Cách Tạo Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Đơn Giản Trong Excel

Tạo Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Đơn Giản Trong Excel

Để hiểu rõ quy trình tạo hệ thống quản lý kho hàng trong Excel, chúng ta sẽ tạo một cơ sở dữ liệu kho hàng cho cửa hàng điện thoại di động bằng cách làm theo các bước sau:

1. Tạo tiêu đề: Trong hàng đầu tiên của bảng tính Excel mới, tạo các tiêu đề sau: SKU, Tên Mẫu, Công Ty, Giá Đơn Vị, và Số Lượng Sẵn Có. Bạn có thể thêm nhiều tiêu đề hơn tùy theo nhu cầu của mình.

2. Định dạng tiêu đề: Sử dụng phông chữ đậm cho các tiêu đề.

3. Thêm màu nền cho tiêu đề: Để làm nổi bật tiêu đề, thêm màu nền cho các ô tiêu đề.

4. Chọn màu nền: Chọn tất cả các tiêu đề và vào phần Font trong tab Home.

5. Chọn màu: Nhấp vào mũi tên bên cạnh tùy chọn Fill Color và chọn màu bạn mong muốn.

   Tùy chọn màu nền trong Excel với nhiều màu chủ đề

Khi tiêu đề đã sẵn sàng, đến lúc điền thông tin vào. Lúc này, bạn sẽ có một bảng tính tương tự như sau:

Bạn có thể thêm đường viền để làm cho cơ sở dữ liệu Excel của bạn trở nên thẩm mỹ hơn và dễ đọc hơn bằng cách làm theo các bước sau:

1. Chọn tất cả các ô: Chọn tất cả các ô trong cơ sở dữ liệu kho hàng của bạn.

2. Vào phần Font: Vào phần Font trong tab Home.

3. Thêm đường viền: Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Borders.

   Tab đường viền trong Excel với tùy chọn thêm đường viền được làm nổi bật

4. Chọn kiểu đường viền: Chọn kiểu đường viền bạn muốn cho các ô trong cơ sở dữ liệu kho hàng của bạn.

Để thêm tùy chọn lọc vào cơ sở dữ liệu của bạn:

1. Chọn một ô bất kỳ: Chọn bất kỳ ô nào trong cơ sở dữ liệu của bạn.
2. Vào phần Editing: Vào phần Editing ở phía bên phải của tab Home.
3. Chọn Sort & Filter: Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Sort & Filter.
4. Chọn Filter: Nhấp vào Filter.

Chúc mừng, bạn vừa tạo một cơ sở dữ liệu kho hàng cho cửa hàng điện thoại di động.

Cơ sở dữ liệu kho hàng điện thoại di động trong Excel

Bạn có thể dễ dàng cập nhật cơ sở dữ liệu bằng cách thêm dữ liệu mới hoặc sửa đổi dữ liệu hiện có. Bạn cũng có thể lọc thông tin mong muốn từ cơ sở dữ liệu kho hàng mới tạo.

Ví dụ, nếu bạn muốn lọc các mục trong cơ sở dữ liệu kho hàng cho một công ty cụ thể:

1. Nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề Công Ty: Nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề Công Ty.
2. Chọn công ty mong muốn: Chọn công ty hoặc các công ty bạn mong muốn.
3. Cơ sở dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các mục (điện thoại di động) của những công ty đó.

Sử Dụng Hàm VLOOKUP Trong Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Excel

Giả sử bạn muốn tìm giá của một mặt hàng cụ thể trong cơ sở dữ liệu của bạn. Thay vì tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. Công thức của VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

• LOOKUP_VALUE là giá trị bạn muốn tìm trong cột đầu tiên của phạm vi bảng được chỉ định.
• TABLE_ARRAY là phạm vi ô được chỉ định mà bạn muốn áp dụng hàm VLOOKUP.
• COL_INDEX_NUMBER là số cột chứa giá trị trả về.
• RANGE_LOOKUP (tùy chọn) là TRUE hoặc FALSE. Chỉ định FALSE nếu bạn muốn Excel trả về giá trị chính xác hoặc TRUE nếu bạn muốn nó trả về giá trị gần đúng. Nếu bạn không chỉ định giá trị nào, Excel sẽ mặc định đặt giá trị TRUE và trả về các giá trị gần đúng.

Khi bạn áp dụng hàm VLOOKUP, Excel sẽ tìm kiếm giá trị LOOKUP_VALUE trong cột đầu tiên của phạm vi ô được chỉ định. Vì vậy, để hàm VLOOKUP hoạt động, giá trị LOOKUP_VALUE phải nằm trong cột đầu tiên của TABLE_ARRAY (phạm vi ô được chỉ định).

Sau khi tìm thấy LOOKUP_VALUE, Excel sẽ đếm số ô dựa trên COL_INDEX_NUMBER được chỉ định và trả về kết quả. Giá trị trả về sẽ là chính xác hoặc gần đúng, tùy thuộc vào việc bạn chỉ định giá trị FALSE hay TRUE cho RANGE_LOOKUP.

Bây giờ, bạn đã hiểu rõ về hàm VLOOKUP, chúng ta sẽ sử dụng nó để trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu kho hàng điện thoại di động của chúng ta. Để tìm giá của một chiếc điện thoại di động cụ thể từ cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Tạo tiêu đề mới: Tạo hai tiêu đề mới trong các ô mới: SKU và Giá.

2. Nhập công thức: Dưới tiêu đề Giá, nhập công thức sau:

   =VLOOKUP(

3. Cung cấp giá trị LOOKUP_VALUE: Chọn ô dưới tiêu đề SKU (ô I5 trong trường hợp của chúng ta), sau đó thêm dấu phẩy.

4. Chọn TABLE_ARRAY: Chọn tất cả các ô trong cơ sở dữ liệu, dưới các tiêu đề (ô A2:E10 trong trường hợp của chúng ta), tiếp theo là dấu phẩy.

5. Đặt COL_INDEX_NUMBER: Chúng ta muốn tìm giá của SKU mong muốn, vì vậy chúng ta sẽ đặt COL_INDEX_NUMBER là 4 (vì tiêu đề Giá Đơn Vị là cột thứ 4 trong cơ sở dữ liệu của chúng ta), và theo sau là dấu phẩy.

6. Chỉ định RANGE_LOOKUP: Cuối cùng, chỉ định RANGE_LOOKUP là FALSE, vì chúng ta muốn Excel trả về giá trị chính xác.

   Cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel với công thức hàm VLOOKUP bên cạnh

7. Nhấn Enter: Excel sẽ trả về lỗi #N/A, nhưng đừng lo. Đó chỉ vì chúng ta chưa thêm SKU mong muốn (LOOKUP_VALUE) dưới tiêu đề SKU.

Để tìm giá của một SKU cụ thể (từ phạm vi được chỉ định, tức là cơ sở dữ liệu của chúng ta), nhập nó dưới tiêu đề SKU và Excel sẽ trả về giá chính xác của mặt hàng đó. Bạn có thể làm điều này cho bất kỳ mặt hàng nào trong cơ sở dữ liệu.

Để tìm thêm thông tin về mặt hàng, bạn lặp lại quy trình tương tự. Giả sử bạn cũng muốn tìm số lượng sẵn có của một mặt hàng. Để làm điều đó, tạo một tiêu đề mới bên cạnh tiêu đề Giá và đặt tên nó là Số Lượng. Dưới tiêu đề mới này, nhập công thức sau:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Lưu ý rằng, trong khi phần còn lại của công thức giống nhau, COL_INDEX_NUMBER của chúng ta đã thay đổi từ 4 (trong công thức trước) thành 5. Đó là vì tiêu đề Số Lượng nằm ở cột thứ 5 của cơ sở dữ liệu của chúng ta.

Tạo Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Bằng Mẫu Excel

Nếu bạn không muốn phải tạo hệ thống quản lý kho hàng trong Excel theo cách thủ công, bạn có thể chọn cách dễ dàng hơn là sử dụng mẫu Excel.

1. Tìm mẫu Excel: Vào trang web của Office để tìm các mẫu quản lý kho hàng Excel đã sẵn sàng để sử dụng.

   Mẫu quản lý kho hàng Excel

2. Chọn và tải xuống mẫu: Chọn mẫu bạn muốn sử dụng và tải xuống.

3. Mở tệp mẫu: Khi tải xuống hoàn tất, nhấp đúp vào tệp để mở tệp mẫu.

4. Bắt đầu chỉnh sửa: Nhấp vào Enable Editing ở đầu để bắt đầu điều chỉnh theo nhu cầu của bạn.

Bây giờ, bạn có thể thêm hoặc xóa tiêu đề theo nhu cầu của mình và bắt đầu sử dụng mẫu để quản lý kho hàng bằng cách thêm các mặt hàng và cập nhật thông tin liên quan.