Cách Xin Lỗi Chuyên Nghiệp Qua Email

Ba Yếu Tố Của Một Email Xin Lỗi Đúng Chuẩn

Mặc dù không có mẫu chuẩn nào áp dụng cho tất cả, nhưng tiêu chuẩn chung cho lời xin lỗi thường bao gồm ba phần:

1. Thừa nhận rằng bạn đã làm điều gì đó sai.
2. Cảm thấy hối hận về hành động của mình và thấu cảm để hiểu cách mà hành động đó đã làm tổn thương người khác.
3. Bồi thường, tức là làm cho tình hình trở nên tốt hơn.

Chúng ta sẽ xem xét từng yếu tố này khi đi qua cách xin lỗi qua email.

Cách Mở Đầu Email Xin Lỗi

Trước khi bắt đầu viết lời xin lỗi thực sự, bạn cần phải định hướng người nhận. Điều này sẽ thay đổi tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người đó.

Giả sử bạn đã mắc lỗi trong tình huống chuyên nghiệp và bạn cần gửi email xin lỗi đến sếp của mình. Chẳng hạn, bạn đã không hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng đúng hạn, điều này đã làm chậm trễ dự án của mọi người.

Trong trường hợp này, lời chào phù hợp sẽ là “Kính gửi [Tên],”. Nếu bạn đang xin lỗi một người bạn, thì “Xin chào [Tên],” hoặc “Chào [Tên],” sẽ phù hợp hơn.

Đừng quên dòng tiêu đề của email xin lỗi. Sau khi bạn đã làm phiền ai đó, họ có thể không vui khi nhận được email từ bạn.

Đặt một tiêu đề như “Xin Vui Lòng Chấp Nhận Lời Xin Lỗi Của Tôi” hoặc “Tôi Rất Chân Thành Xin Lỗi” trong dòng tiêu đề là cách tốt để làm rõ ngay từ đầu mục đích của thông điệp của bạn. Điều này rất quan trọng để tránh những sai lầm giao tiếp phổ biến và không làm loãng thông điệp của bạn. Giữ dòng tiêu đề đơn giản để họ biết nội dung thông điệp của bạn.

Thừa Nhận Sai Lầm Của Bạn

Biển Báo Xin Lỗi

Bây giờ bạn đã hoàn thành phần mở đầu, đã đến lúc cho phần quan trọng đầu tiên của lời xin lỗi. Ở đây, bạn cần phải rõ ràng xác định vấn đề đã xảy ra. Hãy chịu trách nhiệm về những gì bạn đã làm; đừng cố đổ lỗi cho người khác hoặc đưa ra lý do cho những gì đã xảy ra.

Dưới đây là ví dụ về những gì không nên làm trong email xin lỗi của bạn:

Mặc dù tôi biết rằng tôi đã bỏ lỡ một hạn chót quan trọng, nhưng thực sự không phải lỗi của tôi. Tôi đã làm việc với Paul trong dự án này, và anh ấy đã làm mất quá nhiều thời gian của tôi bằng cách hỏi tôi một loạt câu hỏi không liên quan. Máy tính của tôi cũng bị đơ trong suốt tuần và bộ phận IT chưa thể xem xét. Vì vậy, điều này không hoàn toàn do tôi.

Ngay cả khi những điều trên đều đúng, nó không làm nên một lời xin lỗi tốt. Phần này cần phải thừa nhận phần trách nhiệm của bạn đối với sai lầm.

Điều gì đó như thế này sẽ tốt hơn nhiều:

Tôi nhận ra rằng tôi đã bỏ lỡ một hạn chót quan trọng. Dự án này rất quan trọng đối với phòng ban của chúng ta, và bạn đã tin tưởng tôi hoàn thành nó đúng thời hạn. Tôi biết rằng việc không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn đã làm chậm trễ việc hoàn thành dự án. Điều này phản ánh không tốt cho đội ngũ của chúng ta, và tôi xin lỗi vì điều đó.

Ở đây bạn đã rõ ràng nêu ra những gì bạn đã làm sai, mà không cố gắng giảm nhẹ hoặc đổ lỗi. Đây là một phần của việc xin lỗi thường bị bỏ qua ngày nay.

Thể Hiện Sự Hối Hận Về Những Gì Bạn Đã Làm

Hoa Hồng Xin Lỗi

Bây giờ bạn đã rõ ràng nêu ra lỗi của mình, bạn cần phải thể hiện sự hối hận về những gì đã xảy ra. Hãy nhớ rằng những gì bạn đã làm – ít nhất – đã gây ra đau đớn, thất vọng và các cảm xúc tiêu cực khác cho người khác. Trong môi trường chuyên nghiệp, nó có thể đã làm họ mất thời gian và tiền bạc, hoặc gặp rắc rối với cấp trên của họ.

Hãy làm rõ rằng bạn cảm thấy hối hận về tình huống. Cố gắng đặt mình vào vị trí của họ và hiểu cách mà hành động của bạn đã khiến họ cảm thấy. Đừng đưa ra lời giải thích cho hành vi của bạn ở đây, hoặc nói rằng bạn “xin lỗi vì họ cảm thấy như vậy” về những gì bạn đã làm.

Mục đích của lời xin lỗi là để sửa chữa mối quan hệ bị rạn nứt, không phải để chứng minh rằng bạn đã đúng từ đầu.

Dưới đây là ví dụ về cách khung phần này của lời xin lỗi:

Tôi muốn chân thành xin lỗi vì tôi đã không hoàn thành nghĩa vụ của mình và hoàn thành nhiệm vụ bạn giao phó đúng hạn. Không có lý do nào cho sự thất bại này. Tôi không thích biết rằng tôi đã làm đội ngũ của mình thất vọng, và cảm thấy rất tồi tệ vì điều này đã gây ra sự xấu hổ cho bạn khi gặp gỡ khách hàng.

Thể hiện sự thấu cảm là một kỹ năng mềm quan trọng giúp lời xin lỗi của bạn trở nên chân thành. Nó giúp bạn quên đi quan điểm của mình trong một thời gian và nhìn vào những gì người khác đang phải đối mặt.

Làm Cho Sai Lầm Của Bạn Được Sửa Chữa

Lời nói quan trọng, nhưng hành động mang lại trọng lượng nhiều hơn. Để chứng tỏ rằng bạn thực sự nói điều bạn đã nói, điều quan trọng là phải sửa chữa. Hành động sẽ hoặc là làm cho tình hình trở nên tốt hơn (nếu có thể) hoặc chứng tỏ rằng bạn sẽ cố gắng hết sức để không mắc lại cùng một lỗi.

Tiếp tục với ví dụ về việc bỏ lỡ hạn chót, điều gì đó như thế này có thể phục vụ như phần bồi thường của email xin lỗi:

Trong tương lai, để tránh bỏ lỡ hạn chót, tôi sẽ nói chuyện với bạn trước nếu tôi lo lắng rằng tôi sẽ không thể hoàn thành điều gì đó đúng hạn. Tôi sẽ nhận thức rõ hơn về thời gian cần thiết cho các dự án quan trọng và sẵn sàng làm thêm giờ ngoài văn phòng để đảm bảo chúng được hoàn thành. Điều này sẽ không xảy ra lần nữa.

Trong một số tình huống, bạn có thể không biết phải đưa ra gì để bù đắp cho hành vi của mình. Nếu đó là trường hợp, bạn có thể đơn giản hỏi “Tôi có thể làm gì để sửa chữa điều này?”

Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này của lời xin lỗi là thể hiện cách bạn sẽ hành động khác đi trong tương lai để ngăn chặn cùng một vấn đề xảy ra lại.

Cách Kết Thúc Email Xin Lỗi

Bây giờ bạn chỉ cần kết thúc thông điệp một cách chuyên nghiệp. Điều này khá đơn giản, nhưng hãy đảm bảo bạn giữ giọng điệu phù hợp. Bạn nên cảm ơn người nhận đã đọc thông điệp xin lỗi của bạn và chúc họ may mắn.

Cũng có thể là một ý tưởng tốt để mời họ thảo luận thêm về những gì bạn đã nói. Điều này cho thấy bạn chân thành và sẵn sàng cho thêm đối thoại.

Dưới đây là một cách để kết thúc email xin lỗi chuyên nghiệp của bạn:

Cảm ơn bạn đã đọc điều này. Nếu có bất cứ điều gì bạn muốn thảo luận thêm, xin vui lòng liên hệ với tôi để chúng ta có thể giải quyết.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Nếu bạn không muốn sử dụng “Trân trọng,” các cách kết thúc trang trọng khác như “Kính chào” cũng sẽ hoạt động. Bạn không cần phải nói “Với lời xin lỗi” hay bất cứ điều gì như vậy, vì bạn đã dành toàn bộ email để xin lỗi một cách đúng đắn.

Email Có Phải Là Phương Tiện Đúng Đắn Cho Lời Xin Lỗi Không?

Bắt Tay Kinh Doanh

Chúng ta đã đi qua cách xin lỗi chuyên nghiệp qua email. Nhưng trước khi bạn bắt đầu viết thông điệp của mình, bạn nên cân nhắc liệu email có phải là phương tiện tốt nhất cho lời xin lỗi của bạn.

Email chắc chắn có những lợi ích khi nói đến lời xin lỗi. Vì không có giới hạn thời gian, bạn có thể sắp xếp suy nghĩ của mình một cách rõ ràng và trực tiếp. Nếu cần một lời xin lỗi nhanh chóng, việc gửi email cho phép bạn liên lạc với họ trong một khoảng thời gian ngắn nếu việc gặp mặt trực tiếp không phải là một lựa chọn. Và khác với lời xin lỗi trực tiếp, bạn không cần phải tự phát và phản ứng với những gì người kia nói.

Nhưng không phải tất cả đều tốt. Email ít cá nhân hơn so với lời xin lỗi trực tiếp (hoặc cuộc gọi điện thoại). Tùy thuộc vào cấu trúc của công ty bạn, việc gửi email có thể bị coi là hèn nhát nếu việc xuất hiện trực tiếp là khả thi. Đừng ẩn sau màn hình khi bạn cần xin lỗi về điều gì đó. Nếu bạn xin lỗi qua email, hãy đảm bảo không phạm phải những sai lầm email công việc ngớ ngẩn sẽ làm giảm chất lượng thông điệp của bạn.