5 Phương Pháp Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Nhất

Phương Pháp Quản Lý Công Việc Là Gì?

Phương pháp quản lý công việc là một quy trình lặp lại và cấu trúc rõ ràng để quản lý thời gian, sự chú ý, thông tin và nhiệm vụ một cách hiệu quả. Đó là một tập hợp các thói quen giúp bạn duy trì chất lượng đầu ra cao và đạt được mục tiêu của mình một cách nhất quán. Mặc dù các phương pháp quản lý công việc khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích cụ thể của từng người, chúng thường giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày trong khi quản lý thời gian hiệu quả.

Vấn Đề Khi Chỉ Dựa Vào Các Công Cụ Quản Lý Công Việc

Tôi thừa nhận rằng tôi không xa lạ gì với sự hấp dẫn của các ứng dụng quản lý công việc mới. Giống như nhiều người gặp khó khăn với các yếu tố gây mất tập trung khi làm việc tại nhà, tôi đã thử vô số lựa chọn, từ danh sách việc cần làm đến các công cụ chặn sự phân tâm, hy vọng rằng mỗi ứng dụng mới sẽ giúp tôi cải thiện khả năng tập trung. Tôi phải nói rằng, sự phấn khích ban đầu sau khi thử một ứng dụng quản lý công việc mới thường dẫn đến một sự gia tăng tạm thời về hiệu suất.

Tuy nhiên, hội chứng “vật sáng bóng” này nhanh chóng biến mất, và tôi lại tìm kiếm thứ tốt nhất tiếp theo. Tại sao? Bởi vì chính ứng dụng chỉ điều trị triệu chứng mà không giải quyết nguyên nhân gốc rễ, thường là do thiếu một cấu trúc quản lý công việc rõ ràng và lặp lại. Vì vậy, bạn không cần thêm các ứng dụng quản lý công việc; bạn cần một hệ thống vững chắc và bền vững.

Phương Pháp Quản Lý Công Việc Trước Các Ứng Dụng

Nền tảng của hiệu suất là một hệ thống bền vững phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của bạn. Lý do chính cho điều này là theo thời gian, nó trở thành một thói quen khiến việc quản lý nhiệm vụ trở nên gần như tự động. Điều này không có nghĩa là các ứng dụng quản lý công việc vô dụng – chúng có thể là những công cụ hỗ trợ hiệu quả bổ sung cho hệ thống quản lý công việc của bạn.

Khái niệm về hiệu suất trên màn hình máy tính bảng

Khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình với một phương pháp quản lý công việc có cấu trúc, bạn sẽ không cần phải liên tục tìm kiếm các ứng dụng mới để giúp bạn duy trì tiến độ. Thay vào đó, hệ thống của bạn sẽ là hướng dẫn để chọn công cụ phù hợp để hỗ trợ nó. Giống như động cơ của một chiếc xe, hệ thống của bạn thúc đẩy hiệu suất của bạn, và các ứng dụng bạn chọn giống như chất bôi trơn động cơ giúp nó hoạt động trơn tru.

Và giống như các động cơ xe khác nhau có thông số kỹ thuật về loại chất bôi trơn để sử dụng, việc chọn lọc các ứng dụng quản lý công việc dựa trên nhu cầu của hệ thống của bạn cũng rất quan trọng. Chọn một ứng dụng bổ sung cho phương pháp của bạn đảm bảo mọi thứ hoạt động hài hòa. Dưới đây là một số phương pháp quản lý công việc hiệu quả và các công cụ tốt nhất để hỗ trợ chúng:

1. Phương Pháp Getting Things Done

Phương pháp Getting Things Done của David Allen là một hệ thống quản lý công việc hiệu quả được thiết kế để giúp bạn giảm bớt sự lộn xộn trong tâm trí, cải thiện khả năng tập trung và hoàn thành các nhiệm vụ của mình. Cốt lõi của GTD là việc ghi lại mọi thứ trong đầu bạn – nhiệm vụ, ý tưởng hoặc ghi chú – vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy. Sự thay đổi này giải phóng năng lượng tinh thần và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng.

Phương pháp này bao gồm năm bước: ghi nhận nhiệm vụ, làm rõ điều gì có thể thực hiện được, sắp xếp các nhiệm vụ và dự án của bạn, phản ánh chúng thường xuyên và tham gia vào các nhiệm vụ liên quan nhất.

OmniFocus

Tôi thấy OmniFocus là công cụ tốt nhất cho Getting Things Done. Các tính năng của nó được thiết kế riêng cho quy trình làm việc của GTD. OmniFocus có Hộp thư đến để ghi nhận nhiệm vụ và ý tưởng, trong khi tab Dự án giúp sắp xếp các nhiệm vụ với ngày hết hạn. Tính năng Đánh giá giúp bạn định kỳ đánh giá các nhiệm vụ của mình, và Góc nhìn lọc nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí.

2. Nhật Ký Khoảng Trống

Nhật ký khoảng trống là một lựa chọn thay thế hiệu quả cho danh sách việc cần làm, vì nó có thể cải thiện hiệu suất bằng cách ghi lại các mục nhập ngắn, phản ánh suốt cả ngày. Khái niệm này xuất phát từ từ “khoảng trống” (interstice), có nghĩa là một khoảng trống nhỏ, và tận dụng những khoảng trống hoặc chuyển tiếp giữa các nhiệm vụ để ghi lại suy nghĩ, ý tưởng hoặc cảm xúc.

Nhật ký khoảng trống trong Logseq

Bạn nên thử nhật ký khoảng trống nếu bạn thấy giá trị trong việc sử dụng các khoảng nghỉ phản ánh ngắn để ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần và giảm bớt căng thẳng khi chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ. Nhìn chung, nó hữu ích cho bất kỳ ai tìm kiếm một cách tiếp cận có ý thức đến hiệu suất, vì nó thúc đẩy sự nhận thức về thói quen làm việc của mình, cải thiện khả năng tập trung và giúp duy trì nhịp điệu bình tĩnh trong suốt cả ngày.

Nhật ký khoảng trống kết hợp việc ghi chú, theo dõi nhiệm vụ và chánh niệm, giúp bạn đi qua ngày một cách thư giãn và phản ánh hơn.

Logseq là một công cụ quản lý kiến thức miễn phí lý tưởng cho nhật ký khoảng trống. Logseq sử dụng cách tiếp cận dựa trên dàn ý để phân chia các mục nhập thành các khối dễ tiêu hóa, giúp bạn dễ dàng ghi lại mỗi chuyển tiếp. Các dấu thời gian tích hợp cũng cho phép bạn dễ dàng theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ và mẫu làm việc, và liên kết hai chiều giúp kết nối các mục nhập liên quan trong cơ sở kiến thức của bạn.

3. Kỹ Thuật Kanban

Kỹ thuật Kanban của Nhật Bản là một hệ thống đơn giản và hiệu quả để quản lý nhiệm vụ. Phương pháp Kanban giúp bạn hình dung quy trình làm việc bằng cách phân tích các nhiệm vụ và sắp xếp chúng vào nhiều danh mục, bao gồm nhưng không giới hạn ở: Cần Làm, Đang Làm và Đã Hoàn Thành. Đây là một phương pháp quản lý công việc tuyệt vời cho cá nhân hoặc nhóm.

Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng kỹ thuật Kanban là nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về trạng thái của các nhiệm vụ, giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn. Đối với các nhóm, nó cải thiện sự hợp tác bằng cách giao nhiệm vụ cho các cá nhân khác và theo dõi tiến độ.

Mẫu quản lý dự án trên Trello

Bạn có thể tạo bảng Kanban của mình trong Trello. Công cụ quản lý nhiệm vụ này cho phép bạn thiết lập các giai đoạn Kanban dưới dạng Danh sách và Thẻ mà bạn có thể kéo và thả giữa các giai đoạn. Bạn có thể gán các Thẻ cụ thể cho các thành viên trong nhóm, thêm ngày hết hạn và mô tả, và đính kèm tệp để giữ tất cả thông tin liên quan đến nhiệm vụ ở một nơi. Trello cũng cung cấp một loạt các mẫu để bạn bắt đầu nhanh chóng.

4. Ma Trận Eisenhower

Phương pháp Eisenhower rất hữu ích để chuẩn bị danh sách việc cần làm. Bạn có thể sử dụng hệ thống quản lý công việc này để phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Ma trận Eisenhower bao gồm bốn phần tư:

1. Quan trọng và khẩn cấp cho các nhiệm vụ ưu tiên cao cần được chú ý ngay lập tức.
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không có hạn chót ngay lập tức.
3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp cho các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian nhưng có ít tác động đến mục tiêu dài hạn của bạn.
4. Không quan trọng và không khẩn cấp cho các nhiệm vụ ưu tiên thấp có thể được loại bỏ hoặc ủy thác.

Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower giúp bạn xác định những gì bạn cần tập trung vào ngay lập tức, làm sau, hoặc ủy thác. Điều này giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả và quản lý thời gian và năng lượng của mình một cách hiệu quả hơn.

Có một số công cụ tuyệt vời sử dụng ma trận Eisenhower để sắp xếp nhiệm vụ, chẳng hạn như Priority Matrix. Ứng dụng này cung cấp bốn phần tư để sắp xếp nhiệm vụ, bao gồm Làm Ngay, Làm Sau, Ủy Thác và Trì Hoãn. Ngoài ra, bạn có thể thêm ngày hết hạn, bộ lọc, thành viên và nhiều hơn nữa.

5. Phương Pháp Zettelkasten

Phương pháp Zettelkasten (tiếng Đức có nghĩa là “hộp giấy”) là một kỹ thuật ghi chú và quản lý kiến thức hiệu quả được phát triển bởi Niklas Luhmann. Hệ thống quản lý công việc này bao gồm việc thêm một ý tưởng trên một tờ giấy hoặc thẻ (“zettels”) và sử dụng một hệ thống số duy nhất để sắp xếp chúng trong một hộp. Hệ thống tổ chức này cho phép bạn kết nối các ghi chú này, tạo thành một mạng lưới các ý tưởng.

Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng Zettelkasten là tránh được tình trạng bế tắc trong viết lách, vì mỗi ý tưởng hoặc thẻ cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu để viết. Hệ thống Zettelkasten coi mỗi ghi chú hoặc thẻ là một phần tử độc lập với một chuỗi số hoặc địa chỉ cụ thể để tham khảo nhanh chóng. Những kết nối này cho phép các ý tưởng liên quan vượt qua nhiều chủ đề mà không bị giới hạn trong một danh mục duy nhất.

Một Zettelkasten trong Zettlr

Mặc dù ban đầu là một hệ thống analog, có nhiều công cụ kỹ thuật số có sẵn để triển khai phương pháp Zettelkasten. Obsidian nổi tiếng với việc ghi chú theo phương pháp Zettelkasten, nhưng cũng có các lựa chọn đơn giản hơn bao gồm Zettlr.

Nếu bạn hiện tại không theo bất kỳ phương pháp quản lý công việc nào để hoàn thành công việc, những lựa chọn này đáng để xem xét. Điều quan trọng nhất là tìm ra phương pháp phù hợp với nhu cầu của bạn và kiên trì thực hiện nó, vì việc thực hiện lặp lại là chìa khóa cho hiệu quả của nó.