Hướng Dẫn Sử Dụng ClickUp Để Quản Lý Công Việc Cá Nhân

Tổng Quan Nhanh Về Cách Hoạt Động Của ClickUp

ClickUp đúng như tên gọi của nó, bạn có thể bắt đầu sử dụng chỉ với vài cú nhấp chuột. Phần mềm này dễ sử dụng và các nhà phát triển đã đặt tên các phần tử trong cấu trúc tổ chức một cách rõ ràng, giúp bạn không cần phải quá sáng tạo với bố cục vì phần mềm đã làm phần lớn công việc cho bạn. Dưới đây là tổng quan nhanh về cấu trúc và thiết lập.

Không Gian (Spaces)

Trong Không gian làm việc chính của bạn, bạn sử dụng Không Gian để nhóm các mục tương tự lại với nhau. Bạn có thể thêm Không Gian cho bất cứ điều gì bạn muốn, chẳng hạn như cải tạo nhà, lập kế hoạch sự kiện, sở thích yêu thích, danh sách việc làm cá nhân, và nhiều hơn nữa.

Không gian làm việc trong phần mềm quản lý công việc

Khi bạn tạo một Không Gian, một menu thiết lập sẽ hướng dẫn bạn. Bạn có thể xây dựng bố cục tùy chỉnh hoặc chọn từ nhiều mẫu có sẵn. Bố cục được chọn sẽ áp dụng cho tất cả các Danh Sách trong Không Gian của bạn, nhưng bạn cũng có thể chỉnh sửa từng danh sách riêng lẻ.

Danh Sách và Nhiệm Vụ (Lists and Tasks)

Tiếp theo, bạn điền Không Gian của mình với các Danh Sách, và bạn điền các Danh Sách này với nhiệm vụ. Ví dụ, trong Không Gian cải tạo nhà của bạn, bạn có thể giữ các Danh Sách nhà bếp và phòng tắm, để bạn có thể theo dõi nhiệm vụ cho từng phòng riêng biệt.

Menu nhiệm vụ trong phần mềm quản lý công việc

Tất cả các nhiệm vụ trong Không gian làm việc của bạn đều có thể nhấp vào, và khi mở ra, bạn có thể thêm chi tiết nhiều như bạn muốn. Đây là nơi tuyệt vời để viết mô tả ngắn gọn hoặc bình luận, thêm tệp đính kèm và sử dụng các công cụ hợp tác của ClickUp để tiết kiệm thời gian giao tiếp trong các dự án với người khác.

Bạn cũng có thể thêm nhiệm vụ con nếu bạn muốn chi tiết hơn, nhưng hãy nhớ rằng điều này là tùy chọn. Càng ít cú nhấp chuột để truy cập thông tin, càng tốt.

Cột (Columns)

Cột giúp bạn giữ thông tin nhất quán và dễ dàng nhìn thấy. Một số ví dụ về Cột bạn có thể sử dụng bao gồm:

• Dropdown—hữu ích cho trạng thái
• Văn bản
• Ngày
• Số
• Hộp kiểm
• Tệp
• Nhãn
• Người—để quản lý hợp tác

Danh sách việc làm với các cột trong phần mềm quản lý công việc

Vì chúng rất tiện lợi, bạn có thể dễ dàng bị cuốn vào việc sử dụng Cột. Nhưng các Cột không sử dụng có thể làm lộn xộn Danh Sách của bạn, có nghĩa là sẽ mất nhiều thời gian hơn để tìm thấy những gì bạn cần. ClickUp cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để tối ưu hóa danh sách của bạn:

• Ẩn cột—để làm điều này, nhấp vào tiêu đề của nó và chọn tùy chọn từ cuối danh sách. Với tùy chọn này, bạn vẫn có thể tìm thấy trường và dữ liệu của nó khi bạn mở một nhiệm vụ.
• Xóa khỏi Danh Sách—bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn này bằng cách nhấp vào tiêu đề cột. Làm điều này sẽ xóa cột và dữ liệu của nó, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn muốn làm điều đó trước khi tiến hành. Ẩn nó có thể là lựa chọn an toàn hơn nếu bạn không chắc chắn.
• Sắp xếp lại cột—nếu có thông tin bạn vẫn muốn hiển thị, nhưng bạn không sử dụng hoặc cần nhiều như vậy, hãy nhấp và kéo nó sang cực phải của danh sách của bạn. Cùng với đó, đối với các mục bạn muốn xem đầu tiên, hãy giữ chúng gần với tiêu đề nhiệm vụ hơn.

Thư Mục (Folders)

Thư Mục là tùy chọn trong ClickUp. Nếu bạn giữ nhiều Danh Sách dưới một Không Gian, bạn có thể nhóm các mục tương tự vào một Thư Mục để dễ dàng tìm kiếm hơn. Quay lại ví dụ về cải tạo, bạn có thể giữ các thư mục để tách biệt các dự án nội thất và ngoại thất hoặc các tầng của ngôi nhà.

Hãy nhớ rằng, càng ít bước bạn cần thực hiện để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, càng tốt. Những thứ này hữu ích hơn khi làm việc với nhiều Danh Sách, và bạn có thể bao gồm nhiều hơn một trong mỗi thư mục. Nếu bạn thấy mình có một số Danh Sách ngẫu nhiên không thuộc về đâu, bạn có thể để chúng nằm trong Không Gian của mình, thay vì tạo một Thư Mục cho các mục không xác định.

Cách Đặt Nhắc Nhở Trong ClickUp

Tab Trang Chủ của ClickUp hiển thị một bảng điều khiển đơn giản. Tại đó, bạn có thể xem tổng quan nhanh về các nhiệm vụ xung quanh Không gian làm việc của mình. Dưới tiêu đề Cần làm trong phần Công Việc Của Tôi, di chuột qua các lựa chọn Hôm Nay, Quá Hạn, và Tiếp Theo, và bạn sẽ thấy tùy chọn để tạo nhắc nhở.

Menu thiết lập nhắc nhở trong phần mềm quản lý công việc

Tiếp theo, nhập tin nhắn bạn muốn để lại cho mình, nhấp vào biểu tượng đồng hồ hoặc từ Hôm Nay ở cuối bảng để thiết lập thời gian bạn muốn nhận nó, và nhấn LƯU. Bạn cũng có thể thêm tệp đính kèm bằng cách sử dụng biểu tượng kẹp giấy, giao nhắc nhở cho người khác bằng biểu tượng người, hoặc thay đổi thời gian thông báo bằng biểu tượng chuông.

Nếu bạn làm việc với các hạn chót, việc thêm một Cột Ngày trong Danh Sách của bạn là một cách khác để nhắc nhở bản thân những gì bạn cần làm. Khi bạn thêm ngày, ClickUp sẽ tạo danh sách nhiệm vụ cho bạn trong phần Công Việc Của Tôi, được sắp xếp theo ngày.

Cách Tạo Danh Sách Việc Làm Đơn Giản Trong ClickUp

Một mặt, Cột của ClickUp rất tiện lợi. Mặt khác, chúng có thể đôi khi gây choáng ngợp nếu bạn không cần hoặc không biết làm gì với chúng. Bắt đầu từ nhỏ và xây dựng dần có thể là lựa chọn tốt hơn nếu bạn không chắc chắn bắt đầu từ đâu. Hoặc có lẽ bạn chỉ thích giữ mọi thứ đơn giản.

Danh sách kiểm tra trong phần mềm quản lý dự án

Để tạo một danh sách việc làm tối giản, bạn có thể thêm một cột Hộp kiểm bằng cách nhấp vào biểu tượng thêm ở góc trên bên phải của Danh Sách của bạn và chọn nó từ menu. Sau đó, ẩn tất cả các cột khác của bạn bằng cách nhấp vào tiêu đề của chúng và chọn Ẩn cột.

Cách Sử Dụng Chế Độ Xem Lịch Trong ClickUp

Nếu bạn thấy hữu ích khi xem danh sách việc làm của mình dưới dạng lịch:

1. Đi đến Xem ở đầu màn hình, bên phải tiêu đề Danh Sách.
2. Chọn Lịch.
3. Nhấp vào Thêm Lịch.

Chế độ xem lịch trong phần mềm quản lý công việc

ClickUp cung cấp nhiều chế độ xem, chẳng hạn như Bảng cho những người thích hệ thống thẻ trực quan và Bảng, tương tự như chế độ xem Danh Sách nhưng ngắn gọn và tối giản hơn. Bạn luôn có thể khám phá các bố cục khác nhau để xem cái nào phù hợp nhất với bạn, sau đó xóa những cái bạn không muốn bằng cách di chuột qua tên của nó, nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh nó và chọn Xóa.