Contents
Khi phải xử lý hàng chục email mỗi ngày, việc bỏ sót một email chưa trả lời là điều dễ hiểu. Để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào, tôi sử dụng năm tính năng của Gmail sau đây.
1. Sử Dụng Hộp Thư Ưu Tiên
Việc tổ chức hộp thư đúng cách là yếu tố quan trọng giúp tôi không quên trả lời email. Gmail cung cấp nhiều loại hộp thư khác nhau, nhưng tôi thấy hộp thư ưu tiên đặc biệt hữu ích.
Theo mặc định, hộp thư ưu tiên chia hộp thư của bạn thành ba phần: email quan trọng và chưa đọc, email được đánh dấu sao, và phần còn lại. Điều này giúp bạn xem các email quan trọng và chưa đọc trước, tiếp theo là các email được đánh dấu sao, và cuối cùng là các email khác.
hộp thư ưu tiên trên gmail
Tuy nhiên, vì Gmail cho phép bạn điều chỉnh cài đặt, tôi thích sử dụng một biến thể khác của hộp thư ưu tiên. Tôi thiết lập một phần cho các email quan trọng và chưa đọc trước, tiếp theo là các phần cho email chưa đọc, email được đánh dấu sao, và phần còn lại của email.
Để thay đổi hộp thư của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng cài đặt ở góc trên bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt. Nhấp vào Hộp thư và chọn Hộp thư ưu tiên từ danh sách loại hộp thư. Dưới loại hộp thư, có khu vực phần hộp thư, từ đó bạn có thể điều chỉnh cài đặt. Sau đó, cuộn xuống và chọn Lưu thay đổi.
cài đặt hộp thư ưu tiên trên gmail
2. Tạm Hoãn Email
Khi mở email nhưng không thể trả lời ngay lập tức, tôi sẽ tạm hoãn chúng. Việc này sẽ xóa email khỏi hộp thư và làm cho nó xuất hiện lại vào thời điểm bạn chọn.
tạm hoãn email trên gmail
Để tạm hoãn email, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía trên và chọn Tạm hoãn. Sau đó chọn ngày và giờ bạn muốn email xuất hiện lại.
Nếu có cơ hội trả lời trước thời gian đã chọn, bạn có thể xem các email đã tạm hoãn từ thanh bên trái.
3. Chuyển Email Thành Nhiệm Vụ
Đối với các email yêu cầu tôi hoàn thành nhiệm vụ hoặc viết câu trả lời chi tiết, tôi thêm chúng vào Google Tasks. Điều này không chỉ đảm bảo tôi trả lời/hành động trên các email mà còn giúp tôi cập nhật danh sách việc cần làm, để tôi có thể lên kế hoạch tốt hơn cho các nhiệm vụ của mình.
tạo nhiệm vụ từ gmail
Để thêm email vào Google Tasks, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía trên và chọn Thêm vào Nhiệm vụ. Điều này sẽ mở một thanh bên từ đó bạn có thể thêm tên và chi tiết của nhiệm vụ và chọn danh sách nào để thêm vào. Có tùy chọn để đặt ngày và giờ đến hạn.
4. Bật Tính Năng Nhắc Nhở
Tất cả các bước trên đảm bảo tôi không quên trả lời bất kỳ email nào. Tuy nhiên, vẫn có thể có những sai sót. Đây là nơi tính năng nhắc nhở phát huy tác dụng.
Khi bật tính năng nhắc nhở, Gmail sẽ tự động phát hiện bất kỳ email quan trọng nào bạn chưa trả lời và nhắc nhở bạn về chúng. Tương tự, Gmail có thể nhắc nhở bạn theo dõi nếu bạn chưa nhận được phản hồi cho email bạn đã gửi.
cài đặt nhắc nhở trên gmail
Để bật tính năng nhắc nhở, hãy vào Cài đặt > Chung và cuộn xuống Nhắc nhở. Đánh dấu cả hai tùy chọn, tức là Gợi ý email để trả lời và Gợi ý email để theo dõi. Cuối cùng, cuộn xuống và lưu thay đổi.
Để nhận được nhắc nhở, hãy đảm bảo rằng Chế độ xem cuộc trò chuyện được bật. Bạn có thể làm điều này bằng cách vào Cài đặt > Chung > Chế độ xem cuộc trò chuyện.
5. Bật Thông Báo Trên Máy Tính
Một tính năng hữu ích khác để không bỏ lỡ email quan trọng là bật thông báo trên máy tính. Điều này đảm bảo bạn nhận được thông báo cho bất kỳ email đến nào, để bạn có thể trả lời chúng ngay lập tức.
Bạn có thể bật thông báo trên máy tính bằng cách vào Cài đặt > Chung > Thông báo trên máy tính và chọn Thông báo email mới.
Nếu bạn nhận được nhiều email, số lượng thông báo có thể gây phân tâm. Trong trường hợp này, tốt hơn là chỉ bật Thông báo email quan trọng. Thay thế, bạn có thể tắt thông báo Chrome trên Windows khi làm việc sâu.
Mặc dù các tính năng này của Gmail có thể nhắc nhở bạn về các email chưa trả lời, điều quan trọng là quản lý hộp thư đang tràn nếu bạn không muốn bất kỳ email quan trọng nào bị lạc trong đống lộn xộn.
-
Làm thế nào để thay đổi cài đặt hộp thư ưu tiên trên Gmail?
Để thay đổi cài đặt hộp thư ưu tiên, nhấp vào biểu tượng cài đặt ở góc trên bên phải, chọn “Xem tất cả cài đặt”, sau đó chọn “Hộp thư” và điều chỉnh các phần theo ý muốn. -
Tạm hoãn email là gì và làm thế nào để sử dụng nó?
Tạm hoãn email là tính năng cho phép bạn xóa email khỏi hộp thư và đặt lịch để nó xuất hiện lại vào thời điểm bạn chọn. Để sử dụng, nhấp vào biểu tượng ba chấm trên email và chọn “Tạm hoãn”, sau đó chọn ngày và giờ. -
Làm thế nào để chuyển email thành nhiệm vụ trên Google Tasks?
Để chuyển email thành nhiệm vụ, nhấp vào biểu tượng ba chấm trên email và chọn “Thêm vào Nhiệm vụ”. Bạn có thể thêm tên, chi tiết và thời hạn cho nhiệm vụ từ thanh bên xuất hiện. -
Tính năng nhắc nhở trên Gmail hoạt động như thế nào?
Khi bật tính năng nhắc nhở, Gmail sẽ tự động phát hiện các email quan trọng bạn chưa trả lời và nhắc nhở bạn. Nó cũng có thể nhắc bạn theo dõi nếu chưa nhận được phản hồi cho email bạn đã gửi. -
Làm thế nào để bật thông báo trên máy tính cho Gmail?
Để bật thông báo trên máy tính, vào “Cài đặt > Chung > Thông báo trên máy tính” và chọn “Thông báo email mới”. Bạn cũng có thể chọn chỉ nhận thông báo cho email quan trọng. -
Có nên bật thông báo cho tất cả các email hay chỉ cho email quan trọng?
Nếu bạn nhận nhiều email, việc bật thông báo cho tất cả các email có thể gây phân tâm. Trong trường hợp này, tốt hơn là chỉ bật thông báo cho email quan trọng. -
Làm thế nào để quản lý hộp thư đang tràn?
Để quản lý hộp thư đang tràn, bạn có thể sử dụng các tính năng như hộp thư ưu tiên, tạm hoãn email, và chuyển email thành nhiệm vụ. Ngoài ra, hãy thường xuyên dọn dẹp và phân loại email để tránh bị lạc trong đống lộn xộn.
Kết Luận
Sử dụng các tính năng của Gmail như hộp thư ưu tiên, tạm hoãn email, chuyển email thành nhiệm vụ, bật nhắc nhở và thông báo trên máy tính có thể giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn và không bỏ sót bất kỳ email quan trọng nào. Hãy thử áp dụng các tính năng này để cải thiện trải nghiệm email của bạn.
