Cách Tạo Biểu Đồ Gantt Trong Excel

Biểu Đồ Gantt Là Gì Và Tại Sao Bạn Nên Sử Dụng Nó?

Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến, hiển thị các nhiệm vụ dưới dạng các thanh ngang trên một đường thời gian. Các thanh này đại diện cho ngày bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về lịch trình của dự án.

Biểu đồ Gantt trong Excel

Bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt khi cần một biểu diễn trực quan chi tiết về lịch trình của dự án. Các trường hợp có thể sử dụng bao gồm theo dõi thời hạn, mốc thời gian, và phụ thuộc nhiệm vụ trong một dự án lớn; điều phối các phần di chuyển khi lên kế hoạch cho một sự kiện; hoặc lập lịch trình cho các giai đoạn dự án khi thực hiện dự án xây dựng hoặc cải tạo nhà.

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của biểu đồ Gantt là khả năng làm nổi bật các nhiệm vụ chồng chéo và điểm nghẽn trong dự án, từ đó giúp bạn có thể thực hiện các hành động điều chỉnh kịp thời.

Cách Tạo Biểu Đồ Gantt Trong Excel

Excel không có tùy chọn để chèn trực tiếp biểu đồ Gantt, nhưng bạn có thể tạo một biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng biểu đồ thanh chồng lên nhau. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện điều này.

Chuẩn Bị Dữ Liệu

Để xây dựng biểu đồ Gantt, chúng ta sẽ sử dụng bảng dữ liệu dưới đây. Đây là một bảng đơn giản với các nhiệm vụ, ngày bắt đầu và thời gian thực hiện (tính bằng ngày).

Bảng nhiệm vụ trong Excel với ngày bắt đầu và thời gian thực hiện

Chèn Biểu Đồ Thanh Chồng Lên Nhau

Để chèn biểu đồ thanh chồng lên nhau, bạn hãy chọn tab Chèn trên thanh menu. Sau đó, nhấp vào Chèn Biểu Đồ Cột hoặc Thanh trong phần Biểu Đồ và chọn Thanh Chồng Lên Nhau trong phần Thanh 2-D của menu. Bạn cũng có thể chọn Thanh Chồng Lên Nhau 3-D trong phần Thanh 3-D.

Chèn biểu đồ thanh trong Excel

Chọn Dữ Liệu Của Bạn

Bây giờ, chúng ta cần chọn dữ liệu để đưa vào biểu đồ. Nhấp chuột phải vào biểu đồ thanh chồng lên nhau và chọn Chọn Dữ Liệu trong menu.

Mục Chọn Dữ Liệu trong Excel

Tiếp theo, nhấp vào nút Thêm trong phần Mục Nhập Trong Chú Thích (Chuỗi).

Hộp thoại Chọn Nguồn Dữ Liệu trống trong Excel

Nhấp vào hộp văn bản dưới Tên Chuỗi, sau đó nhấp vào tiêu đề Ngày Bắt Đầu trong bảng tính. Tiếp theo, nhấp vào hộp văn bản dưới Giá Trị Chuỗi và xóa nội dung hiện có để nó trống. Sau đó, chọn tất cả các ngày và nhấp OK để chèn chúng vào biểu đồ.

Chèn dữ liệu Ngày Bắt Đầu vào biểu đồ thanh trong Excel sử dụng hộp thoại Chỉnh Sửa Chuỗi

Trở lại hộp thoại Chọn Nguồn Dữ Liệu, nhấp vào nút Thêm một lần nữa. Sau đó, chọn tiêu đề Thời Gian Thực Hiện (Ngày) trong bảng tính cho Tên Chuỗi. Đối với hộp văn bản Giá Trị Chuỗi, chọn tất cả các ngày dưới tiêu đề đó.

Chèn dữ liệu Thời Gian Thực Hiện vào biểu đồ thanh trong Excel sử dụng hộp thoại Chỉnh Sửa Chuỗi

Bên cạnh phần Mục Nhập Trong Chú Thích (Chuỗi) trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ Liệu, bạn sẽ thấy phần Nhãn Trục Ngang (Danh Mục). Nhấp vào nút Chỉnh Sửa.

Hộp thoại Chọn Nguồn Dữ Liệu với dữ liệu trong đó

Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào hộp văn bản, chọn tất cả các nhiệm vụ dưới tiêu đề Nhiệm Vụ trong bảng tính và nhấp OK.

Chèn danh sách nhiệm vụ vào biểu đồ thanh sử dụng hộp thoại Nhãn Trục

Nhấp OK để đóng hộp thoại Chọn Nguồn Dữ Liệu.

Bạn sẽ nhận thấy rằng các nhiệm vụ đang ở thứ tự ngược lại. Chúng ta có thể dễ dàng khắc phục điều này bằng cách nhấp chuột phải vào chúng trong biểu đồ và chọn Định Dạng Trục.

Chọn tùy chọn Định Dạng Trục khi chỉnh sửa nhãn trục trong Excel

Trong bảng Định Dạng Trục bên phải, đánh dấu vào ô Đảo Ngược Thứ Tự Danh Mục – nó nằm dưới phần Vị Trí Trục.

Đảo ngược thứ tự nhãn trục trong Excel

Điều này sẽ đảo ngược các nhiệm vụ và đặt chúng vào thứ tự đúng.

Định Dạng Biểu Đồ Thành Biểu Đồ Gantt

Biểu đồ Gantt của chúng ta đang tiến triển tốt. Để hoàn thiện nó, chúng ta cần thực hiện một chút định dạng. Trước tiên, hãy loại bỏ những thanh màu xanh đó.

Để làm điều đó, nhấp chuột phải vào chúng và chọn Định Dạng Chuỗi Dữ Liệu trong menu. Trong bảng bên phải, chọn tab Điền & Đường và nhấp vào nút radio Không Điền trong phần Điền.

Loại bỏ điền từ thanh trong biểu đồ thanh trong Excel khi định dạng chuỗi dữ liệu

Bây giờ chúng ta có một thứ gì đó giống biểu đồ Gantt hơn nhiều.

Biểu đồ Gantt trong Excel với khoảng trống bên trái

Bước cuối cùng là loại bỏ các ngày gây ra khoảng trống bên trái. Chúng ta sẽ làm điều này bằng cách thiết lập giới hạn tối thiểu của chuỗi đó thành ngày bắt đầu của giai đoạn lập kế hoạch, tức là 1/11/2024.

Vấn đề là các giới hạn tối thiểu được biểu diễn bằng số, và các ngày ở đây sử dụng định dạng Ngày Ngắn. May mắn thay, Excel cho phép chúng ta dễ dàng chuyển đổi ngày thành giá trị số.

Để làm điều này, chuyển sang tab Trang Chủ trên thanh menu và chọn ngày đầu tiên dưới tiêu đề Ngày Bắt Đầu. Tiếp theo, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Ngày trong nhóm Số của ribbon và chọn Số trong menu.

Chọn kiểu dữ liệu Số trong Excel

Ngày sẽ được chuyển đổi thành số mà chúng ta có thể sử dụng làm giới hạn tối thiểu cho các ngày.

Sao chép số này, nhấp chuột phải vào các ngày trong biểu đồ (chúng cũng sẽ được chuyển đổi thành số), và chọn Định Dạng Trục. Trong bảng Định Dạng Trục bên phải, dán số vào hộp văn bản bên cạnh Tối Thiểu trong phần Giới Hạn.

Nhập giới hạn tối thiểu trong Tùy Chọn Trục của biểu đồ thanh trong Excel

Bây giờ những ngày thừa đó sẽ biến mất, và biểu đồ Gantt của bạn sẽ hoàn chỉnh.

Biểu đồ Gantt hoàn chỉnh trong Excel

Với một chút định dạng, bạn có thể làm cho biểu đồ Gantt trông bắt mắt hơn. Bạn có thể, ví dụ, thay đổi màu sắc của biểu đồ hoặc thêm tiêu đề trục vào biểu đồ Excel. Nhưng nếu bạn không muốn tạo từ đầu, có nhiều mẫu biểu đồ Gantt cho Excel mà bạn có thể tải xuống và điều chỉnh theo nhu cầu của mình.