Hướng Dẫn Sử Dụng Các Hàm Logic Trong Excel Để Tối Ưu Hóa Phân Tích Dữ Liệu

Các Hàm Logic Trong Excel Là Gì?

Excel cung cấp nhiều hàm khác nhau cho người dùng cuối. Trong số tất cả các hàm có sẵn, các thao tác logic được sử dụng rộng rãi nhất vì chúng mang lại giá trị lớn cho dữ liệu của bạn. Bạn có thể gán logic điều kiện ngay lập tức, mà không cần lo lắng về việc tính toán và gán giá trị phù hợp cho từng ô dữ liệu.

Một số hàm logic thường được sử dụng bao gồm:

• IF
• IFS
• IFERROR
• AND
• OR
• NOT

Bạn có thể sử dụng các hàm trên riêng lẻ và kết hợp với các câu lệnh IF. Khi sử dụng chúng với câu lệnh IF, bạn sẽ có các câu lệnh điều kiện mạnh mẽ, giúp nâng cao công thức của bạn và biến bạn thành một chuyên gia phân tích dữ liệu.

1. Câu Lệnh IF

Câu lệnh IF là hàm cơ bản nhất trong Excel, nhưng nó vẫn mang lại hiệu quả mạnh mẽ. Khi gán giá trị dựa trên điều kiện, bạn sẽ sử dụng câu lệnh IF của Excel, hàm chính cho các điều kiện logic.

Tùy thuộc vào loại và cách sử dụng hàm IF, bạn sẽ nhận được kết quả phù hợp từ công thức của mình. Để nâng cao việc sử dụng và chất lượng công thức, bạn có thể sử dụng hai loại câu lệnh IF:

• Câu lệnh IF đơn lẻ
• Câu lệnh IF lồng nhau

A. Câu Lệnh IF Đơn Lẻ

Câu lệnh IF độc lập lý tưởng khi kiểm tra một điều kiện duy nhất. Bạn chỉ định điều kiện; tùy thuộc vào điều kiện này, câu lệnh IF sẽ trả về giá trị Đúng/Sai.

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng câu lệnh IF với một tiêu chí duy nhất:

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Ví dụ: Khi giá trị điều kiện là 1, kết quả là “Tốt”, và ngược lại, nó là “Xấu” khi giá trị điều kiện là 2.

=IF(A2=1,"Tốt", IF(B2=1, "Xấu"))

Dữ liệu mẫu và hàm IF trong bảng tính Excel

B. Câu Lệnh IF Lồng Nhau

Sử dụng hàm IF với hàm IF lồng nhau trong Excel rất dễ dàng. Hàm IF lồng nhau cho phép bạn truyền nhiều điều kiện trong một công thức. Bạn có thể chỉ định nhiều điều kiện và giá trị Đúng/Sai kết quả với một câu lệnh IF bổ sung.

Dưới đây là công thức để sử dụng các câu lệnh IF lồng nhau:

=IF(logical_test, [value_if_true], if(logical_test, [value_if_true], ....[value_if_false]))

Thêm số lượng dấu ngoặc đóng cần thiết vào cuối công thức của bạn để đóng tất cả các hàm IF.

Ví dụ: Nếu bạn có nhiều điều kiện như 1, 2 và 3 và muốn gán giá trị liên quan cho mỗi số, bạn có thể sử dụng hàm IF lồng nhau như sau:

=IF(A2=1,"Tốt", IF(A2=2, "Trung bình", "Xấu"))

Tùy thuộc vào giá trị điều kiện của bạn, một giá trị sẽ được gán tự động.

Dữ liệu mẫu và công thức hàm IF lồng nhau trong bảng tính Excel

2. Hàm IFS

Hàm IFS là một hàm logic tương đối đơn giản, vì nó dễ đọc và bạn có thể tính toán hiệu quả nhiều điều kiện cùng một lúc.

Tuy nhiên, hàm IFS đánh giá tất cả các điều kiện đã định nghĩa, không giống như đối tác của nó, chỉ đánh giá một điều kiện trong quá trình thực thi. Bạn có thể sử dụng hàm IFS như sau:

=IFS([Logical_test1, Value_if_True1],...)

Trong hàm IFS, bạn phải định nghĩa mọi giá trị Đúng và Sai.

3. Hàm IFERROR

Như tên gọi của nó, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý bất kỳ lỗi nào khi bạn gặp phải. Ví dụ, khi chia một số cho 0, bạn sẽ nhận được lỗi #DIV/0! trong Excel.

Ngược lại, khi bạn sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, bạn sẽ nhận được lỗi #N/A mỗi khi kết quả không khớp/giá trị trống. Để bắt lỗi này và hiển thị giá trị thay thế, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR.

Dưới đây là cú pháp tham khảo:

=IFERROR(value, value_if_error)

Ví dụ: Khi bạn chia giá trị trong cột Tử số cho giá trị trong cột Mẫu số, bạn sẽ nhận được lỗi #DIV/0!. Bạn có thể sử dụng IFERROR để hiển thị giá trị thay thế (0 trong ví dụ dưới đây) ngay khi công thức kết quả lỗi.

=IFERROR(A2/B2, 0)

Dữ liệu mẫu và công thức hàm IFERROR trong bảng tính Excel

4. Hàm AND

Hàm AND là một phần của hàm IF, và bạn có thể sử dụng nó để định nghĩa hai hoặc nhiều điều kiện phụ thuộc trong một công thức IF. Giả sử bạn phải hiển thị một kết quả, dựa trên hai tiêu chí trong công thức của bạn:

=IF(AND(Criteria1, Criteria2), [value_if_true], [value_if_false])

Trước khi gán giá trị Đúng, công thức sẽ kiểm tra xem tiêu chí 1 và 2 có được đáp ứng không. Nếu một trong hai điều kiện không được đáp ứng, nó sẽ tự động chuyển đến phần sau của công thức, giá trị Sai đã định nghĩa.

Khi bạn có hơn hai điều kiện, bạn có thể điều chỉnh công thức trên; thay vì hai, hãy chỉ định ba hoặc nhiều điều kiện hơn với mệnh đề AND. Dưới đây là cú pháp tham khảo:

=IF(AND(Criteria1, Criteria2, Criteria3...), [value_if_true], [value_if_false])

Ví dụ: Trong ví dụ sau đây, khi các giá trị trong cột Điều kiện Đầu tiên và cột Điều kiện Thứ hai bằng 1, kết quả là “Tốt”, ngược lại là “Xấu”.

=IF(AND(A2=1,B2=1),"Tốt","Xấu")

Dữ liệu mẫu với việc sử dụng hàm AND trong bảng tính Excel

5. Hàm OR

Hàm OR đa năng, mang lại cho bạn nhiều tự do để mở rộng các thao tác logic của mình. Không giống như hàm AND, hàm OR sẽ cung cấp kết quả nếu bất kỳ điều kiện nào được chỉ định là Đúng. Ngược lại, bạn sẽ nhận được giá trị Sai đã chỉ định nếu các điều kiện không được đáp ứng.

=IF(OR(Criteria1, Criteria2), [value_if_true], [value_if_false])

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng hàm OR với nhiều điều kiện trong một hàm IF:

=IF(OR(Criteria1, Criteria2, Criteria3.....), [value_if_true], [value_if_false])

Ví dụ: Kết quả hiển thị “Tốt” vì một điều kiện được chỉ định là Đúng trong hàm OR.

Dữ liệu mẫu và hàm OR trong bảng tính Excel

6. Hàm NOT

Điều gì xảy ra khi bạn có nhiều giá trị và muốn đảo ngược các kiểm tra điều kiện của mình? Thay vì chỉ định tất cả các giá trị trong công thức, bạn có thể sử dụng hàm NOT với hàm IF để đơn giản hóa các công thức của mình.

Bạn có thể coi hàm NOT như một hàm đảo ngược, và nó hoạt động tốt khi bạn muốn chỉ định các điều kiện ngược lại trong các câu lệnh IF của mình. Dưới đây là cú pháp cơ bản của một hàm NOT trong Excel:

=IF(NOT(logical_test), [value_if_true], [value_if_false])

Ví dụ: Trong ví dụ dưới đây, điều kiện tìm kiếm ngược lại của 1 và hiển thị “Xấu” ngay khi điều kiện là Đúng.

Dữ liệu mẫu và công thức hàm NOT trong bảng tính Excel