Contents
- Thêm Bình Luận Vào Nhiệm Vụ ClickUp Qua Email
- Tạo Nhiệm Vụ Mới Trong ClickUp Qua Email
- Tự Động Chuyển Tiếp Email Đến ClickUp
- Thêm Địa Chỉ Email Chuyển Tiếp Vào Gmail
- Thiết Lập Bộ Lọc Để Chuyển Tiếp Email Đến ClickUp
- Làm thế nào để tôi lấy địa chỉ email của một nhiệm vụ trong ClickUp?
- Tôi có thể chuyển tiếp email đến một danh sách trong ClickUp không?
- Làm thế nào để tôi tự động chuyển tiếp email từ Gmail đến ClickUp?
- Tôi có thể thêm người phụ trách và ngày hết hạn cho nhiệm vụ qua email không?
- Tôi có thể xóa bình luận từ email đã chuyển tiếp trong ClickUp không?
- Làm thế nào để tôi thêm thẻ vào nhiệm vụ qua email?
- Tôi có thể xem email đã chuyển tiếp trong định dạng HTML không?
- Dọn Dẹp Email Và Giữ Gìn Sự Sắp Xếp Với ClickUp
Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi phải liên tục chuyển đổi giữa hộp thư Gmail và không gian làm việc ClickUp để quản lý danh sách việc cần làm? ClickUp có một giải pháp giúp bạn loại bỏ sự phiền phức này. Bạn có thể chuyển emails thành nhiệm vụ và bình luận trong ClickUp mà không cần rời khỏi Gmail. Hãy cùng khám phá quy trình này để cải thiện hiệu suất công việc của bạn.
Thêm Bình Luận Vào Nhiệm Vụ ClickUp Qua Email
Để chuyển tiếp một email vào phần bình luận của nhiệm vụ trong ClickUp, bạn cần lấy địa chỉ email độc đáo của nhiệm vụ đó. Đúng vậy, mỗi nhiệm vụ bạn tạo trong ClickUp đều có một địa chỉ riêng. Để lấy địa chỉ này, hãy di chuột qua nhiệm vụ mà bạn muốn chuyển tiếp email và nhấp vào biểu tượng ellipsis.
Biểu tượng ellipsis trong cài đặt nhiệm vụ ClickUp
Từ danh sách thả xuống, chọn Gửi email đến nhiệm vụ.
Gửi email đến nhiệm vụ
Trong hộp thoại bật lên, nhấp Sao chép để sao chép địa chỉ email của nhiệm vụ vào bộ nhớ tạm.
Sao chép địa chỉ email nhiệm vụ
Bây giờ, mở Gmail và nhấn Ctrl + V vào thanh địa chỉ để dán địa chỉ email của nhiệm vụ. Bạn sẽ thấy văn bản thay đổi ngay lập tức thành tên của nhiệm vụ ClickUp. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn gửi email khác đến cùng một địa chỉ, chỉ cần nhập tên nhiệm vụ và chọn từ các tùy chọn thả xuống.
Dán địa chỉ nhiệm vụ vào thanh địa chỉ Gmail
Thêm tiêu đề và nội dung vào email và nhấn nút Gửi.
Thêm tiêu đề, nội dung và nhấn Gửi – Email đến bình luận
Sau khi gửi email, nó sẽ xuất hiện trong phần bình luận của nhiệm vụ (như hình dưới đây). Lưu ý cách ClickUp nhận diện người gửi và hiển thị tiêu đề và nội dung email. Nó cũng bao gồm một tệp HTML của nội dung email, bạn có thể tải xuống máy tính.
Bình luận được thêm vào nhiệm vụ
Giống như bất kỳ bình luận nào được thêm vào ClickUp, có nhiều thay đổi bạn có thể thực hiện với email đã chuyển tiếp. Khi bạn di chuột qua bình luận, bạn có thể chỉnh sửa nó, xem nó ở chế độ toàn màn hình hoặc giao cho một thành viên trong nhóm. Các thành viên trong nhóm của bạn cũng có thể tương tác với bình luận bằng cách phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc hoặc để lại phản hồi trực tiếp.
Tùy chọn bình luận và tương tác trong ClickUp
Bằng cách nhấp vào biểu tượng ellipsis của bình luận, bạn sẽ có thêm các tùy chọn cho phép bạn:
- Sao chép URL của bình luận.
- Thêm bình luận vào phần mô tả của nhiệm vụ.
- Đặt lời nhắc để thực hiện hành động trên bình luận.
- Xóa bình luận.
Tùy chọn bình luận bổ sung trong ClickUp
Tạo Nhiệm Vụ Mới Trong ClickUp Qua Email
Tương tự như nhiệm vụ trong ClickUp, mỗi Danh sách cũng có một địa chỉ riêng. Điều này có nghĩa là bạn có thể chuyển tiếp email dưới dạng nhiệm vụ đến danh sách đó. Để lấy địa chỉ của bất kỳ danh sách nào, hãy di chuột qua tên danh sách trong thanh điều hướng chính và nhấp vào biểu tượng ellipsis để mở cài đặt Danh sách.
Biểu tượng ellipsis trong cài đặt danh sách
Từ các tùy chọn thả xuống, chọn Email đến Danh sách.
Email đến Danh sách
Trong hộp thoại bật lên, nhấp Sao chép để sao chép địa chỉ email của danh sách vào bộ nhớ tạm.
Sao chép địa chỉ email danh sách
Dán email vào thanh địa chỉ của Gmail, thêm tiêu đề và nội dung, và nhấn Gửi. Lần này, tiêu đề của bạn sẽ là tên của nhiệm vụ trong ClickUp và nội dung sẽ được thêm vào phần mô tả của nhiệm vụ. Bất kỳ tệp nào bạn thêm vào email sẽ được đặt dưới phần Tệp đính kèm của nhiệm vụ (ngoài tệp HTML mà ClickUp tự động đính kèm).
Thêm tiêu đề, nội dung và nhấn Gửi – Email đến nhiệm vụ
Bạn có thể thiết lập thêm các thuộc tính cho nhiệm vụ mới bằng cách thêm chúng vào dòng tiêu đề:
- Người phụ trách: Giao nhiệm vụ mới cho bản thân hoặc một thành viên trong nhóm (ví dụ: John Doe) sử dụng
@hoặc+. - Ngày hết hạn: Đặt ngày hết hạn bằng cách chỉ định ngày chính xác như
2023-12-31hoặc sử dụng ngôn ngữ tự nhiên nhưngày mai,tuần sau, hoặctháng sau. - Thẻ: Thêm thẻ vào nhiệm vụ của bạn sử dụng
#. Nếu tên thẻ bạn chỉ định không tồn tại, nó sẽ được tạo tự động.
Thêm người phụ trách, ngày hết hạn và thẻ vào dòng tiêu đề
Sau khi bạn gửi email, nó sẽ xuất hiện trong danh sách ClickUp bạn đã chỉ định như hình dưới đây.
Nhiệm vụ được thêm vào danh sách ClickUp
Nếu bạn thường xuyên làm việc với một số danh sách trong không gian làm việc của mình, hãy dành thời gian để lưu địa chỉ của chúng trong Gmail, để dễ dàng truy cập nhanh chóng.
Tự Động Chuyển Tiếp Email Đến ClickUp
Nếu bạn thường xuyên chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến ClickUp dưới dạng nhiệm vụ hoặc bình luận, việc thiết lập tự động sẽ tiết kiệm cho bạn thời gian quý báu. Đừng để thuật ngữ ‘tự động’ làm bạn lo lắng—tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập bộ lọc chuyển tiếp trong Gmail.
Thêm Địa Chỉ Email Chuyển Tiếp Vào Gmail
Trước khi bạn có thể bắt đầu chuyển tiếp email, bạn cần thêm một địa chỉ email chuyển tiếp (của nhiệm vụ hoặc danh sách) nơi các email sẽ được gửi đến. Để làm điều này, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của Gmail và chọn Xem tất cả cài đặt.
Mở trang Cài đặt trong Gmail
Dưới tab Chuyển tiếp và POP/IMAP, nhấp vào nút Thêm địa chỉ email chuyển tiếp.
Tab Chuyển tiếp và POP/IMAP
Dán địa chỉ email của nhiệm vụ hoặc danh sách ClickUp vào trường văn bản. Đảm bảo bạn xóa văn bản thừa và dấu ngoặc nhọn được thêm vào đầu và cuối địa chỉ, sau đó nhấp Tiếp theo. Trong hai hộp thoại tiếp theo xuất hiện, nhấp Tiến hành rồi OK.
Thêm địa chỉ email chuyển tiếp trong Gmail
Khi bạn mở không gian làm việc ClickUp, liên kết xác nhận sẽ xuất hiện dưới dạng nhiệm vụ mới trong danh sách nơi bạn sẽ chuyển tiếp email.
Email xác nhận được nhận trong ClickUp
Khi bạn mở nhiệm vụ, nhấp vào liên kết xác nhận, liên kết này sẽ nằm trong phần mô tả. Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, nhấp Xác nhận để cuối cùng thêm địa chỉ email vào Gmail.
Liên kết xác nhận trong phần mô tả nhiệm vụ ClickUp
Thiết Lập Bộ Lọc Để Chuyển Tiếp Email Đến ClickUp
Sau khi thêm địa chỉ email chuyển tiếp, bạn có thể thiết lập bộ lọc để gửi email đến địa chỉ đó. Trong hình dưới đây, bộ lọc chỉ kiểm tra rằng người gửi email có địa chỉ cụ thể.
Tạo bộ lọc trong Gmail
Khi một email đáp ứng các tiêu chí đã đặt, nó sẽ được lưu trữ và chuyển tiếp đến địa chỉ ClickUp đã chọn.
Tạo hành động cho bộ lọc trong Gmail
Bạn đã hoàn thành thiết lập tự động để chuyển tiếp email cụ thể đến ClickUp. Nếu bạn muốn nâng cao hơn, bạn có thể thiết lập bộ lọc để chuyển tiếp email đến Slack, và một bộ lọc khác để chuyển tiếp email đến Outlook. Đây là một tính năng rất hữu ích để giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư và giữ cho nó được sắp xếp gọn gàng trong khi vẫn nắm bắt được danh sách việc cần làm của bạn.
Làm thế nào để tôi lấy địa chỉ email của một nhiệm vụ trong ClickUp?
Để lấy địa chỉ email của một nhiệm vụ trong ClickUp, hãy di chuột qua nhiệm vụ và nhấp vào biểu tượng ellipsis. Chọn “Gửi email đến nhiệm vụ” từ danh sách thả xuống và sao chép địa chỉ email từ hộp thoại bật lên.
Tôi có thể chuyển tiếp email đến một danh sách trong ClickUp không?
Có, bạn có thể chuyển tiếp email đến một danh sách trong ClickUp. Hãy di chuột qua tên danh sách và nhấp vào biểu tượng ellipsis, sau đó chọn “Email đến Danh sách” và sao chép địa chỉ email của danh sách.
Làm thế nào để tôi tự động chuyển tiếp email từ Gmail đến ClickUp?
Để tự động chuyển tiếp email từ Gmail đến ClickUp, bạn cần thêm địa chỉ email của nhiệm vụ hoặc danh sách vào cài đặt chuyển tiếp của Gmail và thiết lập bộ lọc để chuyển tiếp email từ người gửi cụ thể.
Tôi có thể thêm người phụ trách và ngày hết hạn cho nhiệm vụ qua email không?
Có, bạn có thể thêm người phụ trách và ngày hết hạn cho nhiệm vụ bằng cách thêm chúng vào dòng tiêu đề của email. Sử dụng @ hoặc + để giao nhiệm vụ và chỉ định ngày hết hạn bằng ngày chính xác hoặc ngôn ngữ tự nhiên.
Tôi có thể xóa bình luận từ email đã chuyển tiếp trong ClickUp không?
Có, bạn có thể xóa bình luận từ email đã chuyển tiếp bằng cách di chuột qua bình luận và nhấp vào biểu tượng ellipsis. Chọn “Xóa” từ các tùy chọn bổ sung.
Làm thế nào để tôi thêm thẻ vào nhiệm vụ qua email?
Để thêm thẻ vào nhiệm vụ qua email, hãy sử dụng ký hiệu # trong dòng tiêu đề của email. Nếu thẻ bạn chỉ định không tồn tại, nó sẽ được tạo tự động.
Tôi có thể xem email đã chuyển tiếp trong định dạng HTML không?
Có, ClickUp tự động đính kèm một tệp HTML của nội dung email khi bạn chuyển tiếp email vào nhiệm vụ hoặc danh sách. Bạn có thể tải xuống tệp này để xem nội dung email trong định dạng HTML.
Tạp Chí Mobile cung cấp cho bạn những mẹo hữu ích để tối ưu hóa công việc của bạn. Đừng quên khám phá thêm nhiều mẹo khác để nâng cao hiệu suất làm việc của bạn.
Dọn Dẹp Email Và Giữ Gìn Sự Sắp Xếp Với ClickUp
Việc chuyển đổi email thành nhiệm vụ và bình luận trong ClickUp là một bước đột phá khi nói đến việc quản lý luồng công việc của bạn. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể biến sự hỗn loạn trong email thành một danh sách “việc cần làm” được sắp xếp và dễ dàng theo dõi và quản lý. Và đó chỉ là bước khởi đầu—còn nhiều cách sáng tạo khác để bạn có thể học cách sử dụng ClickUp mà bạn có thể chưa biết.
