Gợi ý Công thức trong Excel: Cách Sử Dụng và Lợi Ích

Gợi ý Công thức trong Excel là gì?

Khi bạn nhập dấu “=” vào ô trên bảng tính hoặc thanh công thức, Excel sẽ tự động đề xuất công thức và phạm vi phù hợp nhất dựa trên dữ liệu đã thu thập từ cột hoặc hàng. Các công thức mà Excel đề xuất bao gồm các công thức tổng hợp như SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT, và COUNTA.

Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi. Nó đủ mạnh mẽ và linh hoạt để cho phép bạn chỉnh sửa dữ liệu trong bảng mà không làm hỏng công thức và kết quả. Đồng thời, nó giúp chọn đúng phạm vi cần thiết, từ đó tránh được các lỗi thủ công khi chọn phạm vi.

Cách Sử Dụng Gợi ý Công thức trong Excel

Để sử dụng Gợi ý Công thức, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phiên bản Excel Web, vì tính năng này hiện chưa có trên các phiên bản Excel cho Windows và Mac. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này.

1. Sử dụng Dấu “=” (và Đẩy Nhanh Nếu Cần)

Bắt đầu bằng cách nhập dấu “=” vào ô và chờ Excel đề xuất các công thức phù hợp. Dưới đây là tóm tắt các công thức được bao gồm:

• SUM: Tổng của phạm vi các ô.
• AVERAGE: Trung bình của phạm vi các ô.
• MIN: Giá trị nhỏ nhất từ phạm vi các ô.
• MAX: Giá trị lớn nhất từ phạm vi các ô.
• COUNT: Đếm số lượng ô trong phạm vi các ô. Nó đếm cả số và văn bản nhưng bỏ qua các ô trống và các ô chứa công thức hoặc giá trị không phải số. Tìm hiểu thêm về công thức COUNT tại đây.
• COUNTA: Đếm số lượng ô trong phạm vi các ô. Nó đếm các ô chứa bất kỳ loại dữ liệu nào, bao gồm số, văn bản, giá trị logic (TRUE hoặc FALSE), giá trị lỗi và văn bản trống (“”).

Quá trình thực hiện rất đơn giản, như bạn có thể thấy dưới đây.

Gợi ý tính năng SUM trong Excel

Tuy nhiên, đôi khi Excel không ngay lập tức nhận ra thao tác bạn mong muốn. Điều này đặc biệt đúng với các công thức COUNT và COUNTA.

Trong trường hợp này, hãy nhập một hoặc hai chữ cái đầu tiên của hàm và xem Gợi ý Công thức sẽ ngay lập tức nhận ra.

Gợi ý tính năng COUNT trong Excel

Nếu bạn gặp vấn đề, chẳng hạn như Gợi ý Công thức không hoạt động ổn định, hãy nhấp vào liên kết Gửi phản hồi ở cuối hộp gợi ý công thức. Các tính năng mới được triển khai có thể gặp sự cố, vì vậy việc tìm kiếm sự trợ giúp từ Microsoft có thể hữu ích.

2. Bao gồm Thông Tin Ngữ Cảnh trong Bảng Tính của Bạn

Dữ liệu càng chính xác trên bảng của bạn, các gợi ý càng tốt. Dữ liệu ngữ cảnh chính cần tập trung là tiêu đề cột và tiêu đề hàng.

Như bạn có thể thấy từ ví dụ dưới đây, Microsoft sẽ đề xuất các công thức khác nhau cho cùng một cột tùy thuộc vào tiêu đề hàng. Các hàng “Giá thấp nhất” và “Giá cao nhất” có hai gợi ý khác nhau, mặc dù chúng xử lý cùng một phạm vi ô.

Hàm MIN:

Gợi ý tính năng MIN trong Excel

Hàm MAX:

Gợi ý tính năng MAX trong Excel

Tương tự với hai đầu vào của chúng ta, “Tổng” và “Giá trung bình”, khi áp dụng cho cùng một phạm vi ô.

Hàm SUM:

Gợi ý tính năng SUM trong Excel

Hàm AVERAGE:

Gợi ý tính năng AVERAGE trong Excel

Nói tóm lại, hãy để Excel cải thiện và giúp bạn.

3. Sử Dụng Trên Cả Cột và Hàng

Tính năng này cũng hoạt động tương tự trên hàng. Trong trường hợp này, bạn cần có tiêu đề cột làm gợi ý ngữ cảnh. Đảm bảo tất cả các hàng và cột đều hiển thị để tránh kết quả sai.