3 Công Việc Excel Vẫn Ngoài Tầm Với Của ChatGPT

Lưu Trữ Báo Cáo Dài Hạn và Nhập Dữ Liệu Trên Excel

Việc lo lắng rằng AI sẽ thay thế công việc của bạn là điều dễ hiểu, nhưng vẫn còn hy vọng trong một số nhiệm vụ phổ biến. Nâng cao kỹ năng VBA trong Excel và sử dụng các công cụ phân tích tự động có thể giúp bạn nổi bật trên thị trường lao động.

Mặc dù ChatGPT có thể tạo và phân tích nhiều loại dữ liệu và thông tin báo cáo chung, nhưng nó vẫn chưa làm chủ được việc lưu trữ thông tin qua nhiều phiên làm việc. Điều này có nghĩa là để tận dụng tối đa một tập dữ liệu liên tục thay đổi, vẫn cần một người để định dạng và làm sạch dữ liệu.

Dù AI có thể đưa ra những suy luận chính xác dựa trên một tập dữ liệu, việc nhập lại thông tin đó mỗi phiên làm việc vẫn rất tốn thời gian và gây vấn đề. Điều này có nghĩa là vẫn còn chỗ cho việc tạo ra các báo cáo được định dạng và làm sạch kỹ lưỡng, thực hiện bảo trì cần thiết và lưu trữ dữ liệu cho sử dụng dài hạn.

Ngoài ra, việc lưu trữ đơn giản và nhập dữ liệu, thị trường luôn mở rộng cho phân tích tự động lặp lại, điều này vượt ngoài khả năng hiện tại của ChatGPT. Mặc dù sử dụng ChatGPT để phân tích xu hướng bán hàng là hữu ích, nhưng việc nhận được cảnh báo về sự thay đổi lớn trên thị trường còn hữu ích hơn nhiều.

Nhiều công ty cung cấp dịch vụ chuyên biệt cho phép bạn kết nối dữ liệu bán hàng tạo từ Excel qua API để theo dõi dữ liệu theo thời gian thực. Điều này giúp tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu thủ công vào chatbot AI như ChatGPT. Đồng thời, nó hoàn toàn loại bỏ nhu cầu phân tích cồng kềnh như vậy, trong khi vẫn duy trì các công việc cần thiết cho con người.

Trong khi xây dựng một báo cáo đơn lẻ có thể hữu ích, xu hướng hữu ích hơn thường xuất hiện qua thời gian dài. Xây dựng các bảng điều khiển để hiển thị xu hướng dữ liệu và cảnh báo ngay lập tức khi có vấn đề xảy ra vẫn là một kỹ năng có giá trị cao.

Tạo Báo Cáo Tùy Chỉnh Trên Excel

Một laptop đặt trên bàn hiển thị bảng điều khiển dữ liệu. Có nhiều biểu đồ hiển thị và một số dữ liệu khác trên màn hình.

Việc tạo một báo cáo đơn lẻ với ChatGPT là đơn giản, nhưng một tập dữ liệu bị đóng băng trong thời gian không phải lúc nào cũng có lợi. Một trong những khả năng mạnh mẽ nhất mà Excel mang lại là khả năng tạo ra các báo cáo mà người đọc có thể tùy chỉnh ngay lập tức.

Thay vì mất thời gian tạo báo cáo chi phí riêng biệt cho từng phòng ban trong công ty, bạn có thể sử dụng Excel để tạo một báo cáo tùy chỉnh cho toàn bộ công ty. Thêm một menu thả xuống để lọc dữ liệu theo giá trị trong một cột là việc làm nhanh chóng và dễ dàng.

Điều này có thể biến một báo cáo chi phí cơ bản thành một công cụ có thể sử dụng nhiều lần trên toàn bộ tổ chức. Làm như vậy giúp bạn tránh việc tạo ra các báo cáo chỉ sử dụng một lần, tập trung vào một khoảng thời gian trong một phòng ban duy nhất. Điều này cho phép người dùng lọc thông tin dựa trên công việc họ đang thực hiện.

Thêm một số điều khiển có thể tạo ra trải nghiệm phức tạp và chi tiết hơn cho người đọc báo cáo của bạn. Hãy cân nhắc việc tùy chỉnh khung thời gian, thêm giới hạn để loại bỏ các giá trị ngoại lai, hoặc tính toán dữ liệu tùy chỉnh trong báo cáo của bạn.

Các bảng điều khiển dựa trên dữ liệu gần như luôn luôn là một bổ sung có giá trị cho hệ thống báo cáo lưu trữ lượng thông tin lớn. Nếu bạn có khả năng tạo ra một bảng điều khiển có thể dễ dàng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, bạn có khả năng sẽ luôn giữ được công việc. Dành thời gian để học cách sử dụng một số hàm phức tạp hơn của Excel để đảm bảo người đọc có thể tùy chỉnh báo cáo của bạn theo nhu cầu của phòng ban họ.

Làm cho báo cáo của bạn hữu ích hơn bằng cách thêm một số tính năng Excel đơn giản. Đảm bảo báo cáo của bạn có thể lấy các khung thời gian thay đổi, tự động làm nổi bật các vấn đề tiềm ẩn và làm sạch dữ liệu cho lưu trữ và linh hoạt dài hạn.

Tạo Biểu Mẫu Dễ Sử Dụng Trên Excel

Người đàn ông mặc bộ đồ đen ngồi trước máy tính

Biểu mẫu là một lựa chọn tuyệt vời khác trong Excel cho những người tìm kiếm giá trị mà ChatGPT không thể cung cấp. Việc nhập thông tin thủ công có thể tốn thời gian và gây khó chịu. Cho phép người dùng cuối nhập dữ liệu độc lập khi nó phát sinh giúp giải phóng thời gian và năng lượng để tập trung vào việc phân tích kết quả.

Các chương trình AI có thể cho bạn biết cách điền tất cả các mục trong biểu mẫu, nhưng việc làm cho nó thân thiện với người dùng lại là một câu chuyện khác. Tạo một bảng tính dễ sử dụng để phân tích dữ liệu được cung cấp là một quy trình mượt mà hơn so với việc người dùng cuối cung cấp dữ liệu cho bạn, chỉ để bạn sau đó chuyển nó cho công cụ AI để phân tích.

Kết hợp một chút VBA cơ bản với danh sách điều khiển rộng rãi của Excel cho phép tạo ra các biểu mẫu phức tạp một cách đáng ngạc nhiên. Liên kết các bảng tính khác nhau với biểu mẫu là một kỹ năng đơn giản nhưng có giá trị để làm chủ. ChatGPT có thể có khả năng diễn giải dữ liệu, nhưng việc cung cấp cho người dùng một cách an toàn để nhập dữ liệu vẫn nằm ngoài khả năng của nó.

Đối với những người muốn kết hợp biểu mẫu và lưu trữ dữ liệu dài hạn, việc tìm hiểu các cách khác nhau để xuất dữ liệu từ Excel là cần thiết. Học cách lấy dữ liệu từ biểu mẫu nhập vào một cơ sở dữ liệu SQL có thể giúp bảo vệ công việc của bạn và giữ cho công việc của bạn luôn cần thiết.