Công Cụ Quản Lý Kiến Thức Cá Nhân: Đừng Bị Lạc Vào Sự Phức Tạp

1. Sự Phức Tạp và Quá Tải Tính Năng

Do áp lực cạnh tranh hoặc yêu cầu từ người dùng, hầu hết các công cụ quản lý kiến thức đều rất phức tạp và khó sử dụng đối với người mới bắt đầu. Chúng thường là các “ứng dụng đa năng” với nhiều tính năng không cần thiết như quản lý công việc, lịch làm việc và lập lịch trình.

Notion là một ví dụ điển hình về công cụ quản lý kiến thức với nhiều tính năng và đường cong học tập dốc. Đây là ứng dụng phổ biến, nhưng số lượng tính năng lớn làm giảm hiệu quả cốt lõi, khiến việc sử dụng cho các nhiệm vụ hàng ngày đơn giản trở nên khó khăn.

Notion database với các bài giảng đại học

Thực tế, quản lý kiến thức phụ thuộc vào cách bạn sử dụng chúng. Không phải ai cũng cần tất cả các tính năng mà những công cụ này quảng cáo, và trường hợp sử dụng thường rất đặc thù.

Hơn nữa, mọi người không nên bị dẫn dắt vào việc nghĩ rằng việc tinh chỉnh cấu hình Obsidian với nhiều plugin và kịch bản tự động hóa sẽ ngay lập tức làm họ trở nên hiệu quả hơn so với hệ thống ghi chú đơn giản. Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Thường thì việc giữ hệ thống đa dạng trên nhiều nền tảng và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn sẽ tốt hơn.

Một mẫu ghi chú Obsidian

2. Thời Gian Thiết Lập và Bảo Trì

Thời gian thiết lập và bảo trì có thể nhanh chóng trở thành bẫy năng suất với các công cụ quản lý kiến thức. Bạn có thể dễ dàng bị lạc trong việc thiết kế hệ thống ghi chú hoàn hảo với các mẫu, cơ sở dữ liệu và phong cách, và bỏ qua những ghi chú mà bạn muốn lưu lại. Việc quản lý hệ thống ghi chú trở thành một nhiệm vụ, tiêu tốn thời gian và năng lượng mà bạn có thể dùng cho công việc thực sự.

Ảnh chụp màn hình chế độ xem đồ thị Obsidian

Đây không phải là vấn đề của công cụ mà xuất phát từ cách chúng được sử dụng và tiếp thị. Các công cụ quản lý kiến thức được thiết kế để linh hoạt và có thể tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của người dùng, đó là điểm mạnh. Tuy nhiên, sự linh hoạt này thường dẫn đến các cấu hình phức tạp không cần thiết và khó bảo trì.

Khi xây dựng hệ thống quản lý kiến thức, bạn nên ưu tiên sự đơn giản và thực tế hơn là sự phức tạp và hoàn hảo. Nếu cấu hình hiện tại không phù hợp với bạn, hãy điều chỉnh cho đến khi tìm được cấu hình phù hợp, nhưng hãy nhớ rằng không có cấu hình nào là hoàn hảo.

3. Quá Nhiều Lựa Chọn

Có rất nhiều công cụ quản lý kiến thức, tất cả đều cung cấp các tính năng cốt lõi giống nhau. Sự dư thừa này khiến việc chọn công cụ phù hợp trở nên khó khăn.

Những nền tảng phần mềm này thường khá giống nhau, hơn hẳn những gì người dùng thường nhận ra. Chúng đóng gói các tính năng cơ bản như ghi chú, gắn thẻ, tìm kiếm và liên kết, trong các giao diện khác nhau và với một số biến thể nhỏ. Sự khác biệt chính giữa các công cụ này thường là cách tiếp cận phân loại và cấu trúc ghi chú, cũng như mức độ mà chúng khóa người dùng vào nền tảng của mình.

Lý tưởng nhất, bạn nên chọn một nền tảng quản lý kiến thức có thể hoạt động ngoại tuyến, đa nền tảng và lưu trữ ghi chú của bạn ở định dạng dễ dàng xuất ra trong tương lai (ví dụ: Markdown). Khi đã giải quyết được điều đó, bạn có thể chọn nền tảng mà bạn nghĩ trông đẹp nhất hoặc cung cấp các tính năng cụ thể mà bạn cần.

4. Những Người Ảnh Hưởng Đến Năng Suất

Những người ảnh hưởng đến năng suất là lý do lớn nhất khiến các công cụ quản lý kiến thức cá nhân bị đánh giá quá cao. Họ thổi phồng lời hứa của các ứng dụng này và quảng bá chúng như một lối tắt đến năng suất.

Công cụ quản lý kiến thức yêu thích của họ hoặc lựa chọn trong tuần là cách tốt nhất để tổ chức thông tin, cải thiện hiểu biết và xây dựng “bộ não thứ hai”. Nội dung thường tập trung vào thẩm mỹ và tùy chỉnh hơn là tiện ích thực sự mà các công cụ mang lại. Không cần nói, phần quảng cáo nơi họ nói về các mẫu hoặc khóa học toàn diện cung cấp “tất cả những gì bạn cần biết.”

Ảnh chụp màn hình các video YouTube về Obsidian và quản lý kiến thức

Nhìn chung, tôi rất cảnh giác với bất kỳ ai mà công việc chính là dạy người khác cách trở nên năng suất. Họ thường thành công hơn trong việc bán ý tưởng về năng suất hơn là sống với nó.

Quản lý kiến thức cuối cùng là việc ghi lại những ghi chú tuyệt vời và tổ chức chúng theo cách mà bạn cảm thấy hợp lý. Cấu trúc nên phục vụ nội dung thay vì ngược lại. Hệ thống quản lý kiến thức cá nhân tốt nhất là hệ thống hoạt động cho bạn, và nó có thể được thực hiện trong bất kỳ công cụ nào, từ thẻ ghi chú vật lý đến cơ sở dữ liệu kỹ thuật số trong Notion.