Hướng Dẫn Chi Tiết Sử Dụng ClickUp Docs Để Tối Ưu Hóa Quản Lý Tài Liệu

ClickUp Docs Là Gì?

ClickUp Docs (hay còn gọi là Docs 3.0) là công cụ xử lý văn bản dựa trên đám mây của ClickUp, cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và cộng tác trên mọi loại tài liệu. Giống như hầu hết các trình xử lý văn bản khác, bạn có thể thêm văn bản, hình ảnh, biểu tượng cảm xúc, video và bảng biểu vào tài liệu của mình, đồng thời định dạng chúng với các tùy chọn như tiêu đề, danh sách có dấu đầu dòng, trích dẫn và khối mã.

Dù bạn muốn ghi chú cuộc họp, viết báo cáo, soạn thảo đề xuất hay tạo danh sách việc cần làm đơn giản, ClickUp Docs đều có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Điểm đặc biệt nhất là nó hoàn toàn tích hợp với phần còn lại của không gian làm việc, giúp việc cộng tác và quản lý trở nên dễ dàng và thuận tiện trong một nơi duy nhất.

Bắt Đầu Với ClickUp Docs

Giờ đây, khi bạn đã hiểu về ClickUp Docs, hãy cùng khám phá các tính năng và cách sử dụng chúng. Đến cuối bài viết này, bạn sẽ quen thuộc với môi trường Docs và tự tin tạo tài liệu đầu tiên của mình. Bắt đầu nào!

1. Tạo Tài Liệu Mới

Có hai cách để tạo tài liệu mới trong ClickUp. Cách đầu tiên là thêm nó dưới dạng Chế độ xem bằng cách truy cập vào một không gian cụ thể, thư mục hoặc danh sách, sau đó nhấp vào Chế độ xem trên thanh điều hướng phía trên.

Nếu bạn mới sử dụng ClickUp và đang cố gắng hiểu các thuật ngữ như danh sách, thư mục và không gian, bạn có thể tham khảo hướng dẫn về các thuật ngữ ClickUp cho người mới bắt đầu.

Chọn chế độ xem từ không gian làm việc

Từ danh sách thả xuống, chọn Tài liệu, sau đó nhấp vào nút Thêm.

Chọn Tài liệu từ tùy chọn thả xuống chế độ xem

Phương pháp này thuận tiện để truy cập dễ dàng trong một không gian, thư mục hoặc danh sách cụ thể, nhưng có một nhược điểm cần lưu ý. Khi bạn xóa chế độ xem, tài liệu của bạn cũng sẽ bị xóa theo. Hãy ghi nhớ điều này nếu bạn chọn phương pháp này.

Phương pháp thứ hai khắc phục vấn đề này bằng cách tự động lưu tài liệu của bạn trong không gian mặc định “Tất cả” (không thể xóa). Đầu tiên, mở rộng phần TÀI LIỆU trong thanh bên, và nhấp vào nút THÊM MỚI.

Chọn Tài liệu từ thanh bên

2. Tùy Chỉnh Tài Liệu Của Bạn

Để bắt đầu, hãy đặt tên cho tài liệu mới của bạn.

Thêm tiêu đề cho tài liệu ClickUp

Bây giờ bạn có thể bắt đầu tùy chỉnh giao diện của tài liệu với một ảnh bìa và biểu tượng. Di chuột qua khu vực tiêu đề và nhấp vào Thêm biểu tượng để thêm biểu tượng và Thêm ảnh bìa để chọn ảnh bìa.

Thêm biểu tượng và ảnh bìa cho ClickUp Docs

Tài liệu của bạn sẽ trông giống như hình dưới đây. Nhấp vào biểu tượng Mở rộng để xem tài liệu ở chế độ toàn màn hình.

Thay đổi kích thước tài liệu ClickUp sang chế độ toàn màn hình

3. Thêm Trang và Trang Con Vào Tài Liệu

Một trong những điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy là không gian vải vô hạn mà tài liệu ClickUp cung cấp, điều này có nghĩa là bạn có rất nhiều không gian để thêm và tổ chức nội dung của mình. Bạn cũng có thể chọn chia nội dung thành nhiều trang bằng cách nhấp vào nút Thêm trang.

Thêm trang vào tài liệu ClickUp

Bạn có thể tiếp tục chia nhỏ nội dung dưới mỗi trang thành các trang con. Tất cả những gì bạn cần làm là di chuột qua trang mà bạn muốn thêm trang con và nhấp vào biểu tượng + màu xanh.

Thêm trang con trong ClickUp Docs

Khi bạn nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng bên cạnh biểu tượng cộng, bạn sẽ nhận được một menu các tùy chọn cho phép bạn thay đổi trang, bao gồm đổi tên, sao chép hoặc xóa nó.

Tùy chọn menu trang trong ClickUp Docs

Không có giới hạn về số lượng trang và trang con mà bạn có thể thêm vào một tài liệu. Và đối với mỗi trang bạn thêm, bạn có thể chọn tùy chỉnh nó với biểu tượng và ảnh bìa độc đáo.

4. Thêm Mẫu Vào Trang Trống

Các mẫu được tạo sẵn của ClickUp có thể tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và công sức khi thêm và định dạng nội dung. Bạn có thể truy cập thư viện mẫu qua lệnh gạch chéo bằng cách gõ /template (được đánh dấu là “1” trong hình dưới đây) và nhấn Enter trên bàn phím hoặc bằng cách nhấp vào nút cây đũa phép (được đánh dấu là “2”) ở bên phải.

Thêm mẫu trong ClickUp Docs

Các mẫu tài liệu của ClickUp bao phủ một loạt các danh mục, từ Nhân sự & Tuyển dụng đến Kỹ thuật & Sản phẩm. Mỗi mẫu đều có thể tùy chỉnh cao, cho phép bạn điều chỉnh nó theo nhu cầu và sở thích cụ thể của mình.

Thư viện mẫu ClickUp Docs

5. Thêm Nội Dung Vào Trang Trống

Thay vì sử dụng mẫu, bạn có thể chọn thêm nội dung từ đầu bằng cách gõ trực tiếp vào tài liệu. Khi bạn làm nổi bật một đoạn văn, bạn sẽ nhận được nhiều tùy chọn định dạng cho phép bạn tùy chỉnh giao diện của nó, để lại bình luận hoặc chuyển đổi nó thành nhiệm vụ.

Tùy chọn định dạng văn bản nội tuyến trong ClickUp Docs

Bạn cũng có thể mở menu lệnh gạch chéo để chèn các loại nội dung khác nhau vào trang – chỉ cần nhấp vào biểu tượng + nhỏ hoặc nhấn phím gạch chéo (/) trên bàn phím của bạn.

Truy cập menu lệnh gạch chéo trong ClickUp Docs

Từ menu lệnh gạch chéo, bạn có thể thêm Danh sách bạn đã tạo trong không gian làm việc của mình hoặc bất kỳ nội dung bên ngoài nào như trang web, tài liệu Google hoặc video YouTube.

Tùy chọn nhúng nội dung

Menu này cũng cho phép bạn nâng cao tổ chức của trang bằng cách thêm các khối nâng cao như cột, bảng, đường phân cách, nút và bảng nội dung.

Tùy chọn nhúng nội dung – các khối nâng cao

6. Tùy Chỉnh Giao Diện Của Trang

Để tùy chỉnh giao diện của trang bạn đang làm việc, bạn cần nhấp vào biểu tượng mũi tên trái để mở thanh bên.

Mở thanh bên phải trong ClickUp Docs

Phần trên cùng của tab Chi tiết Trang được chia thành Cơ bản và Nâng cao. Cả hai phần này đều cho phép bạn chọn loại phông chữ và cũng điều chỉnh kích thước phông chữ, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn văn và chiều rộng trang cho trang của bạn.

Chi tiết Trang trong ClickUp Docs – Phông chữ và Chiều rộng Trang

Khi bạn cuộn xuống thêm, phần tiếp theo cho phép bạn tùy chỉnh giao diện của khu vực tiêu đề của trang. Bạn có thể bật hoặc tắt các tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố bạn muốn hiển thị trong tiêu đề của trang.

Trong hình dưới đây, có bốn yếu tố tiêu đề được kích hoạt: hình ảnh bìa, tiêu đề trang & biểu tượng, chủ sở hữu và ngày cập nhật.

Chi tiết Trang trong ClickUp Docs – Cài đặt Tiêu đề

Tab Chi tiết Trang cũng có phần Thống kê, nơi bạn có thể xem số lượng từ và ký tự trong nội dung của mình, và thời gian đọc ước tính.

Chi tiết Trang trong ClickUp Docs – Thống kê

Bạn có thể xem các thống kê này cho toàn bộ tài liệu bằng cách chọn tùy chọn Tài liệu từ mũi tên thả xuống bên cạnh nút Trang.

Chuyển Thống kê Trang trong ClickUp Docs sang Thống kê Tài liệu

7. Liên Kết Giữa Các Nhiệm Vụ và Tài Liệu Khác

Tab Mối Quan Hệ & Tham Chiếu cho phép bạn liên kết trang hiện tại với các nhiệm vụ và tài liệu khác bên trong ClickUp. Tab này có ba phần chính:

• Liên kết trang: Biểu tượng + trong phần này cho phép bạn liên kết với bất kỳ nhiệm vụ hoặc tài liệu nào trong không gian làm việc ClickUp của bạn. Việc liên kết với các khu vực khác không chỉ cho phép bạn truy cập chúng từ trang hiện tại mà còn tạo ra một liên kết ngược giúp bạn truy cập trang hiện tại từ các khu vực đã liên kết.
• Tham chiếu: Tổng hợp tất cả các khu vực trong không gian làm việc của bạn nơi tài liệu bạn đang làm việc đã được đề cập.
• Liên kết bên ngoài: Tổng hợp các liên kết bên ngoài được sử dụng trong tài liệu của bạn.

Mối Quan Hệ và Tham Chiếu trong ClickUp Docs

Bạn có thể nâng cao tổ chức và kết nối công việc của mình với tính năng này, giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan và cung cấp trải nghiệm điều hướng liền mạch.

8. Nhập Và Xuất Trong ClickUp Docs

Dưới tab Nhập & Xuất, bạn có thể nhập các tệp HTML vào tài liệu ClickUp của mình, cũng như xuất một trang (hoặc tất cả các trang bên trong tài liệu của bạn) dưới dạng tệp PDF hoặc HTML.

Nhập và Xuất trong ClickUp Docs

9. Cộng Tác Trên Tài Liệu Với Các Thành Viên Nhóm

Với nút Chia sẻ, bạn có thể chọn các thành viên không gian làm việc cụ thể để cộng tác, hoặc chia sẻ liên kết tới tài liệu với những người không phải là thành viên của không gian làm việc của bạn.

Cộng tác trong ClickUp Docs

Cũng có tính năng bình luận cho phép bạn tương tác với những người có quyền truy cập vào tài liệu. Bạn có thể chia sẻ tệp, ghi âm giọng nói và ghi âm màn hình để làm cho việc cộng tác trở nên tương tác và hiệu quả hơn.