Contents
Trong thế giới công việc hiện đại, việc tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp là điều không thể thiếu. Một báo cáo chuyên nghiệp không chỉ cần phải được tổ chức tốt mà còn phải có tính thẩm mỹ cao và dễ đọc. Một trong những cách để đạt được điều này là sử dụng bố cục nhiều cột. Bố cục này không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn làm cho tài liệu dễ dàng quét nhanh và có thể tổ chức các phần riêng biệt trong văn bản. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thêm cột vào tài liệu trong Microsoft Word, từ việc áp dụng cho toàn bộ tài liệu đến việc thêm cột cho từng đoạn văn hoặc phần cụ thể.
Thêm Cột Vào Toàn Bộ Tài Liệu
Để thêm cột vào toàn bộ tài liệu, bạn hãy làm theo các bước sau:
-
Chọn tab Layout: Trên thanh công cụ của Microsoft Word, bạn sẽ thấy tab Layout.
-
Chọn Columns: Trong tab Layout, bạn sẽ thấy tùy chọn Columns. Nhấp vào đó.
-
Chọn số cột: Bạn có thể chọn Two hoặc Three để tách văn bản thành hai hoặc ba cột, mỗi cột rộng 3 inch và khoảng cách giữa các cột là 0.15 inch. Nếu bạn muốn nhiều hơn ba cột, hãy chọn More Columns và nhập số cột mong muốn vào ô Number of Columns. Microsoft Word cho phép bạn tạo tối đa 13 cột văn bản.
Thêm cột trong Word -
Chọn bố cục cột: Nếu bạn muốn có nhiều văn bản hơn ở bên trái hoặc bên phải, hãy chọn Right hoặc Left từ menu Columns. Bố cục này cho phép bạn nhấn mạnh một bên của trang cho nội dung nổi bật hơn, trong khi giữ cột còn lại cho thông tin hỗ trợ như ghi chú bên hoặc tóm tắt.
-
Khôi phục cột mặc định: Để khôi phục số cột mặc định, chỉ cần chọn One từ danh sách thả xuống trong Columns.
Thêm Cột Vào Một Đoạn Văn
Nếu bạn chỉ muốn thêm cột vào một đoạn văn cụ thể mà không ảnh hưởng đến phần còn lại của tài liệu, hãy làm theo các bước sau:
-
Chọn đoạn văn: Chọn đoạn văn mà bạn muốn thêm cột.
-
Chọn tab Layout: Nhấp vào tab Layout trên thanh công cụ.
-
Chọn Columns: Chọn Columns từ tab Layout.
-
Chọn số cột: Chọn tùy chọn mong muốn từ danh sách thả xuống. Đoạn văn sẽ được chia thành các cột trong khi phần còn lại của văn bản vẫn giữ nguyên.
Bố cục hai cột cho một đoạn văn trong Word
Thêm Cột Vào Một Phần
Nếu bạn muốn sử dụng bố cục nhiều cột cho một phần cụ thể của tài liệu, bạn có thể sử dụng section breaks. Đây là cách thực hiện:
-
Thêm section break: Điều hướng đến Layout > Breaks > Section Breaks. Chọn vị trí bạn muốn phần tiếp theo bắt đầu: trang tiếp theo, cùng trang, trang số chẵn tiếp theo, hoặc trang số lẻ tiếp theo.
-
Áp dụng bố cục nhiều cột: Đặt con trỏ vào phần bạn muốn thêm cột, chọn Layout > Columns, và chọn số cột bạn muốn thêm.
Bố cục nhiều cột cho một phần trong Word -
Hiển thị section breaks: Để làm cho section breaks hiển thị, điều hướng đến tab Home, và chọn nút Show/Hide (biểu tượng Pilcrow) từ nhóm Paragraph.
Section breaks hiển thị trong Microsoft Word
Mẹo Để Tạo Báo Cáo Chuyên Nghiệp
Sau khi thêm cột vào tài liệu của bạn, bạn có thể làm cho báo cáo của mình trông chuyên nghiệp hơn với các mẹo sau:
1. Sử Dụng Text Wrapping Cho Hình Ảnh
Text wrapping trong Word cho phép hình ảnh trong tài liệu của bạn hòa quyện một cách tự nhiên với văn bản. Để áp dụng text wrapping, hãy chọn hình ảnh, nhấp vào biểu tượng Layout Options bên cạnh nó, và chọn một bố cục text wrap từ các tùy chọn With Text Wrapping. Bạn có thể thay đổi kích thước hình ảnh ngoài ranh giới của cột và để văn bản chảy tự nhiên xung quanh hình ảnh.
Text wrapping được kích hoạt trong Microsoft Word
2. Tùy Chỉnh Ngoài Các Cài Đặt Mặc Định
Bạn có thể tùy chỉnh bố cục nhiều cột của mình hơn nữa bằng cách chọn More Columns từ menu Columns. Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể thêm tối đa 13 cột, tùy chỉnh chiều rộng và khoảng cách của từng cột (bỏ chọn hộp Equal column width), và thêm đường kẻ giữa các cột.
Cửa sổ More Columns trong Microsoft Word
3. Sử Dụng Column Breaks
Column breaks có thể được sử dụng để kiểm soát luồng văn bản trong các cột. Bạn có thể sử dụng nó để buộc một dòng trong một cột bắt đầu ở cột tiếp theo. Để chèn column break, sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + Enter hoặc chọn Column từ Layout > Breaks.
Sử dụng column breaks trong Microsoft Word
Bố cục nhiều cột có thể nâng cao tính thẩm mỹ và khả năng đọc của báo cáo của bạn. Chúng rất dễ thiết lập và tùy chỉnh. Bạn có thể thử nghiệm với các bố cục cột khác nhau – như hai hoặc ba cột hoặc chiều rộng cột không đều – để xem bố cục nào phù hợp nhất với tài liệu của bạn. Ngoài ra, bảng biểu cũng là một cách tuyệt vời để tổ chức thông tin trong Microsoft Word.
-
Làm thế nào để thêm cột vào toàn bộ tài liệu trong Microsoft Word?
- Đi đến tab Layout, chọn Columns, và chọn số cột bạn muốn.
-
Có thể thêm cột vào một đoạn văn cụ thể không?
- Có, chọn đoạn văn, đi đến tab Layout, chọn Columns, và chọn số cột mong muốn.
-
Làm thế nào để thêm cột vào một phần cụ thể của tài liệu?
- Sử dụng section breaks để tách phần bạn muốn, sau đó áp dụng bố cục nhiều cột cho phần đó.
-
Làm thế nào để hiển thị section breaks trong Word?
- Đi đến tab Home, và chọn nút Show/Hide từ nhóm Paragraph.
-
Có thể tùy chỉnh chiều rộng và khoảng cách của các cột không?
- Có, chọn More Columns từ menu Columns và tùy chỉnh trong cửa sổ tiếp theo.
-
Làm thế nào để sử dụng column breaks?
- Sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + Enter hoặc chọn Column từ Layout > Breaks.
-
Làm thế nào để áp dụng text wrapping cho hình ảnh trong cột?
- Chọn hình ảnh, nhấp vào biểu tượng Layout Options, và chọn một bố cục text wrap từ các tùy chọn With Text Wrapping.
Kết Luận
Việc thêm cột vào tài liệu trong Microsoft Word không chỉ giúp bạn tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp mà còn tăng cường khả năng đọc và tổ chức thông tin. Bằng cách làm theo các bước và mẹo được cung cấp trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh bố cục của tài liệu để phù hợp với nhu cầu của mình. Hãy thử nghiệm và tìm ra bố cục nào phù hợp nhất với báo cáo của bạn. Để biết thêm nhiều mẹo hữu ích khác, hãy truy cập Tạp Chí Mobile.
