Cách Dọn Dẹp và Sắp Xếp Không Gian Số Để Tăng Năng Suất Làm Việc

1. Dọn Dẹp Màn Hình Máy Tính

Màn hình máy tính là không gian số mà bạn có thể dành nhiều thời gian nhất. Đây là không gian đầu tiên bạn nhìn thấy khi khởi động máy tính, và nó chứa đựng các tệp công việc quan trọng, ảnh chụp màn hình, trò chơi, ứng dụng công việc và nhiều thứ khác.

Một màn hình máy tính lộn xộn sẽ khiến bạn khó tìm kiếm những gì bạn cần, vì vậy hãy dành thời gian để quản lý và sắp xếp các tệp trên máy tính. Bạn có thể bắt đầu bằng cách làm theo các mẹo sau:

• Tránh sử dụng màn hình máy tính làm nơi lưu trữ các tệp tải xuống, vì điều này sẽ làm cho nó trở nên lộn xộn. Thay vào đó, tạo các thư mục chuyên dụng cho từng loại tệp trong thư mục Downloads.
• Xóa hoặc gỡ bỏ tất cả các chương trình, tệp, hình ảnh và tài liệu không sử dụng hoặc các phiên bản lặp lại trên màn hình máy tính. Sao chép bất kỳ tệp quan trọng nào mà bạn không thường xuyên sử dụng vào ổ đĩa ngoài hoặc lưu trữ đám mây để giải phóng không gian.
• Sắp xếp các tệp còn lại trên màn hình máy tính vào các thư mục và đặt tên cho mỗi thư mục một cách ý nghĩa, chẳng hạn như ‘Dự Án Công Việc’ hoặc ‘Hình Ảnh’.
• Thêm các chương trình thường xuyên sử dụng vào thanh tác vụ ở dưới cùng của màn hình.
• Sử dụng hình nền màn hình tối giản để có cái nhìn sạch sẽ và không lộn xộn.

Màn hình máy tính của bạn đặt nền tảng cho ngày làm việc của bạn, vì vậy hãy đảm bảo nó là một không gian gọn gàng, được sắp xếp.

Màn hình máy tính, điện thoại thông minh, máy tính xách tay và bàn phím.

2. Sắp Xếp Trình Duyệt Web

Trình duyệt web là một không gian số khác dễ dàng trở nên lộn xộn khi bạn mở nhiều tab. Điều này tiêu tốn một lượng lớn RAM và có thể làm cho máy tính của bạn chạy chậm hoặc thậm chí là sập, chưa kể đến việc nó rất gây phân tâm.

Mặc dù bạn muốn phát triển thói quen tập trung vào một tab tại một thời điểm, nhưng điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tuy nhiên, có những cách để sắp xếp các tab trình duyệt và tăng năng suất làm việc, bao gồm:

• Đánh dấu các trang web và trang để truy cập chúng trong tương lai. Bạn cũng có thể muốn xem xét lại các dấu trang từ thời gian đến thời gian và xóa bỏ những dấu trang mà bạn không còn cần.
• Sử dụng tiện ích mở rộng như OneTab để thu thập tất cả các tab mở vào một tab duy nhất, giúp tiết kiệm bộ nhớ và ngăn chặn sự phân tâm.
• Tận dụng Nhóm Tab của Google Chrome để tạo các danh mục cho các tab khác nhau và nhanh chóng chuyển đổi giữa chúng.
• Xóa bỏ các tiện ích mở rộng không sử dụng làm chậm trình duyệt của bạn.

Bằng cách giữ trình duyệt của bạn được sắp xếp và không bị phân tâm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong khi ngăn chặn nó bị sập hoặc chạy chậm.

3. Dọn Dẹp Hộp Thư Điện Tử

Tại sao bạn vẫn nhận được email từ các dịch vụ mà bạn đã ngừng sử dụng từ một thập kỷ trước? Nếu hộp thư đến của bạn trông giống như một danh sách vô tận các email chưa mở, đã đến lúc hành động. Hộp thư đến của bạn không phải là một kho lưu trữ cho các thỏa thuận mua sắm hay các bản tin phiền phức, vì vậy việc dọn dẹp và sắp xếp email để tăng năng suất là rất quan trọng.

Điều này sẽ giúp bạn theo dõi các email quan trọng và giảm bớt căng thẳng. Dưới đây là một vài mẹo để dọn dẹp hộp thư đến của bạn:

• Hủy đăng ký các bản tin hoặc các email mà bạn không còn cần. Hãy hình thành thói quen hủy đăng ký các bản tin và email mà bạn không có kế hoạch đọc khi chúng đến.
• Tạo một tài khoản email khác cho các email không thiết yếu. Bạn có thể sử dụng tài khoản email này để đăng ký các dịch vụ trực tuyến, email khuyến mãi và các bản tin.
• Nếu bạn là người dùng Gmail, bạn có thể sắp xếp hộp thư đến Gmail theo người gửi, chủ đề và nhãn để tìm email nhanh chóng.
• Tùy chỉnh thông báo email của bạn và dành thời gian cho các hoạt động liên quan đến email để tránh bị phân tâm.

Dành quá nhiều thời gian trong hộp thư đến của bạn thường cảm thấy như một công việc hiệu quả, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Bằng cách dọn dẹp hộp thư đến của bạn, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn và giữ cho mọi thứ được sắp xếp.

Hộp thư đến Gmail

4. Dọn Dẹp Điện Thoại Thông Minh

Điện thoại thông minh là người bạn đồng hành hàng ngày của bạn, vì vậy rất dễ để nó trở nên lộn xộn với các ứng dụng, tệp, hình ảnh và thông báo. Hơn nữa, nếu bạn là một người làm việc từ xa, bạn có thể dựa vào điện thoại thông minh nhiều hơn cho công việc. Vì vậy, việc dọn dẹp và sắp xếp điện thoại thông minh để duy trì năng suất là rất quan trọng. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn đạt được điều này:

• Xóa các ứng dụng không sử dụng khỏi màn hình chính. Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên bị phân tâm bởi các ứng dụng mạng xã hội trên điện thoại thông minh, hãy xem xét việc xóa chúng và sử dụng phiên bản web của chúng thay thế. Điều này thêm một bước thêm, khiến việc truy cập chúng trở nên khó khăn hơn.
• Sắp xếp các ứng dụng tương tự vào các thư mục và đặt tên cho mỗi thư mục một cách ý nghĩa. Bạn có thể có các ứng dụng năng suất, giải trí và giao tiếp trong các thư mục riêng biệt.
• Sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây để sao lưu các tệp và tài liệu quan trọng. Điều này sẽ giải phóng một số không gian lưu trữ trên thiết bị của bạn và làm cho việc truy cập tệp từ bất kỳ đâu trở nên dễ dàng hơn.
• Tùy chỉnh thông báo của bạn để phản ánh giờ làm việc của bạn và tránh bị phân tâm. Ví dụ, bạn sẽ không muốn nhận thông báo từ TikTok hoặc Instagram trong giờ làm việc, vì điều này sẽ làm bạn phân tâm và làm lộn xộn trung tâm thông báo của bạn.

5. Sắp Xếp Danh Bạ

Nếu bạn duyệt qua danh sách liên lạc của mình, rất có thể bạn sẽ không nhận ra hầu hết các liên lạc. Danh sách này có thể chứa đầy các liên lạc mà bạn có thể đã thêm nhiều năm trước nhưng không nhất thiết phải giữ liên lạc ngay bây giờ, hoặc các liên lạc gần đây mà bạn không lưu đúng cách. Việc giữ cho danh bạ được sắp xếp sẽ giúp bạn tìm thấy đúng người nhanh chóng và tránh những tình huống khó xử. Dưới đây là một vài mẹo để giúp bạn sắp xếp danh bạ của mình:

• Sao lưu danh bạ của bạn trong tài khoản iCloud hoặc Google. Điều này sẽ đảm bảo rằng danh bạ của bạn luôn an toàn và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào.
• Đặt tên cho các liên lạc dựa trên bối cảnh mối quan hệ của bạn. Ví dụ, nếu bạn kết nối với ai đó tại một sự kiện kết nối, hãy thêm tên của họ theo sau là “Sự Kiện Kết Nối”.
• Thêm các chi tiết khác, như địa chỉ email, vào danh bạ của bạn.
• Gộp các liên lạc trùng lặp và xóa các liên lạc mà bạn không còn cần.
• Thêm các liên lạc thường xuyên sử dụng vào danh sách Yêu Thích. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy chúng khi cần.

iPhone

6. Sắp Xếp Nguồn Cấp Dữ Liệu Mạng Xã Hội

Mạng xã hội có thể trở thành một kẻ hút thời gian và kẻ giết năng suất, khi bạn cuộn qua các nguồn cấp dữ liệu vô tận với nội dung không liên quan. Đây không phải là một nỗ lực để tuyên chiến với mạng xã hội, mà là một nỗ lực để dọn dẹp nguồn cấp dữ liệu của bạn, để bạn có thể kết nối với những người và thương hiệu mà bạn thực sự quan tâm.

Việc dọn dẹp không gian số này sẽ giúp loại bỏ tiếng ồn, giữ cho bạn tập trung vào những gì quan trọng và duy trì sức khỏe tinh thần tích cực. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn dọn dẹp nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội của mình:

• Hủy theo dõi những người và thương hiệu mà bạn không còn quan tâm.
• Theo dõi bạn bè thân thiết, người thân trong gia đình và những người chia sẻ nội dung liên quan.
• Thích, bình luận và chia sẻ các bài viết phù hợp với sở thích của bạn. Điều này sẽ giúp các thuật toán hiển thị nội dung liên quan hơn.
• Tắt tiếng các tài khoản đăng quá thường xuyên hoặc không liên quan đến bạn.
• Loại bỏ các yếu tố gây phân tâm làm gián đoạn năng suất của bạn. Ví dụ, nếu bạn thường bị phân tâm bởi các biểu tượng thông báo trên các biểu tượng ứng dụng, hãy tắt chúng.

7. Thiết Lập và Sắp Xếp Hệ Thống Quản Lý Nhiệm Vụ

Đây là một không gian số khác cần được chú ý đặc biệt. Cách tốt nhất để đạt được mục tiêu và duy trì năng suất là có một kế hoạch và sắp xếp các nhiệm vụ cho hiệu quả tối đa. Một danh sách nhiệm vụ lộn xộn có thể gây áp lực và làm bạn khó tập trung. Dưới đây là một vài mẹo để giúp bạn bắt đầu:

• Sử dụng các ứng dụng quản lý nhiệm vụ để liệt kê và sắp xếp các nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Trello hoặc Asana để giữ cho các nhiệm vụ của bạn được sắp xếp.
• Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và khẩn cấp. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng ma trận Eisenhower.
• Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn.
• Xem xét lại danh sách nhiệm vụ của bạn định kỳ và xóa bỏ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
• Đặt thời hạn và đảm bảo bạn tuân thủ chúng.

Một người phụ nữ sử dụng Trello trên máy tính của cô ấy