Cách Chuyển Đổi Hiệu Quả Sang Ghi Chú Kỹ Thuật Số

Mở Đầu

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc chuyển đổi từ ghi chú trên giấy sang ghi chú kỹ thuật số không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường khả năng tổ chức và truy cập thông tin một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách bắt đầu và duy trì hệ thống ghi chú kỹ thuật số, từ việc lựa chọn ứng dụng phù hợp đến việc sử dụng các tính năng nâng cao như ghi âm, hình ảnh và hơn thế nữa.

1. Bắt Đầu Từ Từ

Không cần phải chuyển đổi toàn bộ ngay lập tức. Hãy bắt đầu bằng cách số hóa những ghi chú bạn thường sử dụng nhất hoặc những ghi chú khó quản lý trên giấy. Ví dụ, tôi đã bắt đầu với các ghi chú ý tưởng vì luôn mang theo sổ tay để ghi lại những ý tưởng mới xuất hiện. Bạn có thể bắt đầu với biên bản cuộc họp, danh sách việc cần làm, hoặc bản nháp.

Ban đầu, tôi không sử dụng ứng dụng ghi chú chuyên dụng mà chỉ gửi ý tưởng của mình qua WhatsApp. Sau khi quen dần, tôi chuyển sang sử dụng một ứng dụng ghi chú chính thức phù hợp với mình.

Cách Số Hóa Ghi Chú Giấy Hiện Có

Khi đã chọn được các ghi chú để bắt đầu, bạn có thể sử dụng các công cụ sau để quét và số hóa chúng:

• Người dùng Android: Files by Google có tính năng quét tài liệu tự động và cho phép quét nhiều trang cùng lúc.
• Người dùng iPhone: Apple Notes giúp việc quét trở nên đơn giản và đồng bộ hóa các bản quét qua các thiết bị.
• Người dùng Microsoft: Ứng dụng di động OneDrive cho phép bạn quét trực tiếp vào ứng dụng và đồng bộ với máy tính để bàn.

Hầu hết các ứng dụng này – như Apple Notes, Google Lens, và Microsoft OneNote – đều có tính năng OCR (nhận dạng ký tự quang học). Điều này giúp bạn chuyển đổi ghi chú viết tay hoặc đánh máy thành văn bản có thể chỉnh sửa, giúp bạn dễ dàng sao chép, dán và sắp xếp văn bản từ các bản quét trong ứng dụng bạn chọn.

Khi quét, hãy sắp xếp ngay các ghi chú vào các thư mục hoặc sổ ghi chú kỹ thuật số. Điều này giúp tránh tình trạng lộn xộn kỹ thuật số, vốn khó quản lý hơn so với lộn xộn giấy tờ.

2. Lựa Chọn Ứng Dụng Ghi Chú Phù Hợp

Một phụ nữ sử dụng laptop ngồi trên bề mặt có kết cấu giống giấy, với LogSeq trên màn hình laptop và các logo của Notion và Obsidian bên cạnh

Với nhiều ứng dụng ghi chú hiện có, mỗi ứng dụng đều có những tính năng độc đáo, việc tìm ra ứng dụng phù hợp với phong cách và nhu cầu của bạn là rất quan trọng.

Nếu bạn đã sử dụng hệ sinh thái Apple, bạn có một số lựa chọn nổi bật. Ứng dụng như GoodNotes 6 rất phù hợp nếu bạn thích viết tay bằng bút cảm ứng, một cách chuyển đổi tự nhiên từ giấy sang kỹ thuật số. Một lựa chọn khác là Apple Notes, rất tiện lợi để ghi chú bài học, ý tưởng hoặc danh sách việc cần làm ở bất cứ đâu, vì nó tích hợp mượt mà với macOS, iOS và iPadOS.

Nếu bạn sử dụng Android, bạn cũng không bị bỏ lại phía sau. Evernote đặc biệt tốt cho việc ghi chú học tập, với các tính năng tổ chức mạnh mẽ, hỗ trợ tải lên ghi chú viết tay và khả năng chuyển đổi chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa. Ứng dụng yêu thích của tôi là Microsoft OneNote, hỗ trợ nhập liệu bằng bút cảm ứng qua menu Draw cho những ai thích viết tay cho ghi chú kỹ thuật số.

Mặc dù OneNote không tự động chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản, nhưng nó tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft (nơi tôi gắn bó sâu sắc).

Các ứng dụng như Notion, Obsidian và Joplin là những lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn tổ chức ghi chú theo kiểu hệ thống lưu trữ kỹ thuật số. Obsidian còn tiến xa hơn khi cho phép bạn liên kết các ghi chú theo cách phản ánh cách các ý tưởng kết nối trong tâm trí bạn.

Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn ứng dụng nào phù hợp với mình, hướng dẫn của chúng tôi về cách chọn ứng dụng ghi chú tiếp theo có thể giúp bạn.

3. Làm Quen Với Ứng Dụng Ghi Chú Ưa Thích Của Bạn

Khi đã chọn được ứng dụng ghi chú, bước tiếp theo là làm quen với các tính năng cơ bản của nó. Hiểu rõ những điều cơ bản này sẽ giúp quá trình chuyển đổi của bạn suôn sẻ hơn và giúp bạn tận dụng tối đa ứng dụng ghi chú của mình.

Ví dụ, khi tôi bắt đầu sử dụng OneNote, tôi thấy việc sắp xếp ghi chú đúng cách khá khó khăn. Trang chủ có biểu tượng cộng để bắt đầu ghi chú mới, nhưng không rõ ghi chú được lưu vào sổ ghi chú nào. Việc học cách tạo và sắp xếp sổ ghi chú, phần và trang mất một thời gian, nhưng khi đã nắm vững, nó tạo ra sự khác biệt lớn.

Trang chủ OneNote trên thiết bị di động của tôi

Mỗi ứng dụng có phương pháp sắp xếp ghi chú riêng, vì vậy đáng để dành thời gian học cách tạo sổ ghi chú hoặc thư mục và cách sắp xếp ghi chú trong đó. Nhiều ứng dụng cũng cung cấp công cụ phân loại như thẻ hoặc nhãn, giúp bạn giữ mọi thứ gọn gàng hơn.

Bạn cũng sẽ muốn khám phá các tính năng hữu ích khác như thêm nhắc nhở, tạo danh sách việc cần làm hoặc đánh dấu các điểm quan trọng trong ghi chú của mình. Nếu bạn sử dụng bút cảm ứng, hãy học cách chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản để dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa hơn, mặc dù bạn luôn có thể chọn giữ nguyên dạng viết tay.

Ghi chú theo phương pháp Cornell trong Obsidian

Để nâng cao trải nghiệm ghi chú của bạn, bạn có thể khám phá các phương pháp có cấu trúc như phương pháp ghi chú Cornell. Phương pháp này cung cấp một mẫu đơn giản để ghi lại suy nghĩ của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích khi đối mặt với một trang kỹ thuật số trống, điều có thể cảm thấy xa lạ.

Một kỹ thuật hữu ích khác là ghi nhật ký xen kẽ, khuyến khích bạn ghi lại suy nghĩ của mình khi chúng xuất hiện và ghi lại thời gian. Rất thú vị khi thấy ý tưởng của mình phát triển theo thời gian.

4. Sử Dụng Các Tính Năng Như Ghi Âm, Hình Ảnh Và Hơn Thế Nữa

Một điểm mạnh của ghi chú kỹ thuật số là bạn có thể vượt qua văn bản đơn giản. Ví dụ, tôi thường có những ý tưởng tốt nhất ở những nơi ngẫu nhiên, như trong phòng tắm. Nếu không ghi lại ngay lập tức, chúng sẽ biến mất. Đó là lúc ghi âm trở nên hữu ích. Với OneNote, tôi có thể ghi âm trực tiếp vào ghi chú của mình.

Bạn cũng có thể nhúng hình ảnh, biểu đồ, phác thảo và nhiều thứ khác vào ghi chú của mình. Nhiều ứng dụng, như Notion, thậm chí còn cung cấp Web Clipper, cho phép bạn lưu trữ toàn bộ trang web trực tiếp vào ghi chú của mình.

Tiện ích mở rộng Notion Web Clipper trên Safari

Hợp tác là một lợi ích lớn khác. Các ứng dụng như Notion, Microsoft Loop và Evernote cho phép hợp tác theo thời gian thực. Bạn có thể chia sẻ ghi chú của mình với đồng nghiệp, bạn bè hoặc bạn học và làm việc cùng nhau, đặc biệt hữu ích cho các dự án nhóm.

Mỗi ứng dụng cung cấp các tính năng độc đáo, vì vậy hãy dành thời gian khám phá những tính năng có sẵn cho bạn.

5. Duy Trì Sự Nhất Quán Trong Ghi Chú Kỹ Thuật Số

Chìa khóa để ghi chú kỹ thuật số hiệu quả là sự nhất quán. Việc giữ cho ghi chú của bạn được sắp xếp và cập nhật đảm bảo chúng vẫn hữu ích và không trở thành mớ hỗn độn kỹ thuật số.

Tôi dành vài phút mỗi ngày để xem lại và sắp xếp ghi chú của mình vào các thư mục hoặc sổ ghi chú phù hợp. Thói quen hàng ngày này đã trở thành bản năng, giống như việc cầm bút trước đây. Nhờ tính năng OneNote floatie, tôi dễ dàng ghi lại ý tưởng bất cứ khi nào chúng xuất hiện.

OneNote floatie mở rộng trên trang chủ của tôi

Tuy nhiên, nếu không sắp xếp các ghi chú này, tôi sẽ không thể hiểu được chúng sau này.

Một yếu tố quan trọng khác để duy trì sự nhất quán là đảm bảo ứng dụng của bạn đồng bộ qua tất cả các thiết bị của bạn. Nhờ vậy, ghi chú của bạn luôn có thể truy cập được, dù bạn đang sử dụng điện thoại, máy tính bảng hay máy tính. Nếu ứng dụng của bạn cho phép nhắc nhở, hãy đảm bảo chúng cũng được đồng bộ, để bạn sẽ nhận được thông báo ngay cả khi không ở trên thiết bị đã tạo nhắc nhở.

Điều quan trọng là giữ hệ thống sắp xếp của bạn đơn giản và phù hợp với bạn. Một số người thích một hoặc hai danh mục chung với nhiều trang, trong khi những người khác (như tôi) thấy dễ dàng hơn khi sử dụng nhiều thư mục và sổ ghi chú. Tôi thường sử dụng ít nhất năm thư mục riêng biệt vì điều này giúp tôi tìm kiếm ghi chú cụ thể nhanh hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng năm thư mục riêng biệt có thể không phù hợp với bạn. Bất kể hệ thống bạn chọn, hãy đảm bảo nó trực giác và phù hợp với bạn.

Cuối cùng, điều quan trọng là luôn cập nhật ghi chú và duy trì sự sắp xếp. Hãy nhớ rằng, sự lộn xộn kỹ thuật số có thể tệ hơn so với sự lộn xộn giấy tờ – ít nhất với giấy, mọi thứ đều bày ra trước mắt bạn.