Cách Sử Dụng Tính Năng Dictate Trên Microsoft Outlook

Tính Năng Dictate Trên Microsoft Outlook Là Gì?

Tính năng Dictate trên Microsoft Outlook cho phép bạn sử dụng microphone để viết email. Khi bật tính năng này, bất kỳ điều gì bạn nói vào microphone sẽ được chuyển thành văn bản trong thân email. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho những người gặp khó khăn khi gõ phím hoặc những người thích nói ra suy nghĩ của mình hơn là gõ.

Tính năng Dictate trên Outlook khác biệt so với việc sử dụng ứng dụng nhận diện giọng nói trên Windows để viết email. Đầu tiên, bạn có thể sử dụng Dictate để thực hiện các hành động liên quan đến email, chẳng hạn như gửi email, thêm người nhận vào danh sách, hoặc viết dòng tiêu đề. Thứ hai, theo thông báo tính năng trên Microsoft 365 Insider, tính năng Dictate của Outlook sử dụng “lệnh giọng nói được hỗ trợ bởi AI”, điều này cho thấy có thêm một chút xử lý phức tạp hơn so với các ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói khác.

Trước khi bắt đầu, bạn nên kiểm tra xem Outlook có hỗ trợ ngôn ngữ của bạn hay không. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các ngôn ngữ trên Microsoft Support.

Cách Truy Cập Tính Năng Dictate Trên Microsoft Outlook

Để bắt đầu sử dụng Dictate, hãy mở một bản nháp mới hoặc trả lời email trong Microsoft 365 Outlook hoặc Outlook trên web. Nhấp vào nút Message trên thanh công cụ phía trên.

Chọn tùy chọn Message trong Outlook

Sau đó, nhấp vào nút Dictate trên thanh công cụ xuất hiện. Nút này trông giống như một chiếc microphone màu xanh nhỏ và nằm ở phía bên phải của thanh công cụ. Bạn cũng có thể nhấp vào mũi tên nhỏ bên phải của microphone để thiết lập ngôn ngữ đầu vào.

Nút Dictate trong Outlook

Outlook sẽ phát ra tín hiệu âm thanh khi Dictate bắt đầu lắng nghe microphone của bạn. Bây giờ, bất cứ điều gì bạn nói sẽ được chuyển thành văn bản trong email. Nếu bạn muốn dừng việc dictation, hãy nhấp lại vào nút microphone.

Cách Sử Dụng Tính Năng Dictate Trên Microsoft Outlook

Khi microphone đã được bật, bạn có thể kiểm soát email của mình. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft 365 của Outlook, bạn có thể nói “Thêm [tên] vào email” để thêm người nhận vào danh sách, hoặc “Thêm [tên] vào CC/BCC” để thêm người vào các trường CC hoặc BCC tương ứng. Sau khi thiết lập người nhận, bạn có thể nói “Đặt dòng tiêu đề là [tiêu đề]” để đặt tiêu đề cho email của bạn.

Trên các phiên bản Outlook khác, các lệnh trên có thể không hoạt động. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng công cụ Dictate để viết email. Chỉ cần microphone hiển thị bạn đang hoạt động, bất cứ điều gì bạn nói sẽ được chuyển thành văn bản trong thân email.

Bạn cần hướng dẫn một chút cho việc dictation. Nếu bạn muốn kết thúc câu với dấu chấm than, bạn cần nói “dấu chấm than” ở cuối. Ví dụ, nói “Tôi đã tìm thấy món quà hoàn hảo cho bạn dấu chấm than” sẽ thêm dấu chấm than vào cuối câu của bạn. Bạn cũng có thể thêm các ký hiệu tiền tệ và toán học theo cách tương tự.

Khi hoàn tất, nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365, bạn có thể gửi email bằng giọng nói. Chỉ cần nói “gửi email”, sau đó nói “có” khi Outlook hỏi bạn có chắc chắn không.

Có Nên Sử Dụng Tính Năng Dictate Trên Microsoft Outlook Không?

Các công cụ dictation trên lý thuyết rất tuyệt vời, nhưng nếu chúng không hoạt động như bạn mong muốn, chúng có thể gây ra sự thất vọng rất nhanh chóng. Vì vậy, tôi đã thử nghiệm tính năng này để xem hiệu suất của nó như thế nào.

Tôi thấy tính năng này hơi hạn chế khi sử dụng bên ngoài Outlook trong Microsoft 365. Các tính năng thú vị không được thêm vào đó, và độ chính xác của dictation không tốt lắm. Nó cũng đôi khi bỏ qua các từ tôi nói, nhận diện sai từ, hoặc tắt microphone trong khi tôi đang nói.

Quan điểm của tôi đã thay đổi hoàn toàn khi tôi tải xuống Microsoft 365 và sử dụng Outlook tại đó. Bây giờ, tất cả các tính năng hữu ích đã sẵn sàng để sử dụng, tôi có thể thiết lập người nhận, dòng tiêu đề, và bắt đầu viết email bằng các lệnh giọng nói, và Outlook không hiểu sai tôi. Đây chắc chắn là một trong những tính năng hàng đầu trong ứng dụng Microsoft 365.

Khi bạn sử dụng Dictate trên Microsoft 365, một thanh công cụ nhỏ sẽ xuất hiện khi bạn bật microphone. Tôi khuyên bạn nên nhấp vào biểu tượng bánh răng trên thanh này và chọn Bật tự động đặt dấu câu, vì nó đã làm rất tốt việc đoán nơi tôi muốn thêm dấu phẩy sau khi xử lý những gì tôi nói.

Tổng quan, tôi nghĩ rằng tính năng Dictate của Outlook đáng để sử dụng trên Microsoft 365. Nếu bạn dự định viết email bằng công cụ này, tôi khuyên bạn nên truy cập tài khoản Microsoft của mình, tải xuống Microsoft 365, và sau đó sử dụng Outlook thông qua trung tâm Microsoft 365. Tuy nhiên, các phiên bản Outlook khác có kết quả khá không ổn định với công cụ Dictate của riêng chúng.