Bí Quyết Sao Lưu Dữ Liệu Hiệu Quả và An Toàn

7. Kích Hoạt Sao Lưu Tự Động Cho Phần Mềm Đám Mây Của Bạn

Sao lưu tự động là cách dễ dàng nhất để đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được sao lưu. Bằng cách này, bạn không cần phải nhớ phải làm gì mỗi ngày.

Sao lưu đám mây trên iPad

Nhiều công cụ cho phép bạn thiết lập sao lưu tự động. Ví dụ, tôi đã thiết lập iPad của mình để tự động cập nhật bộ nhớ iCloud. Trong khi đó, các công cụ dựa trên đám mây như Notion hay Google Drive sẽ đồng bộ hóa mọi thứ trên các thiết bị của bạn mà không cần bạn phải can thiệp.

Một số dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất, chẳng hạn như Dropbox, bao gồm sao lưu tự động với các gói trả phí. Những gói đăng ký này rất đáng giá nếu bạn muốn tự động hóa nhiều nhất có thể.

6. Thiết Lập Nhắc Nhở Sao Lưu Định Kỳ

Đôi khi, bạn có thể không có quyền truy cập vào công cụ đám mây cho phép bạn sao lưu mọi thứ. Bạn cũng có thể có ổ cứng ngoài (HDD) nhưng không sử dụng gói đăng ký để sao lưu tự động các tệp trên máy tính của mình. Trong những trường hợp này, bạn nên thiết lập nhắc nhở sao lưu định kỳ.

Bạn có thể sử dụng các ứng dụng nhắc nhở đơn giản để đảm bảo bạn sao lưu các tệp và thư mục của mình. Các ứng dụng này gửi thông báo đẩy, và sau vài tuần, việc nhớ sao lưu dữ liệu có lẽ sẽ trở thành thói quen.

5. Sao Lưu Đồng Thời Vào Hai Ổ Đĩa Riêng Biệt

Tùy thuộc vào những gì bạn đang sao lưu, bạn có thể muốn sử dụng hai ổ đĩa riêng biệt. Ví dụ, tôi làm công việc nhiếp ảnh chuyên nghiệp; việc dựa vào một ổ cứng là rất rủi ro. Mọi ổ cứng đều có thể hỏng vào một lúc nào đó, vì vậy, việc có thêm một bản sao lưu vật lý là một ý tưởng tốt.

Ổ cứng ngoài cùng với iPad

Mặc dù ổ cứng ngoài có vẻ đắt đỏ, nhưng số tiền bạn bỏ ra không đáng kể so với chi phí mất mát các tài liệu quan trọng. Hãy tưởng tượng nếu bạn phải bắt đầu lại luận văn của mình vì nó nằm trên một ổ đĩa mà bạn không thể truy cập nữa.

Khi bạn đã mua ổ đĩa thứ hai, hãy sao chép và dán các tệp của bạn vào cả hai đồng thời. Bạn có thể để chúng chạy nền trong khi làm việc khác.

4. Sử Dụng Ứng Dụng Sao Lưu

Ngoài việc kích hoạt sao lưu tự động cho phần mềm đám mây cụ thể, bạn có thể mua các công cụ của bên thứ ba giúp lưu trữ tất cả dữ liệu trên thiết bị của bạn mà không cần phải làm gì thêm. Các ví dụ bao gồm Handy Backup và Apotide. Với các chương trình này, bạn có thể thiết lập các bản sao lưu theo lịch trình.

Nếu bạn có máy tính Apple, bạn có thể sử dụng Time Machine để sao lưu các phiên bản trước của máy tính của bạn. Nhưng khi viết vào tháng 3 năm 2025, bạn không thể lên lịch các bản sao lưu của mình. Người dùng Windows có thể sử dụng Windows Backup để sao lưu dữ liệu, trong khi có nhiều lựa chọn sao lưu dữ liệu khác nhau dành cho người dùng Linux.

Cửa sổ Time Machine và menu thả xuống trên Mac

Nhiều ứng dụng sao lưu cung cấp bản dùng thử miễn phí trước khi bạn quyết định mua. Vì vậy, bạn có thể thử từng ứng dụng để tìm ra lựa chọn tốt nhất cho mình.

3. Áp Dụng Quy Tắc 3-2-1

Các doanh nghiệp thường sử dụng quy tắc 3-2-1, nhưng đây cũng là một thực hành sao lưu dữ liệu tốt cho việc sử dụng cá nhân. Khi áp dụng quy tắc này, bạn sẽ tạo ra ba bản sao của dữ liệu và sao lưu chúng trên hai loại lưu trữ khác nhau (ví dụ: ổ cứng và phần mềm đám mây).

Ổ cứng ngoài được cắm vào máy tính

Sau đó, bạn sẽ vận chuyển một bản sao vật lý đến nơi khác. Điều này không cần thiết cho việc sử dụng cá nhân, nhưng bạn có thể để một bản sao ở nơi khác trong nhà nếu lo lắng về việc mất ổ cứng chính.

Bạn có thể sao lưu dữ liệu của mình lên nhiều công cụ lưu trữ đám mây, bao gồm các lựa chọn thay thế cho Dropbox và Google Drive. Cũng có nhiều ổ cứng ngoài tuyệt vời; hãy chắc chắn chọn một thứ gì đó bền bỉ.

2. Tài Khoản Cá Nhân và Chuyên Nghiệp

Bạn không nên (hoặc ít nhất không nên) sử dụng cùng một email cho công việc/học tập và sử dụng cá nhân. Mọi thứ sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn, phải không?

Điều tương tự cũng áp dụng cho việc sao lưu dữ liệu.

Thiết lập tài khoản sao lưu cá nhân và chuyên nghiệp chỉ mất vài phút. Google Drive là một lựa chọn dễ dàng và miễn phí, và bạn còn có thêm lợi ích là nhận được 15GB miễn phí với mỗi tài khoản. Bạn sẽ không cần phải trả tiền cho một tài khoản lưu trữ đám mây bổ sung khi làm điều này.

1. Mua Thêm Dung Lượng Lưu Trữ Đám Mây

Trừ khi bạn sử dụng Google Drive, cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí, việc sao lưu dữ liệu vào công cụ lưu trữ đám mây miễn phí có thể nhanh chóng trở nên mệt mỏi vì không gian hạn chế của chúng. Nhiều công cụ, như iCloud, chỉ cung cấp 5GB; những công cụ khác (ví dụ: Dropbox) chỉ cho bạn 2GB. Thực tế, ngay cả 15GB của Google Drive cũng không đưa bạn đi xa.

Mặc dù việc dọn dẹp không gian lưu trữ của bạn là lý tưởng để giữ cho các tệp của bạn được sắp xếp, việc mua thêm dung lượng lưu trữ đám mây sẽ tốt hơn nếu bạn gặp khó khăn khi phải xóa các tệp cần thiết. Hầu hết các giải pháp đều khá phải chăng – ví dụ, 50GB của iCloud+ chỉ tốn 0,99 USD/tháng.

Nhiều công cụ cho phép bạn lưu trữ nhiều hơn với một số gói của họ. Ví dụ, Dropbox Plus cung cấp 2TB với giá 9,99 USD/tháng.

Các tệp được lưu trữ trong Dropbox với gói cao cấp

Việc sao lưu các tệp và thư mục quan trọng của bạn mất ít thời gian hơn bạn nghĩ, và bạn có thể tự động hóa nhiều phần của quá trình này. Đầu tư vào một lịch trình sao lưu là một điểm khởi đầu lý tưởng, và bạn cũng nên xem xét việc áp dụng các quy tắc đơn giản để lưu trữ nhiều bản sao.