Các Ứng Dụng Lập Lịch Họp Miễn Phí Hiệu Quả Nhất

1. Gửi Liên Kết Họp Dễ Dàng Với Calendly

Calendly có lẽ là ứng dụng lập lịch họp miễn phí nổi tiếng nhất và được ưa chuộng vì lý do chính đáng. Công cụ này rất dễ sử dụng và người dùng khác có thể đặt lịch gọi và hẹn gặp với bạn vào thời gian thuận tiện nhất cho họ. Kết quả là, bạn sẽ giảm bớt được nhiều lần trao đổi qua lại không cần thiết.

Đăng ký Calendly chỉ mất vài phút và bạn có thể sử dụng tài khoản Google hoặc Microsoft của mình. Ứng dụng hỗ trợ năm ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Pháp.

Người dùng có thể đặt lịch gọi với bạn qua liên kết Calendly. Hơn nữa, bạn có thể chỉnh sửa giờ làm việc hàng tuần mà bạn có sẵn để gặp gỡ người khác.

Cách Điều Chỉnh Giờ Làm Việc Hàng Tuần Với Calendly

Trước khi mời người khác tham gia cuộc họp, bạn nên điều chỉnh giờ làm việc của mình. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Nhấp vào Availability và chọn tab Schedules.
2. Nhập thời gian bạn có sẵn cho từng ngày. Nếu bạn nghỉ vào một số ngày nhất định, bạn có thể bỏ chọn những ngày đó.
   Điều chỉnh ngày và giờ làm việc
3. Nhấn vào nút + nếu bạn muốn thêm khoảng thời gian sẵn sàng. Ví dụ, bạn có thể làm việc từ 09:00 đến 12:00 và sau đó từ 15:00 đến 18:00.

Cách Mời Người Khác Đặt Lịch Gọi Với Calendly

Sau khi điều chỉnh giờ làm việc, bạn đã sẵn sàng để đặt lịch họp với người khác. Bạn có hai lựa chọn. Lựa chọn đầu tiên là chỉnh sửa mẫu họp có sẵn trong Calendly:

1. Chọn Event Types.
2. Nhấn vào biểu tượng cog wheel và chọn Edit.
3. Chọn Event details.
   Chọn Event Details trong Calendly
4. Chỉnh sửa thời lượng, tên sự kiện và bất kỳ thứ gì bạn nghĩ cần điều chỉnh. Sau đó, nhấn Save and close.
5. Nhấn copy link và chia sẻ cuộc họp của bạn với bất kỳ ai bạn muốn nói chuyện.
   Chọn Copy link trong Calendly để chia sẻ cuộc gọi với bất kỳ ai bạn muốn gọi

Ngoài ra, bạn có thể thiết kế một cuộc họp từ đầu:

1. Đi đến Event types > New Event Type.
2. Dưới Create New Event Type, chọn loại cuộc họp bạn muốn tổ chức.
3. Tùy chỉnh sự kiện của bạn và chọn Continue.
   Tùy chỉnh sự kiện trong ứng dụng Calendly
4. Nhấn Share > Copy Link và dán liên kết với bất kỳ ai bạn muốn đặt lịch họp.
5. Nhấn Done khi bạn hoàn tất. Bạn có thể tìm thấy cuộc họp của mình trên trang chủ Event types. Với gói Calendly miễn phí, bạn chỉ có thể có một loại sự kiện hoạt động tại bất kỳ thời điểm nào.
   Danh sách các sự kiện đã lưu trong Calendly, với một sự kiện hoạt động

Nếu bạn muốn tối ưu hóa việc sử dụng Calendly, hãy xem qua những mẹo Calendly để giúp bạn lập lịch tốt hơn.

Tải xuống: Calendly cho iOS | Android (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)

2. Tổ Chức Cuộc Họp Với Google Calendar

Việc lập kế hoạch tuần trong Google Calendar rất dễ dàng và bạn có thể dễ dàng lập lịch họp trực tiếp qua ứng dụng. Nơi bạn tổ chức cuộc họp tùy thuộc vào bạn. Google Meet là một lựa chọn dễ dàng, nhưng bạn cũng có thể thêm liên kết đến Zoom hoặc phần mềm hội nghị ưa thích của bạn. Trong khi Calendly phù hợp hơn nếu bạn cần người khác thường xuyên đặt cùng một loại cuộc họp với bạn, Google Calendar hoạt động tốt cho các sự kiện một lần.

Để sử dụng Google Calendar làm công cụ lập lịch họp, bạn cần đăng ký tài khoản Google qua accounts.google.com nếu bạn chưa có. Khi bạn đã có tài khoản Google, hãy làm theo các bước sau để lập lịch họp trong Google Calendar:

1. Nhấn Create > Event.
2. Thêm tiêu đề cuộc họp của bạn và kết nối với Google Meet nếu bạn sẽ sử dụng phần mềm đó. Nếu bạn dự định sử dụng công cụ hội nghị video khác, hãy thêm liên kết cuộc họp để người khác dễ dàng tham gia. Ngoài ra, bạn có thể cập nhật sự kiện với liên kết gần thời gian hơn.
   Tùy chỉnh cuộc họp trong ứng dụng Google Calendar
3. Mời khách mời của bạn và thêm bất kỳ tệp đính kèm cần thiết.
4. Tùy chỉnh bất kỳ điều gì bạn nghĩ là cần thiết. Nhấn Save khi bạn hài lòng với cách mọi thứ trông như thế nào.

Tải xuống: Google Calendar cho iOS | Android (Miễn phí)

3. Quản Lý Khách Hàng Tiềm Năng và Các Dự Án Khác Với HubSpot Meeting Scheduler

Bạn có thể sử dụng HubSpot để thúc đẩy sự nghiệp trong lĩnh vực tiếp thị, nhưng chương trình cũng có công cụ Lập Lịch Họp miễn phí xuất sắc. Giống như Calendly, bạn có thể đăng ký bằng tài khoản Google hoặc Microsoft của mình.

Mặc dù ứng dụng chủ yếu dành cho chủ doanh nghiệp và nhân viên, bạn có thể sử dụng Lập Lịch Họp cho nhiều tình huống khác nhau—chẳng hạn như trò chuyện với bạn bè về bài tập đại học. Bạn cũng có lựa chọn chọn avatar tùy chỉnh nếu bạn muốn đội mũ thiết kế.

Dưới đây là cách sử dụng Lập Lịch Họp của HubSpot:

1. Truy cập trang web Lập Lịch Họp của HubSpot và chọn Get started free.
2. Hoàn thành các câu hỏi ban đầu mà HubSpot sẽ hỏi bạn. Điều này không nên mất quá năm phút.
   Các câu hỏi ban đầu mà bạn cần trả lời khi đăng ký HubSpot
3. Đợi HubSpot thiết lập tài khoản của bạn.
4. Chọn Connect calendar và kết nối lịch của bạn.
5. Với phiên bản miễn phí của HubSpot, bạn có thể sử dụng một lập lịch họp trước khi cần nâng cấp. Bạn sẽ thấy rằng một lịch họp đã được tạo sẵn cho bạn khi bạn đăng ký. Di chuột qua lịch họp này trong phần Meetings và chọn Edit.
   Chỉnh sửa mẫu lập lịch họp hiện có trong ứng dụng HubSpot
6. Trong tab Overview, tùy chỉnh tên cuộc họp, địa điểm và mô tả. Bạn cũng có thể thêm liên kết hội nghị video và mời người khác. Nhấp vào Save khi cửa sổ bật lên xuất hiện.
7. Nhấn tab Meeting. Ở đây, bạn có thể thay đổi khung thời gian sẵn sàng và các tùy chọn thời lượng. Hơn nữa, bạn có tùy chọn chọn múi giờ của mình. Lại một lần nữa, nhấp vào Save khi cửa sổ bật lên xuất hiện.
   Chỉnh sửa Lập Lịch Họp của HubSpot
8. Nhấp vào tab Automation và bật Confirmation email. Cũng đáng để bật thông báo tự động Pre-meeting reminder để đảm bảo không ai bỏ lỡ cuộc gọi.
9. Quay lại tab Meetings, di chuột qua cuộc họp vừa chỉnh sửa và chọn Copy link. Gửi liên kết cho tất cả những người bạn muốn mời.
   Tùy chọn sao chép liên kết cuộc họp HubSpot vào clipboard

Tải xuống: HubSpot cho iOS | Android | macOS | Windows (Miễn phí)

4. Tổ Chức Cuộc Họp và Lịch Trình Với Notion Calendar

Nếu bạn thích sử dụng Notion, bạn nên xem xét sử dụng Notion Calendar để quản lý thời gian của mình. Trong ứng dụng, bạn cũng có tùy chọn lập lịch họp. Bạn có thể xem khi nào bạn nên tổ chức cuộc họp qua thanh công cụ trên máy tính của mình, và ứng dụng cũng hỗ trợ 12 ngôn ngữ—bao gồm tiếng Na Uy, tiếng Phần Lan, tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Đức và tiếng Anh.

Dưới đây là các bước để tạo cuộc họp trong Notion Calendar:

1. Nhấp đúp vào khoảng thời gian mà bạn muốn lập lịch họp.
2. Tùy chỉnh thời gian và thêm địa chỉ email của người tham gia.
   Tạo và tùy chỉnh cuộc họp mới mà bạn
3. Chọn công cụ hội nghị video của bạn (nếu áp dụng) qua tab Conferencing trước khi thêm bất kỳ liên kết, tài liệu và mô tả cần thiết.
   Các tùy chọn để kết nối các công cụ hội nghị khác nhau với cuộc họp trong Notion Calendar
4. Tùy chỉnh các cài đặt khác, chẳng hạn như liệu bạn có muốn đặt lời nhắc trước cuộc họp hay không, và nhấp bất kỳ đâu trên màn hình của bạn để hoàn tất lịch họp.

Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Share availability (nhấn S trên bàn phím của bạn hoặc chọn Share availability) nếu bạn muốn người khác biết khi nào họ có thể đặt lịch họp với bạn.

Công cụ Share Availability và các nút điều khiển liên quan trong Notion Calendar

Tải xuống: Notion Calendar cho iOS | Mac | Windows (Miễn phí)