10 Tính Năng Ẩn Của Google Docs Mà Bạn Nên Biết

Công Cụ Chỉnh Sửa Hình Ảnh

Bạn có thể thêm hình ảnh vào tài liệu Google Docs, nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể chỉnh sửa chúng trực tiếp bằng công cụ chỉnh sửa hình ảnh tích hợp? Chỉ cần chọn hình ảnh và nhấp vào nút Tùy chọn hình ảnh trên thanh công cụ.

Sau đó, bạn có thể sử dụng các tùy chọn hiện ra bên phải để dễ dàng cắt, thay đổi kích thước hoặc xoay hình ảnh của mình. Bạn thậm chí có thể thay đổi màu sắc và điều chỉnh các yếu tố như độ mờ, độ sáng và độ tương phản. Các công cụ chỉnh sửa hình ảnh tích hợp này cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng mà không cần rời khỏi tài liệu và loại bỏ nhu cầu tải lại hình ảnh.

Công cụ chỉnh sửa hình ảnh trong Google Docs

Thẻ Tài Liệu

Google mới chỉ phát hành tính năng này gần đây, nên bạn có thể đã bỏ lỡ. Thẻ tài liệu xuất hiện ở phía bên trái giao diện Google Docs và hoạt động tương tự như các sheet trong Google Sheets.

Với Thẻ Tài Liệu, bạn có thể chia nội dung của mình thành các phần riêng biệt trong một tài liệu duy nhất. Điều này loại bỏ sự phụ thuộc vào mục lục và làm cho việc điều hướng trở nên đơn giản chỉ bằng cách nhấp vào một thẻ. Hơn nữa, bạn có thể tạo các liên kết độc đáo để hướng dẫn các cộng tác viên trực tiếp đến các phần cụ thể của tài liệu của bạn.

Google Docs hiển thị thẻ tài liệu

Lịch Sử Phiên Bản

Với tính năng lịch sử phiên bản của Google Docs, bạn có thể quay ngược thời gian để xem lại hoặc khôi phục các phiên bản cũ của tài liệu. Điều này rất hoàn hảo để theo dõi các thay đổi, sửa chữa các chỉnh sửa không mong muốn hoặc lấy lại nội dung từ các bản nháp trước đó. Tính năng này đặc biệt mạnh mẽ khi làm việc nhóm, vì nó cho phép bạn xem ai đã thực hiện các thay đổi cụ thể và khi nào chúng được thực hiện.

Để truy cập, hãy điều hướng đến Tệp > Lịch sử Phiên bản > Xem Lịch sử Phiên bản. Một bảng điều khiển bên phải sẽ hiển thị dòng thời gian của các chỉnh sửa. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào để xem, đặt tên hoặc thậm chí khôi phục phiên bản đó.

Google Docs hiển thị tab lịch sử phiên bản

Phản Hồi Bằng Biểu Tượng Cảm Xúc

Phản hồi bằng biểu tượng cảm xúc trong Google Docs mang lại cách thức thú vị và hiệu quả để đưa ra phản hồi hoặc thể hiện ý kiến. Thay vì làm lộn xộn tài liệu với các bình luận, bạn có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc để truyền đạt phản ứng của mình—dù là một ngón tay cái lên để đồng ý, một bóng đèn cho ý tưởng hay hoặc một khuôn mặt cười cho sự hài hước.

Để sử dụng, hãy làm nổi bật văn bản, nhấp vào biểu tượng biểu tượng cảm xúc trên thanh công cụ hoặc menu chuột phải, và chọn từ bảng biểu tượng cảm xúc phong phú.

Phản hồi bằng biểu tượng cảm xúc trong tài liệu Google Docs

Nhập Văn Bản Bằng Giọng Nói

Bạn không cần phải dựa hoàn toàn vào bàn phím khi làm việc với tài liệu. Google Docs bao gồm tính năng nhập văn bản bằng giọng nói có thể chuyển đổi lời nói thành văn bản và mang lại cho bạn một khoảng thời gian nghỉ ngơi cần thiết từ việc gõ phím.

Bạn có thể truy cập tính năng nhập văn bản bằng giọng nói bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + S hoặc đi đến Công cụ > Nhập văn bản bằng giọng nói. Sau đó, bạn có thể nhấp vào biểu tượng microphone xuất hiện và bắt đầu nói.

Điều tuyệt vời nhất về nhập văn bản bằng giọng nói là bạn có thể thêm dấu câu và định dạng văn bản bằng các lệnh giọng nói. Hơn nữa, nhập văn bản bằng giọng nói hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ, vì vậy bạn không bị giới hạn chỉ ở những ngôn ngữ chính.

Hộp nhập văn bản bằng giọng nói trong tài liệu Google Docs

Tìm Và Thay Thế Với Biểu Thức Chính Quy

Bạn có thể đã quen thuộc với công cụ Tìm và Thay thế của Google Docs, có thể truy cập qua Ctrl + H trên Windows hoặc Cmd + Shift + H trên Mac. Nhưng đây là một viên ngọc ẩn: tính năng Biểu Thức Chính Quy (RegEx). Nó nâng cấp công cụ này lên một tầm cao mới bằng cách cho phép bạn tìm kiếm các mẫu, không chỉ các từ hoặc cụm từ cụ thể.

Với RegEx, bạn có thể tìm kiếm các chuỗi phức tạp như số điện thoại, địa chỉ email hoặc bất kỳ văn bản nào phù hợp với một định dạng cụ thể. Để sử dụng, hãy mở công cụ Tìm và Thay thế, chọn ô Sử dụng biểu thức chính quy, và nhập mẫu mong muốn của bạn. Để có hướng dẫn chi tiết, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách biểu thức chính quy nâng cao công cụ Tìm và Thay thế của Google Docs.

Hộp thoại Tìm và Thay thế trong Google Docs

Soạn Thảo Email

Nếu công việc của bạn liên quan đến việc viết email thường xuyên, bạn có thể tận dụng tính năng Soạn Thảo Email trong Google Docs. Thay vì soạn thảo các email dài trong Gmail, bạn có thể soạn thảo chúng trực tiếp trong Google Docs. Để làm điều này, hãy đi đến Chèn > Khối Xây Dựng > Bản Thảo Email trong tài liệu của bạn. Từ đó, bạn có thể thêm người nhận, tiêu đề và nội dung email.

Bản thảo email trong tài liệu Google Docs

Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn cần gửi cùng một email nhiều lần, vì bạn có thể lưu và tái sử dụng bản thảo. Hơn nữa, bạn có thể cộng tác với người khác giống như bạn làm với bất kỳ tài liệu Google Docs nào khác.

Khi bạn đã hài lòng với bản thảo, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Gmail, và Google Docs sẽ tự động chuyển bản thảo của bạn sang Gmail để dễ dàng gửi.

Chèn Danh Sách Thả Xuống

Khi tạo các biểu mẫu, khảo sát hoặc tài liệu sẽ được sử dụng lặp lại, việc thêm danh sách thả xuống trong Google Docs có thể tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các tài liệu cộng tác vì nó đảm bảo rằng mọi người chọn từ cùng một bộ tùy chọn. Điều này cũng giúp giảm thiểu lỗi, vì không cần phải nhập thủ công các phản hồi.

Để tạo danh sách thả xuống, chỉ cần đi đến menu Chèn và chọn Danh sách Thả Xuống. Một cửa sổ nhắc sẽ xuất hiện nơi bạn có thể đặt tên cho mẫu và chèn các tùy chọn có sẵn.

Tùy chọn danh sách thả xuống trong Google Docs

Thay Thế Văn Bản

Một viên ngọc ẩn trong Google Docs mà bạn có thể đã sử dụng mà không nhận ra là thay thế văn bản. Ví dụ, khi bạn nhập hai dấu gạch ngang (–) và nó tự động chuyển đổi thành một dấu gạch dài (—), bạn đang sử dụng tính năng này. Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn bởi các thay thế mặc định mà Google Docs cung cấp—bạn cũng có thể thêm các phím tắt tùy chỉnh của riêng mình.

Chỉ cần đi đến Công cụ > Tùy chọn và chuyển sang tab Thay thế. Ở đây, bạn có thể tạo các phím tắt cho các từ hoặc cụm từ thường được sử dụng, tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập.

Ví dụ, bạn có thể tạo một phím tắt như “addr” mà tự động mở rộng thành địa chỉ đầy đủ của bạn mỗi khi bạn nhập nó. Điều này không chỉ tăng tốc độ nhập liệu của bạn mà còn đảm bảo tính nhất quán trên các tài liệu của bạn.

Thay thế văn bản trong Google Docs