Cách Tạo Bảng Mục Lục Đẹp Mắt Trong Microsoft Word

1. Chọn Kiểu Bảng Mục Lục Phù Hợp Cho Tài Liệu Word Của Bạn

Bước đầu tiên trong việc tạo bảng mục lục là chọn một kiểu phù hợp với tài liệu của bạn. Để chọn kiểu, hãy vào tab References và nhấp vào Table of Contents. Microsoft Word cung cấp nhiều kiểu có sẵn như Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2 và một Manual Table (yêu cầu nhiều công sức hơn!).

Truy cập menu Bảng Mục Lục trên thanh Ribbon

Bạn có thể chọn từ các mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Custom Table of Contents. Tùy chọn này cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn về thiết kế. Bạn có thể điều chỉnh font chữ, căn lề, các dấu chấm dẫn (leader lines) giữa tiêu đề và số trang, và số lượng cấp độ tiêu đề hiển thị. Để đặt bảng mục lục trên một trang riêng, hãy chèn một trang mới trước và sau nó bằng cách vào Insert > Break > Page Break.

2. Áp Dụng Kiểu Tiêu Đề Để Nâng Cao Bảng Mục Lục

Bảng mục lục dựa vào các kiểu tiêu đề (ví dụ: Heading 1, Heading 2) để tạo cấu trúc phân cấp. Nếu bạn chỉ in đậm tiêu đề hoặc tăng kích thước font chữ, bảng mục lục sẽ không nhận diện được. Do đó, bạn nên luôn sử dụng các kiểu để định dạng tài liệu Word một cách nhất quán để bảng mục lục hoạt động tự động. Sau đó, nếu kiểu tiêu đề mặc định trông quá đơn giản, bạn có thể điều chỉnh chúng.

Vào nhóm Styles và nhấp chuột phải vào kiểu (ví dụ: Heading 2). Chọn Modify để thay đổi font chữ, kích thước, khoảng cách hoặc màu sắc. Sau đó, thiết lập định dạng ưa thích của bạn.

Áp dụng kiểu cho tiêu đề trong tài liệu Word

Nếu bạn muốn tái sử dụng cài đặt này trong các tài liệu mới, hãy chọn New documents based on this template. Word sẽ nhận diện kiểu mới và hiển thị bảng mục lục tương ứng.

3. Thêm Phong Cách Trực Quan Với Hình Ảnh Và Định Dạng

Có nhiều cách để tạo phong cách cho trang bảng mục lục. Một cách dễ dàng để thu hút sự chú ý là thêm một bức ảnh bên cạnh bảng mục lục.

Tìm kiếm trực tuyến một bức ảnh hoặc hình minh họa phù hợp với chủ đề tài liệu của bạn. Bạn có thể sử dụng bộ sưu tập hình ảnh có sẵn của Word (từ Insert > Pictures). Để thêm phần độc đáo, bạn cũng có thể tìm kiếm tại các trang web ảnh miễn phí ít người biết đến.

Lọc để chọn ảnh dọc. Tôi thích các hình minh họa có họa tiết trang trí, dễ in. Cuối cùng, dán ảnh vào trang bảng mục lục. Đừng lo lắng về bố cục ngay lúc này… chúng ta sẽ sắp xếp từng bước một.

Chèn ảnh lên trên Bảng Mục Lục trong Word

Chọn nút Layout Options (trông như một cung tròn) bên cạnh ảnh. Sau đó, nhấp vào tùy chọn In Front of Text ở góc dưới bên phải. Ảnh sẽ “nổi” trên văn bản bảng mục lục, giúp bạn dễ dàng di chuyển nó trên trang.

Kéo các góc của ảnh và sắp xếp để che phủ toàn bộ trang bảng mục lục. Vào Picture Format (hoặc Graphics Format) > Crop và cắt bớt phần ảnh (như trong hình dưới đây). Bạn sẽ cần đưa ra một số quyết định sáng tạo tùy thuộc vào bức ảnh bạn đã chèn và vị trí bạn muốn đặt.

Cắt ảnh đã chèn lên trên trang Bảng Mục Lục trong Word

Bảng mục lục vẫn bị che khuất bởi ảnh. Chúng ta sẽ điều chỉnh một số cài đặt tùy chỉnh để hoàn thiện thiết kế trong các bước tiếp theo.

4. Tinh Chỉnh Với Tùy Chỉnh Nâng Cao

Bước cuối cùng là dịch chuyển văn bản bảng mục lục sang phải. Khi bạn đã có ý tưởng về vị trí ảnh, việc thụt lề văn bản bảng mục lục sẽ trở nên dễ dàng. Nhấp vào trang bảng mục lục (không phải vào ảnh).

Vào References > Table of Contents > Custom Table of Contents.

Đây là hộp thoại cho phép bạn tùy chỉnh bảng mục lục theo ý muốn. Ví dụ, bạn có thể thay đổi số lượng cấp độ để thiết lập cấu trúc phân cấp của tiêu đề. Hoặc, sử dụng một kiểu đặc biệt của các dấu chấm dẫn (tab leaders).

Nhấp vào Modify. Sử dụng hộp thoại Style để điều chỉnh tùy chỉnh cho từng cấp độ tiêu đề. TOC1… TOC2…TOC3 tương ứng với các kiểu tiêu đề trong tài liệu.

Bạn có thể chọn một font chữ mới hoặc táo bạo hơn, sử dụng các màu sắc khác nhau, hoặc in nghiêng… bạn có thể đưa ra bất kỳ lựa chọn sáng tạo nào. Tôi thường chọn một màu từ bức ảnh và sử dụng nó cho font chữ.

Điều chỉnh kiểu để nâng cao Bảng Mục Lục trong Word

Nhấp vào Format. Menu Format hiển thị thêm nhiều cách để tùy chỉnh bố cục. Để di chuyển bảng mục lục ra xa khỏi ảnh, chọn Paragraph > Indentation. Nhập một số trong trường Left để dịch chuyển văn bản. Bạn phải chọn từng cấp độ TOC và thụt lề chúng riêng biệt.

Nhấp OK nhiều lần để hoàn tất các thay đổi và thoát khỏi các hộp thoại.

Thụt lề Bảng Mục Lục ra xa ảnh trong Word

Để hoàn thiện, bạn có thể thay thế tiêu đề mặc định “Contents” và chèn tiêu đề của riêng bạn. Chèn một Text Box lên trên bảng mục lục và định dạng nó với tiêu đề “Contents” trang trí hơn. Tốt nhất là sử dụng cùng loại font chữ với kích thước lớn hơn.

Căn chỉnh hộp văn bản với bảng mục lục. Và thế là xong!

Một Bảng Mục Lục được thiết kế đẹp mắt trong Word

Đừng lạm dụng font chữ và màu sắc. Hãy giữ một chủ đề nhất quán phù hợp với tính chất và nội dung của tài liệu.

Sau khi đã thiết kế xong bảng mục lục, hãy luôn giữ nó cập nhật. Bất cứ khi nào bạn thêm hoặc thay đổi tiêu đề, hãy nhấp chuột phải vào bảng mục lục và chọn Update Field. Chọn Update entire table để phản ánh các tiêu đề và số trang mới.