống để thay đổi các kịch bản dán khác nhau. Cuối cùng, chọn giữa Giữ Nguyên Định Dạng Gốc, Hợp Nhất Định Dạng, và Chỉ Giữ Văn Bản. Chọn OK.

Cấu hình các tùy chọn cho các kịch bản dán trong Word

Việc tùy chỉnh các cài đặt trước khi soạn thảo tài liệu có thể giúp bạn tránh được một số rắc rối.

Loại Bỏ Tất Cả Các Kiểu Với “Chỉ Giữ Văn Bản”

Khi dán từ các trang web hoặc tệp PDF, thường có định dạng ẩn đi kèm. Có nhiều cách để loại bỏ định dạng và lấy văn bản thuần túy. Trong Word, sử dụng Chỉ Giữ Văn Bản để loại bỏ phông chữ, màu sắc và liên kết.

Sau khi sao chép, nhấp vào biểu tượng clipboard và di chuột qua biểu tượng Chỉ Giữ Văn Bản. Word sẽ hiển thị bản xem trước trên trang và dán đoạn văn khi bạn nhấp vào biểu tượng.

Loại bỏ định dạng và dán dưới dạng văn bản trong Microsoft Word

Hoặc, sử dụng Ctrl+Alt+V để mở Paste Special, chọn Unformatted Text, và nhấp OK. Đây là phương pháp tôi thường sử dụng để làm sạch các đoạn văn từ email hoặc ghi chú nghiên cứu.

Kéo Và Thả Để Dán Nhanh Chóng

Bạn có thể đánh dấu và kéo thả văn bản trong cùng một tài liệu Word, giữa các tài liệu Word khác nhau, hoặc từ trình duyệt vào tài liệu.

Phương pháp này hoạt động tốt cho các đoạn văn ngắn và loại bỏ nhu cầu cắt và dán. Đảm bảo rằng tính năng kéo và thả đã được kích hoạt trong File > Options > Advanced > Editing options > Allow text to be dragged and dropped.

Giữ phím Ctrl khi kéo để sao chép văn bản thay vì di chuyển nó.

Sửa Định Dạng Nhanh Chóng Với Format Painter

Format Painter không phải là chức năng “dán”, nhưng biểu tượng bàn chải nhỏ trên tab Home là công cụ sửa định dạng không thể thiếu. Format Painter trong Word sao chép định dạng như màu sắc, phông chữ và kích thước phông chữ, và áp dụng nó cho các văn bản khác.

Từ tab Home, chọn Format Painter trong nhóm Clipboard. Con trỏ sẽ thay đổi thành biểu tượng bàn chải. Chọn văn bản đã được định dạng, nhấp vào biểu tượng Format Painter, và chọn văn bản bạn muốn định dạng.

Format Painter trong Microsoft Word

Nhấp đúp vào nút Format Painter để áp dụng cùng một định dạng cho nhiều dòng văn bản. Bạn có thể nhấp lại vào nút để tắt hoặc nhấn Esc.

Sử dụng phím tắt Alt+Ctrl+C để sao chép định dạng và Alt+Ctrl+V để dán định dạng.

Đôi Khi Dán Văn Bản Dưới Dạng Hình Ảnh

Chuyển đổi văn bản hoặc bảng thành hình ảnh nhúng trong tài liệu Word có những ứng dụng nhất định. Ví dụ, bạn có thể gửi các trích dẫn có phong cách trong báo cáo, sửa lỗi bố cục trong các tài liệu chia sẻ, hoặc dán trực tiếp một số dữ liệu từ Excel.

Dán dưới dạng hình ảnh sẽ khóa định dạng và ngăn chặn việc chỉnh sửa. Sao chép văn bản/bảng từ tài liệu Word hoặc Excel khác. Trong tài liệu Word mục tiêu, chọn Paste > Picture.

Dán văn bản dưới dạng hình ảnh trong Microsoft Word

Hoặc, vào Paste > Paste Special > Picture (Enhanced Metafile) hoặc định dạng hình ảnh khác. Tính năng này chỉ hoạt động với các ứng dụng Microsoft Office.

Dán Nhiều Mục Nhanh Chóng Với Office Clipboard

Không giống như clipboard cũ chỉ có thể lưu trữ mục cuối cùng đã sao chép, Office Clipboard có thể lưu trữ tới 24 mục. Điều này giúp bạn sao chép nhiều đoạn nội dung cùng một lúc trước khi dán chúng.

Để xem ngăn Clipboard, nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Clipboard trên tab Home. Nhấp vào bất kỳ mục nào trong ngăn để chèn nó vào vị trí con trỏ của bạn.

Tính năng này rất hữu ích khi làm việc với nhiều tệp Office hoặc thực hiện nhiều thay đổi trong một tài liệu dài. Office Clipboard lưu trữ văn bản, HTML và hình ảnh nhỏ hơn 4MB.

Khi hoàn tất, Ctrl + Shift + F3 cũng xóa Spike sau khi dán.

Cắt Và Dán Nhiều Lần Với Spike

Chức năng của Spike có thể được tìm thấy trong ý nghĩa của nó; nó giữ các thứ lại với nhau. Bạn có thể thu thập các đoạn văn không liền kề và dán chúng dưới dạng nhóm với phím tắt “spike”.

Chọn bất kỳ văn bản, hình ảnh, bảng nào, và nhấn Ctrl + F3 để cắt. Lặp lại để thêm nhiều hơn. Để dán tất cả cùng một lúc ở bất kỳ vị trí nào trong Word, nhấn Ctrl + Shift + F3.

Để dán nội dung mà không xóa Spike, gõ “spike” trong tài liệu và nhấn F3.

Microsoft Office Clipboard dán một mục nội dung tại một thời điểm. Nó hoạt động cho cả việc sao chép và cắt nội dung. Spike thu thập nội dung và dán nó cùng một lúc. Điều này làm cho Spike lý tưởng để thu thập các trích dẫn hoặc tóm tắt các điểm nổi bật từ một tài liệu.

Dán Bảng Từ ChatGPT

Bảng luôn luôn gây khó khăn khi định dạng đúng cách. Vì chúng ta đang thực hiện nhiều nghiên cứu với ChatGPT hiện nay, bạn có thể cần sử dụng thông tin do AI tạo ra và đưa nó vào Word.

Word sẽ không giữ nguyên định dạng bảng của ChatGPT. Giải pháp dễ nhất là sử dụng một công cụ trung gian như Excel.

Vì vậy, hãy dán nội dung từ ChatGPT vào Excel bằng cách chọn Paste > Match Destination Formatting. Sau đó, sao chép và dán bảng vào Word.

Thay vì thiết kế bố cục bảng trong Excel, bạn có thể sử dụng các mẹo định dạng này để tạo bảng hoàn hảo trong Microsoft Word.

Dán từ ChatGPT vào Microsoft Word sử dụng Excel làm công cụ trung gian

Bạn cũng có thể chuyển đổi văn bản thành bảng trong Word như một phương án thay thế (Insert > Table > Convert Text to Table).

Việc sử dụng phương pháp copy-paste đúng cách phụ thuộc nhiều vào thói quen làm việc. Ngoài ra, tùy chọn dán phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Khi làm việc với nội dung từ các trang web, “Chỉ Giữ Văn Bản” thường tiết kiệm thời gian nhất. Đối với nội dung từ các tài liệu Word khác, “Hợp Nhất Định Dạng” thường cung cấp sự cân bằng tốt nhất giữa việc giữ nguyên định dạng cần thiết và phù hợp với phong cách của tài liệu của bạn. Một số phương pháp ít phổ biến hơn, nhưng bạn có thể gọi chúng khi cần thiết.