7 Hàm Excel Quan Trọng Giúp Quản Lý Tài Chính Doanh Nghiệp Nhỏ Hiệu Quả

1. Hàm SUM

SUM là hàm thường được sử dụng nhất trong Excel và đặc biệt hữu ích trong tài chính. Hàm này cho phép bạn cộng tổng một dãy ô và lấy kết quả tổng.

=SUM(giá trị)

Bạn có thể nhập trực tiếp giá trị vào hàm SUM hoặc tham chiếu đến các ô và dãy ô.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm SUM để cộng tổng doanh số bán hàng của từng mặt hàng trong một khoảng thời gian cụ thể.

=SUM(D2:D8)

Trong ví dụ này, D2:D8 là dãy ô chứa giá trị doanh số bạn muốn cộng. Hàm SUM sẽ lấy tất cả các giá trị trong dãy này và tính tổng doanh số của tất cả các mặt hàng.

2. Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE là một hàm hữu ích khác khi làm việc với số liệu. AVERAGE tính giá trị trung bình của một dãy ô.

=AVERAGE(dãy)

Hàm AVERAGE trong Excel

Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm AVERAGE để tính giá trung bình của các mặt hàng khác nhau.

=AVERAGE(B2:B8)

Trong công thức này, B2:B8 là dãy ô chứa giá của các mặt hàng bạn muốn tính trung bình. Hàm AVERAGE sẽ tính giá trị trung bình của tất cả các số trong dãy đó và xuất ra giá trung bình của các mặt hàng.

3. Hàm COUNT

Hàm COUNT đếm số lượng ô chứa giá trị số.

=COUNT(dãy)

Bạn có thể sử dụng hàm này để lấy số lượng các mặt hàng đã có doanh số. Nếu ô doanh số của mặt hàng trống hoặc không phải là số, COUNT sẽ không đếm nó.

=COUNT(C2:C8)

Trong ví dụ này, COUNT sẽ duyệt qua doanh số trong C2:C8 và trả về số lượng các mặt hàng có doanh số. Mặt hàng A và mặt hàng D không có doanh số, nên COUNT sẽ bỏ qua chúng.

Số 0 cũng là một số, và COUNT sẽ bao gồm nó trong kết quả. Do đó, thiết lập này chỉ hoạt động nếu bạn không nhập số 0 cho các mặt hàng không có doanh số và để trống thay vì thế. Bạn có thể sử dụng COUNTIF và COUNTIFS để chỉ định các điều kiện tùy chỉnh cho các ô bạn muốn đếm.

4. Hàm COUNTIF

COUNTIF là phiên bản nâng cao của COUNT. Trong khi COUNT chỉ đếm các ô chứa giá trị số, COUNTIF đếm các ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

=COUNTIF(dãy, điều kiện)

Trong cú pháp này, dãy là dãy bạn muốn COUNTIF tìm kiếm các giá trị thỏa mãn điều kiện.

Hàm COUNTIF trong Excel

Bạn có thể sử dụng COUNTIF để đếm số lượng các mặt hàng bán được nhiều hơn một số tiền cụ thể.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

Trong ví dụ này, COUNTIF sẽ duyệt qua doanh số trong D2:D8 và trả về số lượng các mặt hàng có doanh số bằng hoặc lớn hơn $600.

5. Hàm IF

Hàm IF kiểm tra một điều kiện và trả về giá trị dựa trên kết quả kiểm tra. Bạn có thể thiết lập các đầu ra tùy chỉnh cho cả hai kết quả kiểm tra.

=IF(biểu thức logic, kết quả nếu đúng, kết quả nếu sai)

Trong cú pháp, biểu thức logic là điều kiện bạn muốn kiểm tra. IF sẽ trả về kết quả nếu đúng hoặc kết quả nếu sai, tùy thuộc vào kết quả kiểm tra. Bạn có thể lồng nhiều hàm IF vào nhau để chỉ định các điều kiện khác nhau.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm IF để kiểm tra xem một mặt hàng cụ thể có đạt mục tiêu doanh số hay không và trả về thông báo dựa trên kết quả.

=IF(D2>=E2, "Đạt Mục Tiêu", "Không Đạt Mục Tiêu")

Trong công thức này, D2 là ô chứa tổng doanh số của một mặt hàng, và E2 là ô chứa mục tiêu doanh số của mặt hàng đó. Nếu giá trị trong D2 lớn hơn hoặc bằng E2, hàm IF sẽ trả về Đạt Mục Tiêu. Nếu giá trị trong D2 nhỏ hơn E2, hàm IF sẽ trả về Không Đạt Mục Tiêu.

Bạn có thể kéo tay cầm tự động điền qua các ô còn lại để điền vào chúng. Để nhấn mạnh thêm, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel để hiển thị kết quả IF với các phong cách khác nhau.

6. Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP có thể tìm kiếm một giá trị trong bảng và trả về giá trị tương ứng trong cùng hàng.

=VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, bảng, số cột, [tìm kiếm gần đúng])

Trong cú pháp, giá trị tìm kiếm là giá trị bạn muốn tìm, bảng là nơi bạn muốn tìm kiếm, và số cột là số cột của bảng chứa giá trị trả về. tìm kiếm gần đúng là tham số tùy chọn cho phép bạn quyết định có tìm kiếm kết quả gần đúng hay không. Nhập TRUE để cho phép kết quả gần đúng, và nhập FALSE chỉ cho phép kết quả chính xác.

Hàm VLOOKUP trong Excel

Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa tên sản phẩm và giá cả và muốn hiển thị giá của một sản phẩm cụ thể ở nơi khác, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

Trong ví dụ này, Sản phẩm A trong ô A2 là giá trị bạn muốn tìm trong bảng tham chiếu, L2:N8 là dãy ô chứa bảng, 2 là số cột chứa giá sản phẩm, và FALSE yêu cầu VLOOKUP trả về kết quả chính xác.

7. Hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE kết hợp nhiều giá trị hoặc ô lại với nhau và hiển thị chúng trong một ô duy nhất.

=CONCATENATE(giá trị1, [giá trị2], ...)

Cú pháp của CONCATENATE rất đơn giản. Bạn gọi hàm và nhập các giá trị bạn muốn kết hợp, cách nhau bằng dấu phẩy.

Bạn có thể sử dụng hàm này để kết hợp và tóm tắt dữ liệu từ nhiều ô. Ví dụ, giả sử bạn có một bảng tính với dữ liệu tài chính cho doanh nghiệp của mình. Bạn có thể tạo một tóm tắt cho từng mặt hàng, bao gồm tên, mục tiêu doanh số và doanh số thực tế.

=CONCATENATE(A2," từ ",F2," loại đã bán ",C2," đơn vị với tổng cộng $",D2,".")

Đừng lo lắng về độ dài của công thức này. Tất cả các đối số đều là cùng loại và đại diện cho các phần của một câu hoàn chỉnh. Trong công thức này, CONCATENATE lấy tên mặt hàng từ A2, loại từ F2, số lượng đơn vị đã bán từ C2, và tổng doanh số từ D2. Các chuỗi văn bản kết nối các giá trị lại với nhau để tạo thành một câu.

Khi làm việc với các công thức dài như thế này, điều quan trọng là phải chú ý đến dấu phẩy và dấu ngoặc kép. Đặt các chuỗi văn bản trong dấu ngoặc kép và kiểm tra kỹ để đảm bảo bạn đóng mỗi dấu ngoặc kép và đặt dấu phẩy giữa các đối số. Bạn có thể thêm khoảng trắng hoặc các ký hiệu như dấu đô la vào chuỗi văn bản trước hoặc sau giá trị.