Bí Quyết Tạo Bảng Tính Excel Đẹp Mắt và Dễ Hiểu

Ẩn Đường Lưới Trong Excel

Mặc định, Microsoft Excel hiển thị các đường lưới mờ giữa các ô, làm cho dữ liệu của bạn có thể trông lộn xộn và kém trình bày. Bạn có thể ẩn các đường lưới này để có một cái nhìn sạch sẽ và chuyên nghiệp hơn.

Để thực hiện điều này, chỉ cần chuyển đến tab View, và trong phần Show, bỏ chọn hộp Gridlines. Dữ liệu của bạn sẽ ngay lập tức trông gọn gàng hơn, làm nổi bật biểu đồ, bảng và các ô đã được định dạng. Nếu cần, bạn có thể thêm đường viền cho các ô hoặc phạm vi cụ thể để làm nổi bật dữ liệu quan trọng.

Tạo Tiêu Đề Lớn Cho Bảng Tính

Tôi thích tạo một tiêu đề lớn và đậm ở đầu bảng tính để làm nổi bật tiêu đề. Tiêu đề này trải dài qua nhiều ô và mô tả mục đích của bảng tính chỉ trong vài từ.

Tiêu đề lớn trong bảng tính Excel

Để tạo tiêu đề như vậy, hãy chuyển đến đầu bảng tính Excel và chèn một hàng trống (Right-click, sau đó chọn Insert, và Entire Row) nếu bạn đã có nội dung trong hàng đầu tiên. Tiếp theo, chọn A1 và nhập tiêu đề của bảng tính, sau đó chọn phạm vi các ô để chứa tiêu đề bảng tính. Cuối cùng, chuyển đến tab Home, nhấp vào Merge & Center, và tất cả các ô được chọn sẽ được kết hợp với tiêu đề ở giữa.

Để làm cho tiêu đề nổi bật hơn, hãy tăng kích thước phông chữ, sử dụng định dạng đậm (Ctrl + B), và chọn màu sắc nổi bật phù hợp với dữ liệu của bạn.

Định Dạng Dữ Liệu Thành Bảng

Bảng dữ liệu trong Excel hiển thị khối lượng bán hàng

Tôi thích định dạng các tập dữ liệu lớn trong Excel thành bảng. Các bảng trong Excel trông ít cồng kềnh và dễ quản lý hơn. Mặc dù phong cách bảng có thể trông khá phổ biến, nhưng đây là một mẹo hữu ích để nâng cao kỹ năng trình bày dữ liệu Excel của bạn.

Để định dạng dữ liệu thành bảng trong Excel, hãy chọn phạm vi các ô bạn muốn, chuyển đến tab Home, chọn Format as Table từ phần Styles, và chọn Table Style bạn thích từ các tùy chọn sáng, trung bình và tối.

Nếu bạn không hài lòng với các tùy chọn mặc định, bạn có thể tạo phong cách mới bằng cách chuyển đến New Table Style và tùy chỉnh màu sắc, đường viền và phông chữ theo sở thích của bạn.

Để Khoảng Trống Giữa Dữ Liệu và Tiêu Đề

Định dạng không cần phải phức tạp để tạo ra sự khác biệt. Nó có thể đơn giản như để một khoảng trống nhỏ giữa tập dữ liệu của bạn và các tiêu đề hàng và cột của bảng tính. Khi dữ liệu của bạn được ép sát vào các tiêu đề, nó có thể trông lộn xộn và khó hiểu hơn khi nhìn lướt qua.

Bảng tính Excel với khoảng trống giữa dữ liệu và tiêu đề

Để tạo sự phân tách trực quan này, bạn có thể chèn một hàng và cột trống trước khi dữ liệu bắt đầu. Điều này đặc biệt hữu ích khi trình bày các tập dữ liệu lớn, vì nó ngăn thông tin trở nên quá dày đặc.

Giữ Văn Bản Trong Ô

Khi xử lý dữ liệu chứa nhãn hoặc mô tả dài, bạn có thể sử dụng tính năng bọc văn bản để giữ nguyên chiều rộng cột và làm cho văn bản dễ đọc hơn. Mặc định, Excel cho phép văn bản tràn sang các cột trống liền kề hoặc cắt bớt ký tự nếu cột tiếp theo chứa dữ liệu.

Bạn có thể bật tính năng bọc văn bản bằng cách chọn ô hoặc nhóm ô có chuỗi văn bản dài, sau đó chuyển đến tab Home, và nhấp vào Wrap Text. Bọc văn bản đảm bảo văn bản dài vẫn nằm trong ô, tự động bọc sang dòng tiếp theo mà không thay đổi chiều rộng cột.

Bọc văn bản được kích hoạt trong Microsoft Excel

Sử Dụng Độ Tương Phản Để Làm Văn Bản Dễ Đọc Hơn

Không bao giờ thừa khi giữ trong đầu các nguyên tắc thiết kế đồ họa cơ bản khi định dạng bảng tính Excel. Độ tương phản giữa màu văn bản và màu nền làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn.

Thêm màu sắc tương phản tốt vào bảng tính

Mặc định, Excel sử dụng sự kết hợp tương phản cao cho văn bản và nền. Bạn có thể thay đổi màu văn bản bằng cách sử dụng tùy chọn Font Color và chọn màu nền khác từ menu Fill Color. Excel sẽ hiển thị bản xem trước văn bản và cho bạn biết nếu sự kết hợp màu sắc là tương phản cao hay thấp. Bạn cũng có thể chọn hộp ở đầu để chỉ hiển thị các màu có tương phản cao.

Sử Dụng Định Dạng Đặc Biệt Cho Công Thức

Một mẹo định dạng khác mà tôi thấy hữu ích là sử dụng định dạng đặc biệt cho các ô chứa công thức. Điều này giúp dễ dàng phân biệt giữa dữ liệu thông thường và kết quả tính toán trong các bảng tính phức tạp.

Để định dạng các ô công thức, hãy chọn các ô chứa công thức và làm nổi bật chúng bằng màu nền đặc biệt từ menu Fill Color hoặc định dạng đậm (Ctrl + B).

Sử dụng định dạng đặc biệt cho công thức trong Microsoft Excel

Excel cho phép bạn tự động tìm tất cả các ô công thức bằng cách nhấn Ctrl + G, chọn Special, và chọn Formulas.

Áp dụng mẹo định dạng này giúp bạn và người khác nhanh chóng nhận biết nơi các phép tính đang diễn ra, làm cho việc kiểm tra bảng tính để tìm lỗi dễ dàng hơn. Mẹo này đặc biệt có giá trị khi chia sẻ sổ làm việc với đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Áp Dụng Tiêu Đề Dọc

Tiêu đề dọc là một mẹo định dạng ít được biết đến để sắp xếp dữ liệu bảng tính một cách hiệu quả và gọn gàng hơn. Những tiêu đề này có thể tiết kiệm không gian và làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Bạn có thể chuyển các tiêu đề cột thành văn bản dọc hoặc tạo tiêu đề hàng với hướng dọc.

Để sử dụng tiêu đề dọc, hãy chọn các ô chứa tiêu đề của bạn, chuyển đến tab Home, nhấp vào biểu tượng Orientation, và chọn Vertical Text. Tuy nhiên, Vertical Text thêm khoảng cách giữa các chữ cái, có thể làm cho văn bản vượt qua ranh giới của ô. Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách chuyển đến tab Home, chọn Format, và AutoFit Row Height. Thay vì Vertical Text, bạn cũng có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào trong menu Orientation như Angle hoặc Rotate.

Tiêu đề dọc trong bảng tính Excel

Mẹo này đặc biệt hiệu quả cho các bảng có cột hẹp và khi bạn đang cố gắng sắp xếp mọi thứ trên một trang mà không cần bọc văn bản.

Sử Dụng Format Painter

Format Painter rất hữu ích khi bạn cần sử dụng lại cùng một định dạng—màu sắc, kiểu phông chữ hoặc kích thước phông chữ—qua các ô khác nhau. Đây là một trong những tính năng dễ sử dụng mà sẽ tiết kiệm thời gian trong Microsoft Excel.

Format Painter về cơ bản là sao chép và dán định dạng. Bạn có thể tìm thấy nó dưới tab Home trong phần Clipboard. Chọn văn bản có định dạng cần sao chép, nhấp vào Format Painter, và chọn ô, nhóm ô hoặc hàng/cột để áp dụng định dạng. Xong!

Thay thế, bạn có thể sử dụng các phím tắt Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép và dán định dạng.