Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm SUMIFS Trong Excel

Cú Pháp Của Hàm SUMIFS

Hàm SUMIFS trong Excel kết hợp giữa hàm SUM và IF, giúp tổng hợp giá trị trong một phạm vi dựa trên các tiêu chí cụ thể. Bạn có thể thiết lập các điều kiện liên quan đến ngày tháng, số liệu, và văn bản. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các toán tử logic để mở rộng điều kiện.

Để làm chủ các công thức logic này, bạn cần nắm vững cách sử dụng hàm IFS trước khi kết hợp với các hàm tổng hợp khác.

Excel còn có nhiều hàm logic khác như COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF, MAXIFS, MINIFS và nhiều hàm khác. Khi làm việc với bất kỳ hàm nào, bạn phải đảm bảo cú pháp đúng trong công thức.

Cú pháp của hàm SUMIFS như sau:

=SUMIFS(sum_range, range1, criteria1, [range2], [criteria2], ...)

Trong đó:

• sum_range: Phạm vi/cột cần tổng hợp dựa trên tiêu chí của bạn
• range1: Phạm vi1 xác định cột mà công thức sẽ tìm kiếm tiêu chí đầu tiên
• criteria1: Tiêu chí1 đề cập đến điều kiện đầu tiên
• range2: Phạm vi2 xác định cột mà công thức sẽ tìm kiếm tiêu chí thứ hai
• criteria2: Tiêu chí2 đề cập đến điều kiện thứ hai

Cách Sử Dụng Hàm SUMIFS Trong Excel

Sau khi nắm vững cú pháp, việc hiểu rõ các thành phần của hàm và cách sử dụng hiệu quả là rất quan trọng. Hàm SUMIF có nhiều ứng dụng trong thế giới dữ liệu, nhưng hàm SUMIFS không hề kém cạnh. Bạn có thể áp dụng nhiều điều kiện trong công thức SUMIFS để nâng cao hiệu quả của hàm SUMIF.

Chuẩn Bị Dữ Liệu

Giả sử bạn có một bộ dữ liệu về các sản phẩm đã bán trong một nhà máy văn phòng. Các cột dữ liệu liên quan bao gồm ngày đặt hàng, loại sản phẩm, màu sắc, giá bán, số lượng bán và tổng doanh thu. Tất cả các công thức sẽ dựa trên các tham chiếu dữ liệu trong bảng mẫu này.

Làm Việc Với Điều Kiện Văn Bản

Nếu bạn muốn tính tổng chi phí của Bìa Hồ Sơ Màu Xanh Lá từ danh sách này, bạn có thể sử dụng công thức SUMIFS như sau:

=SUMIFS(F2:F18, B2:B18, "Bìa Hồ Sơ", C2:C18, "Xanh Lá")

Đầu tiên, bạn cần xác định cột bạn muốn lấy tổng từ; trong trường hợp này là cột Tổng Doanh Thu. Định nghĩa phạm vi cột chứa giá trị Bìa Hồ Sơ (cột B). Phần tiếp theo của công thức cần tiêu chí, Bìa Hồ Sơ.

Tiêu chí đầu tiên đã được thiết lập; để định nghĩa phần tiếp theo, đó là màu sắc, bạn phải tuân theo quy tắc tương tự. Bạn cần bao gồm cột chứa chi tiết màu sắc, theo sau là màu sắc (Xanh Lá) bạn muốn tìm kiếm.

Excel sẽ tính toán các giá trị dựa trên các điều kiện đã chỉ định và đưa ra kết quả 154.024.

Làm Việc Với Điều Kiện Số

Trong ví dụ trên, bạn đã định nghĩa các điều kiện văn bản (Màu Sắc = Xanh Lá và Loại Sản Phẩm = Bìa Hồ Sơ). Bước tiếp theo là làm việc với các điều kiện số. Hãy minh họa điều này bằng một ví dụ:

Nếu bạn muốn tính tổng doanh thu cho các sản phẩm có giá bán từ 500 đến 1000. Đây là cách bạn có thể xây dựng công thức:

=SUMIFS(E2:E18, D2:D18, ">500", D2:D18, "<1000")

Phần đầu tiên của công thức trên là tham chiếu đến cột Tổng Doanh Thu. Trong phần tiếp theo, bạn cần định nghĩa cột cho tiêu chí đầu tiên, nơi chứa các giá trị trên 500. Trong phần cuối cùng, bạn cần định nghĩa tiêu chí cuối cùng, nơi chứa các giá trị dưới 1000.

Kết quả cuối cùng là 13083.888.

Bảng tính Excel hiển thị việc sử dụng tiêu chí số với hàm SUMIFS

Làm Việc Với Điều Kiện Ngày Tháng

Bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS để tổng hợp giá trị dựa trên điều kiện ngày tháng. Ví dụ, nếu bạn có một tập hợp các cột với ngày tháng và muốn tìm tổng doanh thu trong một khoảng thời gian, bạn có thể sử dụng công thức để nhanh chóng tính toán kết quả.

=SUMIFS(F2:F18, A2:A18, ">1/1/2015", A2:A18, "<1/1/2016")

Giống như các công thức trên, bạn có thể sử dụng ngày tháng để thao tác dữ liệu và tổng hợp giá trị doanh thu. Phần đầu tiên của công thức tham chiếu đến cột Tổng Doanh Thu. Trong phần tiếp theo, bạn cần định nghĩa phạm vi ngày tháng. Bạn cần sử dụng các toán tử logic để thao tác ngày tháng trong công thức SUMIFS.

Vì tham chiếu bao gồm các ngày từ 01-01-2015 đến 01-01-2016, kết quả là 16495.28.

Sử Dụng Tìm Kiếm Ký Tự Đại Diện

Cuối cùng, còn một phương pháp khác để sử dụng hàm SUMIFS. Bạn có thể kết hợp tìm kiếm ký tự đại diện với hàm đa chức năng SUMIFS để tìm các giá trị khớp với một số yếu tố nhất định. Ví dụ, giả sử bạn muốn tìm tổng giá trị chứa các ký tự ind trong cột Loại Sản Phẩm và các ký tự la trong cột Màu Sắc.

Hàm SUMIFS của Excel sẽ lọc qua từng cột được chỉ định và tìm kiếm các ký tự đã chỉ định. Bất kỳ giá trị nào khớp sẽ được tổng hợp và kết quả sẽ được hiển thị. Để sử dụng tìm kiếm ký tự đại diện, bạn có thể sử dụng ký hiệu * (dấu sao) hoặc ? (dấu hỏi) trong công thức của bạn.

Đây là cách bạn có thể viết công thức:

=SUMIFS(F2:F18, B2:B18, "*ind*", C2:C18, "*la*")

Kết quả là 1223.928.

Bảng tính Excel với dữ liệu hiển thị việc sử dụng tìm kiếm ký tự đại diện

Sử Dụng Hàm SUMIFS Trong Excel Hiệu Quả

Mặc dù hàm SUMIFS được sử dụng rộng rãi trong Excel, nhiều nhà phân tích vẫn chưa khai thác hết tiềm năng của hàm này. Có rất nhiều cách bạn có thể sử dụng hàm đa năng này trong báo cáo và phân tích thường xuyên.

Dù bạn là freelancer, người bán hàng hay nhà phân tích dữ liệu, chắc chắn sẽ luôn có cách để bạn tận dụng tối đa hàm này.