Cách Khắc Phục Lỗi Trong Microsoft Excel Hiệu Quả

1. Tham Chiếu Công Thức Sai Hoặc Không Chính Xác

Khi làm việc với bảng tính, bạn có thể gặp tình huống các công thức không trả về kết quả tính toán mà thay vào đó là lỗi #REF!.

Lỗi #REF! trong Microsoft Excel khi xóa hàng làm hàm SUM không thể tính toán đúng

Lỗi #REF! xuất hiện trong hai trường hợp. Thứ nhất là khi bạn di chuyển hoặc xóa một ô, hàng hoặc cột, tạo ra tình huống tham chiếu ô không còn tồn tại như trước đây. Lỗi #REF! do di chuyển ô là phổ biến, đặc biệt khi tham chiếu trực tiếp đến các ô đơn lẻ.

Nếu lỗi xuất hiện ngay sau khi bạn di chuyển hoặc thay đổi ô, bạn có thể nhấn Undo (hoặc nhấn Ctrl + Z) và Redo (hoặc Ctrl + Y) để truy tìm bước nào đã tạo ra lỗi. Tuy nhiên, nếu vấn đề đã tồn tại lâu trong bảng tính của bạn, bạn sẽ cần chỉnh sửa công thức và sửa lại các tham chiếu ô trong các đối số của công thức.

Trường hợp thứ hai phổ biến là lỗi #REF! xuất hiện khi một hàm tra cứu (như VLOOKUP, XLOOKUP hoặc INDEX) yêu cầu các ô nằm ngoài phạm vi đã định nghĩa. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu hàm INDEX tìm kiếm trong cột thứ mười, nhưng phạm vi tra cứu chỉ chứa tám cột, điều này sẽ trả về lỗi #REF!.

Chìa khóa để ngăn chặn loại lỗi #REF! này là đảm bảo dữ liệu bạn đang tìm kiếm nằm trong phạm vi bạn đã định nghĩa cho hàm. Bạn có thể làm điều này bằng cách giới hạn giá trị tìm kiếm hoặc mở rộng phạm vi khu vực đang tìm kiếm để bao gồm giá trị.

2. Tên Hàm Hoặc Phạm Vi Sai

Một vấn đề phổ biến khác mà bạn có thể gặp phải khi làm việc trong Excel là nhập công thức hoặc hàm và sau đó nhận được lỗi #NAME?.

Lỗi #NAME? trong Microsoft Excel khi tên hàm AVERAGE bị đánh vần sai

Lỗi #NAME? xảy ra khi một phần của cú pháp công thức được nhập không chính xác, ngăn Excel tính toán công thức.

Thường xuyên nhất, vấn đề này là kết quả của việc nhập sai tên hàm (ví dụ, nhập “XLOKUP” thay vì “XLOOKUP”). Tuy nhiên, nó cũng có thể xảy ra với các dấu phân cách cú pháp (như dấu hai chấm, dấu phẩy và dấu ngoặc kép) và các phạm vi được đặt tên.

Đây là một sai sót tương đối đơn giản, vì vậy cũng dễ dàng ngăn chặn; hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo bạn đã nhập công thức đúng, bao gồm cả việc đánh vần đúng cú pháp và đặt dấu câu đúng vị trí.

Nếu bạn thấy lỗi #NAME? là vấn đề thường xuyên, bạn có thể cân nhắc sử dụng tính năng Insert Function trong tab Formulas. Tại đó, bạn có thể sử dụng cửa sổ Formula Wizard cho từng hàm, giúp bạn đi qua quá trình xác định các đối số và phạm vi mà không cần lo lắng về chi tiết cú pháp của hàm.

Tab Formulas trong Ribbon của Microsoft Excel

3. Kiểu Dáng và Định Dạng Không Được Chuyển

Khi làm việc với bảng tính Excel, dễ dàng bỏ qua cách dữ liệu của bạn được định dạng và liệu nó có đồng nhất hay không. Bạn có một bảng dữ liệu trông đẹp mắt trong một sheet, nhưng khi bạn sử dụng công thức mảng hoặc tương tự, kết quả xuất ra trông khác?

Khi bạn sử dụng công thức hoặc tham chiếu ô để chuyển nội dung của một ô sang ô khác, chỉ có dữ liệu được di chuyển, không phải bất kỳ định dạng kiểu dáng nào bạn đã áp dụng cho các ô gốc, chẳng hạn như phông chữ, màu sắc hoặc nền. Bạn sẽ phải áp dụng lại các thiết lập định dạng đó cho các ô mới nơi kết quả được đặt.

4. Lỗi Mảng Hoặc Tràn

Một số công thức trong Excel, đặc biệt là các công thức mảng, yêu cầu một lượng không gian cụ thể để hoạt động đúng. Nếu công thức không có đủ không gian để hoạt động đúng, hoặc nếu không gian đó bị gián đoạn bởi dữ liệu khác hoặc cuối bảng tính, lỗi #SPILL! sẽ xảy ra. Lỗi này cho thấy không có đủ chỗ cho công thức tràn sang các ô liền kề trong bảng tính.

Lỗi #SPILL! trong Excel

Nếu bạn gặp lỗi #SPILL!, điều đầu tiên bạn nên thử là xóa bất kỳ chướng ngại vật nào có thể cản trở công thức. Nếu điều đó không giải quyết vấn đề, hoặc không có nguyên nhân rõ ràng cho lỗi, có nhiều vấn đề khác bạn có thể kiểm tra nhanh chóng.

Các ô đã hợp nhất, cấu trúc công thức không đúng, hoặc thậm chí một công thức trả về quá nhiều giá trị và vượt quá giới hạn bộ nhớ của hệ thống đều có thể dẫn đến lỗi #SPILL trong Excel.

5. Lỗi Đánh Máy

Đôi khi, dữ liệu của bạn không hiển thị đúng trong Excel là kết quả của một vấn đề đơn giản nhất, một vấn đề thường bị bỏ qua: bạn đã đánh máy sai công thức. Đây có thể là một sai sót gây khó chịu, nhưng đáng để kiểm tra lại rằng công thức của bạn không có lỗi đánh máy.

Hãy đảm bảo bạn đã nhập đầy đủ các đối số cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang xử lý nhiều tiêu chí cùng làm việc, như khi sử dụng các câu lệnh IFS.

Nếu bạn đang xây dựng một câu lệnh phức tạp sử dụng nhiều hàm hoặc công thức lồng nhau, hãy đảm bảo rằng các dấu phân cách như dấu ngoặc, dấu phẩy và dấu ngoặc kép đều được đặt và đóng đúng cách để không có đối số hoặc phần tử nào bị treo hoặc bị đặt sai vị trí trong cấu trúc của công thức.

Để đảm bảo bạn nhập và sử dụng công thức đúng cách, bạn có thể đọc cú pháp của hàm trong thanh công thức, sử dụng Formula Wizard, hoặc kiểm tra với hướng dẫn hàm Excel của Microsoft.