Cách Sử Dụng Hiệu Quả Tính Năng Track Changes Trên Microsoft Word

1. Hiển Thị Các Thay Đổi Trong Bóng Bay

Track Changes không chỉ là một công tắc bật/tắt đơn giản. Sau khi nắm vững cách sử dụng Track Changes trên Microsoft Word, bạn có thể khám phá thêm các tính năng và tùy chỉnh trải nghiệm người dùng của mình.

Một trong những thành phần chính bạn có thể thay đổi là cách hiển thị đánh dấu. Khi bạn chọn Review > Show Markup > Balloons, bạn có ba tùy chọn:

• Hiển thị các thay đổi trong bóng bay
• Hiển thị tất cả các thay đổi nội tuyến
• Chỉ hiển thị định dạng trong bóng bay

Theo mặc định, Track Changes sử dụng các thay đổi nội tuyến, nghĩa là gạch bỏ các từ bị xóa và chèn các chỉnh sửa của bạn vào phần thân văn bản. Một vài thay đổi như vậy có thể chấp nhận được, nhưng với một tài liệu dài, điều này có thể gây khó chịu. Hơn nữa, thiết lập này không làm nổi bật các thay đổi định dạng, khiến việc tìm kiếm chúng trở nên khó khăn.

Sử dụng bóng bay chỉ để hiển thị định dạng là một bước tiến so với thay đổi nội tuyến. Các xóa bỏ và chèn vào vẫn xuất hiện trong phần thân văn bản, nhưng mọi thay đổi định dạng sẽ được liệt kê trong các bóng bay ở bảng bên phải văn bản.

Nếu bạn không thích chỉnh sửa nội tuyến, hãy chuyển sang hiển thị các thay đổi trong bóng bay. Bạn có thể xóa bỏ, chèn vào và định dạng tùy ý, và danh sách các thay đổi của bạn sẽ xuất hiện trong bảng bên phải. Mặc dù vẫn có màu đỏ, nhưng các chỉnh sửa của bạn sẽ gọn gàng và dễ quản lý hơn nhiều.

2. Sử Dụng Markup Đơn Giản Hoặc Không Markup Để Tránh Xao Lãng

Lựa chọn Markup Đơn Giản và Không Markup trên Track Changes

Tùy thuộc vào phong cách chỉnh sửa của bạn, bạn có thể muốn đọc qua tài liệu trước khi chỉnh sửa để nắm bắt luồng văn bản, khả năng đọc và các khoảng trống tiềm năng. Việc lấp đầy văn bản với các đánh dấu ngay từ đầu có thể phản tác dụng.

Track Changes cung cấp hai giải pháp trong menu thả xuống Display for Review. Markup Đơn Giản ẩn các bóng bay và thay đổi nội tuyến, chỉ hiển thị các đường kẻ đỏ dọc để chỉ ra nơi có thay đổi. Nhấp vào bất kỳ đường kẻ nào để nhanh chóng hiển thị các chỉnh sửa. Nhấp lại để ẩn chúng.

Không Markup loại bỏ cả các đường kẻ dọc. Bạn có thể đọc và chỉnh sửa trong yên bình cho đến khi bạn chọn cách khác. Làm việc với bất kỳ thiết lập nào trong số này đảm bảo một tài liệu rõ ràng với ít xao lãng nhất. Nếu bạn làm việc với một nhóm, hãy thiết lập cách hợp tác hiệu quả trên Word và đặt ra quy tắc sử dụng Track Changes để mọi người có thể làm việc thoải mái.

3. Sử Dụng Markup Toàn Bộ Hoặc Bản Gốc Một Cách Tiết Kiệm

Bạn không cần phải hiển thị toàn bộ đánh dấu của tài liệu Word trừ khi bạn muốn xem xét một thay đổi cụ thể hoặc tích hợp các thay đổi.

Việc xem văn bản gốc còn ít cần thiết hơn. Bạn có thể xem văn bản gốc để so sánh hai phiên bản, ví dụ về phong cách hoặc độ dài, nhưng chỉ đến đó mà thôi. Vì vậy, bạn không cần phải kích hoạt bất kỳ thiết lập nào trong số này cho đến khi bạn thực sự cần chúng. Điều này có thể giúp giảm bớt sự khó chịu với Track Changes.

4. Tùy Chỉnh Màu Sắc và Đánh Dấu

Lựa chọn màu sắc từ tùy chọn Track Changes nâng cao

Khi nhiều người dùng làm việc trên một tài liệu Word và thực hiện các thay đổi, tính năng Track Changes sẽ đánh dấu các chỉnh sửa của họ bằng các màu sắc khác nhau. Vấn đề gây khó chịu nhất với Track Changes thường là màu đỏ mặc định của các đánh dấu, đặc biệt là khi nó chiếm ưu thế trong các văn bản có nhiều thay đổi.

Tin vui là bạn có thể thay đổi màu này. Thực tế, bạn có thể mã hóa màu cho từng tài liệu bạn làm việc.

Trong phần Tracking, nhấp vào mũi tên Change Tracking Options. Bạn sẽ thấy một số cài đặt cơ bản mà bạn có thể thay đổi, nhưng để truy cập thêm các tùy chọn, nhấp vào Advanced Options. Điều này sẽ mở ra một cửa sổ cung cấp nhiều cách hơn để làm cho Track Changes trở nên của riêng bạn.

Bạn có thể chọn màu sắc tốt hơn cho các chèn vào, xóa bỏ, định dạng và nhiều hơn nữa. Bạn thậm chí có thể thay đổi cách mỗi chức năng được đánh dấu, từ in đậm đến gạch ngang kép và các ký hiệu. Ngoài ra, bạn có thể điều chỉnh cả giao diện của các bóng bay. Hãy lấy cảm hứng từ các ứng dụng năng suất sử dụng mã màu hiệu quả hoặc chỉ chọn các màu dễ nhìn khi sử dụng Track Changes.

5. Chiến Lược và Nhất Quán Khi Sử Dụng Nhận Xét

Việc để lại nhận xét là cách tốt nhất tiếp theo để đưa ra phản hồi trên Microsoft Word ngoài Track Changes. Tuy nhiên, việc sử dụng quá nhiều nhận xét có thể làm cho trải nghiệm chỉnh sửa và đọc trở nên quá tải.

Điều làm cho việc sử dụng nhận xét cùng với Track Changes dễ dàng hơn là quyết định trước cách bạn sẽ sử dụng từng tính năng. Với nhận xét, bạn có thể dành chúng cho các câu hỏi dành cho tác giả hoặc các ý tưởng để cải thiện văn bản—những điều mà bạn không thể nói qua Track Changes mà không thêm thắt thêm màu đỏ.

Ngoài ra, tốt nhất là chỉ đánh dấu những từ liên quan đến nhận xét của bạn, không phải cả đoạn văn. Bạn thậm chí có thể đặt nhận xét ở đầu hoặc cuối các chương.

6. Điều Chỉnh Cách Hiển Thị Nhận Xét

Chuyển đổi giữa nhận xét theo ngữ cảnh và danh sách nhận xét trên Microsoft Word

Nếu bạn đang gặp khó khăn với một tài liệu chứa quá nhiều ghi chú và nhận xét, hãy thử khám phá các tùy chọn có sẵn trong menu thả xuống Show Comments. Tính năng này có thể giúp bạn sắp xếp nhận xét theo cách mà bạn cảm thấy hợp lý, dù bạn đang đọc hay chỉnh sửa văn bản.

Ngoài ra, nếu tài liệu bạn đang chỉnh sửa nhỏ nhưng bạn có nhiều điều muốn nói, hãy xem xét việc chuyển đến một trang trống ở đầu hoặc cuối tài liệu và liệt kê phản hồi mà bạn sẽ đặt trong nhận xét ở đó. Bạn có thể làm điều này cho từng chương. Công cụ nhận xét thực tế hơn, nhưng bạn được tự do sử dụng nó khi và như thế nào bạn muốn.

Đừng ngần ngại sáng tạo với các tính năng có sẵn, như thêm số dòng vào văn bản trên Microsoft Word và sau đó tham chiếu các dòng cụ thể trong phản hồi của bạn. Hãy dành thời gian để tìm hiểu mọi thứ mà phần mềm xử lý văn bản này cung cấp và điều chỉnh mỗi công việc Track Changes cho phù hợp.

7. Chấp Nhận Hoặc Từ Chối Nhóm Các Thay Đổi

Khi là một nhà văn xem xét các chỉnh sửa của biên tập viên, điều quan trọng là phải cân nhắc kỹ lưỡng hầu hết các thay đổi, ngay cả khi bạn đang thực hiện các chỉnh sửa của riêng mình.

Tuy nhiên, khi nói đến các sửa chữa nhỏ như định dạng hoặc chỉnh sửa chính tả, có một cách nhanh hơn để tích hợp các thay đổi hoặc loại bỏ chúng. Chỉ cần chọn toàn bộ đoạn văn, nhấp chuột phải vào đó và chọn Chấp nhận Thay Đổi hoặc Từ Chối Thay Đổi. Lựa chọn của bạn sẽ ảnh hưởng đến tất cả các thay đổi trong đoạn văn đó.

Bạn có thể đi xa hơn và tích hợp các thay đổi của toàn bộ tài liệu. Để làm điều này, sau khi nhấp chuột phải vào đoạn văn được đánh dấu, chọn mũi tên xuống dưới Chấp nhận trong thanh công cụ và sau đó chọn Chấp nhận Tất Cả Các Thay Đổi. Ngay bên dưới đó, bạn có tùy chọn để tự động dừng Track Changes.

8. Điều Chỉnh Bảng Đánh Giá

Sử dụng Bảng Đánh Giá trên Word

Như đã đề cập trước đó, bạn có thể sử dụng bất cứ điều gì sẽ cải thiện trải nghiệm người dùng với Track Changes, bao gồm cả các tiện ích năng suất cho Microsoft Word. Tuy nhiên, ngay cả việc sắp xếp lại bố cục không gian làm việc kỹ thuật số của bạn cũng có thể mang lại lợi ích cho quy trình làm việc của bạn.

Bảng đánh giá trên Track Changes là một cách khác để xem tất cả các thay đổi mà không làm cho màn hình của bạn bị lộn xộn. Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu với không markup và để bảng đánh giá tạo ra một danh sách đơn giản các thay đổi. Bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh Bảng Đánh Giá, bạn có thể chuyển nó từ vị trí dọc sang ngang và ngược lại.