Cách Thực Hiện Đánh Giá Hàng Tuần Để Tăng Năng Suất Làm Việc

Lợi Ích Của Đánh Giá Hàng Tuần

Đánh giá hàng tuần mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Giúp bạn phân tích tuần qua và phát hiện các mẫu lặp lại.
• Giúp bạn nhận ra và ăn mừng những thành tựu đã đạt được.
• Cung cấp cái nhìn khách quan về tuần tới, cho phép bạn đưa ra quyết định tốt hơn về việc ưu tiên nhiệm vụ và xử lý sớm các xung đột tiềm ẩn.
• Nhận diện các nút thắt hoặc thực hành không hiệu quả, giúp cải thiện quy trình làm việc, khiến mỗi tuần trôi qua suôn sẻ hơn.

Chọn Ngày Và Giờ Cố Định

Sự nhất quán là chìa khóa để thực hiện đánh giá hàng tuần thành công. Chọn một ngày và giờ cụ thể giúp việc này trở thành thói quen và dễ dàng hơn trong lịch trình của bạn. Dưới đây là một số gợi ý để bạn quyết định ngày phù hợp nhất:

Cuối Tuần: Chủ Nhật Tối

Tôi thực hiện đánh giá hàng tuần vào lúc 6 giờ tối mỗi Chủ Nhật. Chủ Nhật là thời điểm chuyển tiếp tự nhiên giữa nghỉ ngơi từ tuần trước và chuẩn bị cho tuần tới. Với tuần qua phía sau, tôi có đủ thông tin để bắt đầu tuần mới với sự rõ ràng.

Cuối Tuần Làm Việc: Chiều Thứ Sáu

Chiều thứ Sáu có thể lý tưởng nếu đánh giá hàng tuần của bạn chủ yếu xoay quanh các nhiệm vụ hoặc mục tiêu liên quan đến công việc. Kết thúc tuần làm việc bằng một đánh giá giúp bạn phản ánh những gì đã hoàn thành và nhìn về những gì sắp tới, hiệu quả kết thúc tuần. Ngoài ra, nó cung cấp một kết thúc tâm lý cho tuần làm việc, cho phép bạn hoàn toàn ngắt kết nối vào cuối tuần, biết rằng bạn đã lên kế hoạch trước.

Bất kể sở thích của bạn là gì, hãy ưu tiên thực hiện đánh giá hàng tuần vào cùng một ngày và giờ mỗi tuần. Bạn có thể thiết lập lời nhắc nhở định kỳ cho đánh giá hàng tuần trên ứng dụng quản lý công việc yêu thích của mình. Tôi sắp xếp danh sách công việc và thiết lập quy trình đánh giá của mình trong ứng dụng Reminders.

Dọn Dẹp Không Gian Làm Việc Kỹ Thuật Số

Không gian làm việc kỹ thuật số (hoặc hộp thư đến) có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn nếu không có quy trình đánh giá thường xuyên, và một trong những phần giá trị nhất của đánh giá hàng tuần của tôi là dọn dẹp các khu vực này. Đánh giá hàng tuần cho phép tôi quét qua tất cả các không gian làm việc kỹ thuật số và sắp xếp chúng để bắt đầu tuần mới với tâm trí rõ ràng.

Email

Tôi bắt đầu với hộp thư đến email. Tôi xem xét các tin nhắn từ tuần trước để xem có tin nhắn nào có thể chuyển thành nhiệm vụ cụ thể hay không. Điều này cũng bao gồm việc trả lời các email có thể bị bỏ sót trong tuần. Nếu bạn sử dụng công cụ giao tiếp nội bộ như Slack, bạn có thể áp dụng quy trình tương tự cho các tin nhắn ở đó.

Lịch

Tiếp theo, tôi xem xét lịch của mình, chú ý đến các hành động theo dõi cho các sự kiện đã qua, sắp xếp lại khi cần thiết và quét các cuộc hẹn sắp tới để đảm bảo tôi đã chuẩn bị. Có cái nhìn tổng quan về lịch trình của mình giúp tôi dự đoán những gì sắp tới và giảm bớt bất ngờ trong tuần.

Một sự kiện họp trong lịch

Ghi Chú

Ứng dụng ghi chú của tôi chứa mọi thứ từ ghi chú cuộc họp đến các điểm nổi bật của bài viết. Tôi thường vội vàng khi tạo các ghi chú này, vì vậy chúng có thể trở nên không được sắp xếp. Đánh giá hàng tuần của tôi có thể bao gồm việc sắp xếp các hành động từ chương trình nghị sự cuộc họp, sắp xếp các trích dẫn từ bài viết và sách, và xem xét các ghi chú mà tôi đã tạo qua nhật ký khoảng trống.

Xem Lại Danh Sách Dự Án, Backlog và Mục Tiêu Dài Hạn

Một dự án là một tập hợp các nhiệm vụ con liên quan nhằm hướng tới một mục tiêu cụ thể. Ví dụ, một chiến dịch tiếp thị cho sản phẩm mới thường bao gồm nhiều nhiệm vụ con như tạo bài đăng trên mạng xã hội, thiết kế đồ họa và lên lịch chiến dịch email.

Trong phần này của đánh giá hàng tuần, tôi xác nhận rằng mỗi dự án có ít nhất một hành động tiếp theo ngay lập tức, để luôn có một con đường rõ ràng phía trước. Nếu một dự án bị đình trệ – có thể vì một nhiệm vụ phụ thuộc vào người khác – tôi sẽ đặt lời nhắc nhở để theo dõi vào một thời điểm cụ thể. Bài tập này đảm bảo rằng các dự án hiện tại của tôi hỗ trợ các mục tiêu dài hạn.

Danh sách Someday/Maybe trong ứng dụng Reminders

Danh sách Someday/Maybe hoặc backlog là nơi tôi lưu trữ các ý tưởng, dự án hoặc mục tiêu mà tôi muốn theo đuổi nhưng chưa sẵn sàng cam kết. Điều này bao gồm bất kỳ khát vọng, sở thích hoặc dự án tiềm năng nào không yêu cầu hành động ngay lập tức, chẳng hạn như việc thăm một địa điểm cụ thể hoặc học một ngôn ngữ mới.

Trong đánh giá hàng tuần, tôi quét qua danh sách Someday/Maybe để xem có gì cảm thấy đủ liên quan để chuyển sang trạng thái hoạt động không. Ngược lại, một số mục có thể không còn liên quan. Xóa chúng giúp tôi tập trung vào những gì có thể hành động ngay bây giờ trong khi đảm bảo không bỏ lỡ các cơ hội tiềm năng trong tương lai.

Xử Lý Hộp Thư Nhiệm Vụ Hoặc Danh Sách Nhiệm Vụ

Đến giai đoạn này, hộp thư nhiệm vụ của tôi (không gian tin cậy nơi tôi thu thập tất cả các nhiệm vụ trước khi sắp xếp chúng) đã được lấp đầy bởi các công việc thu thập từ các không gian kỹ thuật số khác nhau – email, lịch, Slack và nhiều hơn nữa. Bước này trong quy trình đánh giá hàng tuần của tôi giúp tôi sắp xếp và lên lịch các nhiệm vụ này một cách hiệu quả.

Danh sách Inbox trong ứng dụng Reminders để thu thập nhiệm vụ

Hành Động Tiếp Theo Là Gì?

Tôi đảm bảo mỗi nhiệm vụ rõ ràng và có thể hành động. Nếu nhiệm vụ mơ hồ, tôi làm rõ bước tiếp theo cụ thể để tránh nhầm lẫn. Nếu nhiệm vụ lớn hoặc phức tạp, tôi phân chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Mức Độ Ưu Tiên Là Gì?

Tôi sử dụng thẻ ưu tiên trong ứng dụng Reminders để phân biệt giữa các nhiệm vụ khẩn cấp, quan trọng và không khẩn cấp. Điều này giúp tôi ưu tiên công việc và đảm bảo tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất trước.

Nhiệm Vụ Này Thuộc Dự Án Hoặc Lĩnh Vực Nào?

Tôi di chuyển mỗi nhiệm vụ vào dự án hoặc lĩnh vực trách nhiệm liên quan nhất, để mọi thứ được sắp xếp theo ngữ cảnh và mục đích. Ví dụ, bài tập trường học của tôi sẽ vào dự án Giáo Dục, trong khi bất kỳ nhiệm vụ liên quan đến công việc nào sẽ vào dự án Công Việc.

Ngày Hết Hạn Là Gì?

Tôi thêm ngày hết hạn và đặt lời nhắc nhở cho mỗi nhiệm vụ, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ hạn chót nào. Nếu một nhiệm vụ phù hợp hơn với người khác, tôi ủy thác nó và đặt lời nhắc nhở để theo dõi.

Sau khi sắp xếp mọi thứ, tôi sử dụng Danh Sách Thông Minh trong ứng dụng Reminders để tạo danh sách Hôm Nay và Tuần Này để lọc các nhiệm vụ cho ngày và tuần cụ thể đó.

Cách tạo Danh Sách Thông Minh trong ứng dụng Reminders

Phần này của đánh giá hàng tuần rất linh hoạt. Bạn có thể sử dụng một quy trình tương tự hoặc hệ thống năng suất ưa thích của bạn để sắp xếp các nhiệm vụ.

Phản Ánh Những Gì Đã Sai Hoặc Đúng

Phần cốt lõi của đánh giá hàng tuần của tôi là phản ánh những gì đã diễn ra tốt và những gì không. Bước này cho phép tôi đánh giá năng suất của mình và tìm cách cải thiện.

Tôi bắt đầu bằng cách tự hỏi: Điều gì đã diễn ra tốt? Phản ánh này giúp tôi ăn mừng những thành tựu trong tuần trước và nhận ra bất kỳ thói quen năng suất nào mà tôi có thể tiếp tục sử dụng. Tiếp theo, tôi nhìn vào những gì không diễn ra tốt – các nhiệm vụ mà tôi không thể hoàn thành hoặc các dự án bị đình trệ. Tôi có thể làm gì khác đi trong tuần tới để cải thiện?

Một giải pháp tiềm năng là lên lịch cho nhiệm vụ cụ thể vào một thời điểm khác trong ngày khi tôi cảm thấy tập trung hoặc năng lượng hơn. Đây là lý do tại sao tìm hiểu loại ngủ chronotype của bạn và sử dụng nó để lợi thế của bạn là điều quan trọng. Một lựa chọn khác là ủy thác nhiệm vụ cho người khác nếu có thể. Đôi khi, chính nhiệm vụ không phải là vấn đề. Thử một cách tiếp cận khác có thể giúp tôi hoàn thành nó hiệu quả hơn.