9 Mẹo Tối Ưu Google Drive Giúp Tăng Hiệu Suất Làm Việc

Đánh Dấu Các Tệp và Thư Mục Quan Trọng

Việc tìm kiếm một tệp cụ thể trong Google Drive đôi khi có thể gây khó khăn, đặc biệt nếu có nhiều tệp và thư mục. Tuy nhiên, nếu bạn cần truy cập một số tệp hoặc thư mục thường xuyên hơn, bạn có thể “đánh dấu” chúng để truy cập nhanh chóng. Điều này sẽ giúp bạn không phải tìm kiếm các tệp giống nhau nhiều lần.

Để đánh dấu một tệp hoặc thư mục trong Google Drive, chỉ cần nhấp chuột phải vào nó và chọn Organize > Add to Starred. Sau khi đánh dấu, các mục này sẽ xuất hiện trong phần Starred, nằm ở thanh bên trái của Google Drive. Tính năng này rất hữu ích để giữ các tài liệu ưu tiên, tệp thường sử dụng hoặc các tệp dự án đang hoạt động được tổ chức và dễ dàng truy cập.

Đánh dấu tệp trong Google Drive

Sử Dụng Tìm Kiếm Nâng Cao Để Định Vị Tệp Của Bạn

Bạn có thể đã sử dụng chức năng tìm kiếm trong Google Drive để tìm các tệp và thư mục. Tuy nhiên, để có kết quả nhanh hơn và chính xác hơn, bạn có thể sử dụng tùy chọn Tìm kiếm nâng cao bên cạnh hộp tìm kiếm.

Điều này sẽ cho phép bạn lọc kết quả theo loại tệp, chủ sở hữu, vị trí hoặc thậm chí ngày thay đổi. Tùy chọn này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều tài liệu và cần tìm kiếm một thứ cụ thể.

Ngoài ra, Google Drive cũng hỗ trợ các toán tử Boolean, tương tự như Gmail. Bạn có thể sử dụng các lệnh như to:, from:, type:, AND, OR, owner:, before:, title: và nhiều hơn nữa để tinh chỉnh tìm kiếm và tìm tệp nhanh hơn. Ví dụ, nhập type:pdf owner:me before:2023 trong tìm kiếm Google Drive sẽ giúp bạn tìm thấy tất cả các tệp PDF được tạo trước năm 2023.

Menu tìm kiếm nâng cao của Google Drive

Thiết Lập Truy Cập Ngoại Tuyến Cho Tệp Của Bạn

Nếu bạn không luôn có quyền truy cập internet, việc thiết lập truy cập ngoại tuyến cho các tệp Google Drive có thể là một giải pháp cứu cánh. Điều này cho phép bạn xem và chỉnh sửa các tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình mà không cần kết nối internet. Điều tuyệt vời nhất là bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đều được đồng bộ tự động khi bạn kết nối lại.

Để kích hoạt truy cập ngoại tuyến, hãy vào menu cài đặt của Google Drive và đánh dấu vào ô dưới phần Offline. Điều này sẽ làm cho các tệp Google Docs, Sheets và Slides gần đây của bạn có sẵn ngoại tuyến. Bạn cũng có thể làm cho một tệp cũ có sẵn để chỉnh sửa ngoại tuyến bằng cách nhấp vào biểu tượng ba chấm bên cạnh nó và chọn Make available offline.

Phần ngoại tuyến trong menu cài đặt Google Drive

Tận Dụng Thanh Bên Hoạt Động

Thanh Hoạt động trong Google Drive là một tính năng hữu ích để theo dõi các tệp của bạn, đặc biệt trong các thiết lập cộng tác. Nó giúp bạn theo dõi các chỉnh sửa và nhanh chóng xem lại lịch sử sửa đổi của tệp.

Chỉ cần chọn một tệp hoặc thư mục trong Google Drive, nhấp vào biểu tượng thông tin ở góc trên bên phải và chuyển sang tab Hoạt động. Điều này sẽ hiển thị một dòng thời gian của các hoạt động, chẳng hạn như bình luận, chỉnh sửa và sự kiện chia sẻ, giúp bạn dễ dàng nắm bắt tất cả các thay đổi và tương tác với tệp hoặc thư mục.

Thanh hoạt động trong Google Drive

Sử Dụng Tiện Ích Mở Rộng Lưu Vào Google Drive

Nếu bạn thường xuyên tải xuống các tệp từ internet chỉ để tải lại chúng lên Google Drive, bạn sẽ thấy tiện ích mở rộng Lưu vào Google Drive hữu ích. Công cụ đơn giản này cho phép bạn lưu các tài liệu, hình ảnh, video và thậm chí cả các trang web trực tiếp vào Google Drive của bạn. Khi bạn gặp một tệp hoặc trang web mà bạn muốn lưu, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột phải vào nó và chọn Lưu vào Google Drive.

Tiện ích mở rộng này miễn phí và là một công cụ không thể thiếu cho bất kỳ ai muốn nhanh chóng lưu nội dung trực tuyến mà không phải mất công thêm.

Tiện ích mở rộng Lưu vào Google Drive

Truy Cập Google Drive Qua File Explorer

Bạn không cần phải mở trình duyệt mỗi khi muốn truy cập các tệp Google Drive của mình. Bằng cách thêm Google Drive vào Windows File Explorer, bạn có thể truy cập và tải lên tệp trực tiếp từ máy tính để bàn một cách liền mạch. Việc này sẽ tạo một thư mục trên máy tính của bạn hoạt động như một ổ đĩa ảo. Sau đó, bạn có thể tương tác với Google Drive giống như bất kỳ thư mục nào khác.

Nếu bạn thích có quyền truy cập ngoại tuyến, bạn có thể kích hoạt tùy chọn Mirror files. Điều này sẽ lưu các tệp Google Drive của bạn trên máy tính, đảm bảo chúng luôn có sẵn, ngay cả khi bạn không kết nối với internet.

Sử Dụng Phím Tắt Bàn Phím

Giống như bất kỳ dịch vụ nào khác, Google Drive hỗ trợ các phím tắt bàn phím để nâng cao trải nghiệm và cải thiện hiệu suất. Mặc dù bạn có thể đã sử dụng các phím tắt phổ biến như Ctrl + A để chọn tất cả hoặc Ctrl + Z để hoàn tác, nhưng có những phím tắt khác có thể tăng năng suất của bạn. Ví dụ, nhấn phím / (dấu gạch chéo) sẽ đưa bạn trực tiếp đến thanh tìm kiếm, và Alt + N mở menu New.

Bạn có thể nhấn Ctrl + / để xem tất cả các phím tắt mà Google Drive hỗ trợ. Việc ghi nhớ một số, nếu không phải tất cả, các phím tắt này có thể giúp bạn điều hướng nhanh hơn và tiết kiệm thời gian.

Phím tắt bàn phím của Google Drive

Chia Sẻ Tệp Google Drive Với Các Tài Khoản Không Phải Gmail

Việc chia sẻ tệp Google Drive với người dùng Gmail rất đơn giản, nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể chia sẻ chúng với những người không có tài khoản Google?

Để làm điều này, nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ và chọn Share > Share. Trong menu tiếp theo, thay đổi quyền truy cập từ Restricted sang Anyone with the link. Cuối cùng, nhấp vào nút Copy link. Sau đó, bạn có thể chia sẻ liên kết này với bất kỳ ai, và họ sẽ có thể truy cập tệp mà không cần tài khoản Google.

Menu chia sẻ Google Drive trên web

Chặn Người Gửi Thư Rác Trên Drive

Thư rác không chỉ là vấn đề trong Gmail. Những kẻ lừa đảo thường lợi dụng tính năng chia sẻ của Google Drive để gửi các tệp độc hại có thể xuất hiện trong Drive của bạn. Mặc dù việc đối phó với những kẻ lừa đảo này có thể gây khó chịu, nhưng việc chặn chúng là một giải pháp nhanh chóng và hiệu quả.

Vì vậy, nếu ai đó chia sẻ tệp hoặc thư mục với bạn mà bạn không muốn, bạn có thể chặn họ trên Google Drive để ngăn chặn các phiền nhiễu trong tương lai. Chỉ cần tìm tệp được chia sẻ bởi người mà bạn muốn chặn. Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Report or block > Block [email/username].

Việc chặn một ai đó không chỉ ngăn họ chia sẻ bất cứ điều gì với bạn trong tương lai mà còn xóa bỏ bất kỳ tệp nào họ đã chia sẻ với bạn trước đó.

Tùy chọn chặn trong Google Drive