7 Mẹo Tăng Năng Suất Trong Notion

1. Sử Dụng Lệnh Nhanh

Trong Notion, bạn có thể thêm nội dung vào trang một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng lệnh. Chỉ cần nhấn phím / (dấu gạch chéo) trên bàn phím và nhập loại nội dung bạn muốn thêm. Cách này nhanh hơn so với việc nhấn vào biểu tượng plus bên cạnh khối và tìm kiếm nội dung.

Cú pháp lệnh sẽ như sau:

/[nội_dung_cần_thêm]

Ở đây, nội_dung_cần_thêm có thể là Text, Page, Heading, To-do list, Image, Video, hoặc Tweet. Ví dụ, nếu bạn muốn thêm tiêu đề cấp 2, bạn sẽ nhập:

/heading 2

Sau đó nhấn phím Enter.

Lệnh thêm tiêu đề trong Notion

Nhấn / một mình sẽ hiển thị danh sách tất cả các nội dung bạn có thể chèn, giúp bạn dễ dàng chọn lựa.

2. Định Dạng Với Markdown

Nhiều ứng dụng ghi chú sử dụng Markdown để định dạng, và Notion cũng không ngoại lệ. Markdown giúp bạn định dạng văn bản nhanh chóng mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Cú pháp Markdown sẽ được hiển thị ngay lập tức trong khu vực văn bản của Notion, giúp bạn thấy kết quả ngay lập tức.

Bạn có thể nắm bắt nhanh các kiến thức cơ bản về Markdown qua bảng tra cứu Markdown.

3. Sử Dụng Mẫu Cho Các Nhiệm Vụ Lặp Lại

Notion có một thư viện mẫu miễn phí ấn tượng, từ ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án đến nhật ký hàng ngày và kế hoạch du lịch. Mẫu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đảm bảo tính đồng nhất cho tất cả những gì bạn tạo.

Để sử dụng mẫu trong Notion, nhấp vào Templates ở thanh bên trái – bạn sẽ phải cuộn xuống dưới cùng.

Tùy chọn Mẫu trong thanh bên trái của Notion

Nhấp vào thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải, nhập loại mẫu bạn đang tìm kiếm và nhấn phím Enter để tìm kiếm. Bạn có thể nhấp vào Preview để xem mẫu có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không. Sau đó, quay lại trang trước và nhấp vào Add.

Mẫu kế hoạch đám cưới trong Notion

Một khi mẫu đã được tạo, bạn có thể tìm thấy nó trong danh sách các trang ở thanh bên trái, sẵn sàng để chỉnh sửa.

4. Lọc Nhiệm Vụ Với Cơ Sở Dữ Liệu Liên Kết

Cơ sở dữ liệu liên kết cho phép bạn tạo các góc nhìn khác nhau của cùng một nhiệm vụ trên nhiều trang, giúp bạn tập trung vào các ưu tiên hoặc dự án cụ thể mà không cần lặp lại thông tin.

Giả sử bạn là thành viên của một ủy ban lập kế hoạch đám cưới và bạn muốn xem riêng nhiệm vụ của mình. Thay vì lọc trực tiếp cơ sở dữ liệu, bạn có thể tạo một trang riêng biệt và thêm một cơ sở dữ liệu liên kết.

Để thêm cơ sở dữ liệu liên kết vào trang, nhập /linked và nhấn phím Enter để hiển thị danh sách các cơ sở dữ liệu trong Notion. Chọn cơ sở dữ liệu có nhiệm vụ bạn muốn lọc.

Chọn cơ sở dữ liệu liên kết trong Notion

Sau đó, lọc cơ sở dữ liệu dựa trên người phụ trách, trong tình huống này là bạn. Bạn sẽ thấy một cơ sở dữ liệu đã lọc chỉ hiển thị nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc và góc nhìn khác nhau.

Cơ sở dữ liệu liên kết trong Notion

5. Đồng Bộ Lịch Google

Notion có một lịch hữu ích giúp bạn tạo, lên lịch và sắp xếp tất cả nhiệm vụ và sự kiện trong không gian làm việc của bạn. Nó cũng cho phép bạn đồng bộ lịch Google để quản lý tất cả trong Notion.

Để kết nối lịch Google với Lịch Notion, cuộn xuống dưới cùng của thanh bên trái trong Notion và nhấp vào Calendar. Điều này sẽ mở một cửa sổ trình duyệt riêng biệt, nơi bạn phải đăng nhập vào Lịch Notion bằng tài khoản Google của mình. Sau đó, nhấp vào Add calendar account ở thanh bên trái.

Tùy chọn thêm lịch trong Lịch Notion

Trong phần Calendar accounts, nhấp vào Connect.

Kết nối lịch Google trong Lịch Notion

Làm theo các bước để đăng nhập vào tài khoản Google có lịch bạn muốn kết nối với Notion. Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các lịch bạn đã thêm trong thanh bên trái.

6. Sử Dụng Web Clipper

Bạn có thể lưu trang web, bài viết và các nội dung trực tuyến khác trực tiếp vào không gian làm việc của Notion bằng cách sử dụng Notion Web Clipper. Đây là cách nhanh chóng để giữ tất cả tài liệu nghiên cứu, cảm hứng và tài liệu tham khảo của bạn được sắp xếp gọn gàng mà không cần phải sao chép và dán thủ công. Bạn có thể cài đặt tiện ích mở rộng từ trang tải xuống Notion Web Clipper – nó hỗ trợ Chrome, Firefox và Safari.

Để lưu một trang web, nhấp vào biểu tượng Notion Web Clipper trên thanh công cụ, chọn không gian làm việc và trang bạn muốn gửi nội dung, sau đó nhấp vào Save page.

Lưu trang bằng Notion Web Clipper

7. Mở Rộng Chức Năng Với Tích Hợp

Notion có thể kết nối với nhiều ứng dụng để mở rộng chức năng của nó. Điều này có thể giúp tối ưu và nâng cao năng suất của bạn bằng cách cho phép bạn tạo các quy trình làm việc khác nhau với các công cụ hiện có.

Tôi sẽ minh họa điều này bằng cách hướng dẫn bạn cách tạo tự động hóa giữa Notion và Slack. Mục đích của tôi là Notion sẽ gửi thông báo Slack mỗi khi ai đó thay đổi điều gì đó trong cơ sở dữ liệu dự án. Như vậy, mọi người không cần phải thông báo cho nhau thủ công.

Để làm điều này, nhấp vào tên không gian làm việc của bạn ở góc trên bên trái và chọn Settings trong cửa sổ bật lên.

Mở cài đặt trong Notion

Chọn My connections ở thanh bên trái để xem danh sách các tích hợp và nhấp vào Connect trong thẻ Slack.

Tab Kết nối của tôi trong Notion

Từ đó, làm theo hướng dẫn trong trình duyệt để kết nối Notion với không gian làm việc Slack của bạn.

Để tạo tự động hóa, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải của cơ sở dữ liệu và chọn Automation trong menu.

Điều này sẽ mở một cửa sổ bật lên với mọi thứ bạn cần để tạo tự động hóa.

Các tùy chọn của cơ sở dữ liệu liên kết trong Notion

Trong phần When, nhấp vào New Trigger và chọn một sự kiện (ví dụ: Any property edited hoặc Page added). Trong phần Do, nhấp vào New action và chọn Send Slack Notification to trong menu.

Cửa sổ bật lên để tạo tự động hóa trong Notion

Trong phần Do một lần nữa, nhấp vào menu thả xuống Select Slack channel trong hành động bạn đã tạo và chọn một kênh Slack từ danh sách – đây là nơi thông báo sẽ được gửi đi. Sau đó, nhấp vào Create để hoàn tất thiết lập tự động hóa.

Tạo tự động hóa cho thông báo Slack trong Notion

Bây giờ, khi ai đó chỉnh sửa thuộc tính hoặc thêm trang vào cơ sở dữ liệu, một thông báo sẽ được gửi đến Slack.