Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm VLOOKUP Trong Excel

Giới Thiệu Về Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP trong Excel tương tự như một cuốn danh bạ điện thoại. Bạn cung cấp cho nó một giá trị để tra cứu (ví dụ: tên của ai đó), và nó sẽ trả về giá trị bạn chọn (ví dụ: số điện thoại của họ). Mặc dù ban đầu có thể cảm thấy phức tạp, nhưng với một vài ví dụ và thực hành, bạn sẽ nhanh chóng làm quen với hàm này.

Cú pháp của hàm VLOOKUP là:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num[, exact])

Dưới đây là bảng dữ liệu mẫu để minh họa cách hàm VLOOKUP hoạt động trên một tập hợp các hàng và cột:

Cú pháp hàm VLOOKUP trong Excel

Trong ví dụ này, công thức VLOOKUP là:

=VLOOKUP(I3, A2:E26, 2)

Hãy cùng xem ý nghĩa của từng tham số:

• lookup_value là giá trị mà bạn muốn tra cứu trong bảng. Trong ví dụ này, đó là giá trị trong I3, tức là 4.
• table_array là phạm vi chứa bảng. Trong ví dụ này, đó là A2:E26.
• col_index_num là số thứ tự cột của giá trị mong muốn được trả về. Màu sắc nằm ở cột thứ hai của table_array, nên đây là 2.
• exact là tham số tùy chọn xác định liệu kết quả tra cứu có cần chính xác (FALSE) hay gần đúng (TRUE, mặc định).

Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để hiển thị giá trị trả về hoặc kết hợp với các hàm khác để sử dụng giá trị trả về trong các phép tính tiếp theo.

Chữ V trong VLOOKUP đứng cho vertical, nghĩa là nó tìm kiếm trong một cột dữ liệu. Hàm VLOOKUP chỉ trả về dữ liệu từ các cột bên phải của giá trị tra cứu. Mặc dù bị giới hạn trong hướng dọc, VLOOKUP là một công cụ thiết yếu giúp các tác vụ khác trong Excel trở nên dễ dàng hơn. VLOOKUP có thể hữu ích khi bạn đang tính điểm trung bình học tập (GPA) hoặc thậm chí so sánh hai cột.

Hàm VLOOKUP tìm kiếm cột đầu tiên của table_array để tìm lookup_value. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong một cột khác, bạn có thể thay đổi tham chiếu bảng, nhưng hãy nhớ rằng giá trị trả về chỉ có thể nằm ở phía bên phải của cột tìm kiếm. Bạn có thể chọn cấu trúc lại bảng của mình để đáp ứng yêu cầu này.

Cách Sử Dụng Hàm VLOOKUP Trong Excel

Khi đã hiểu cách hàm VLOOKUP hoạt động, việc sử dụng nó chỉ là việc chọn các đối số phù hợp. Nếu bạn cảm thấy khó khăn khi nhập các đối số, bạn có thể bắt đầu công thức bằng cách nhập dấu bằng (=) theo sau là VLOOKUP. Sau đó, bạn có thể nhấp vào các ô để thêm chúng làm đối số trong công thức.

Hãy thực hành trên bảng tính mẫu ở trên. Giả sử bạn có một bảng tính chứa các cột sau: Tên sản phẩm, Đánh giá, và Giá. Bạn muốn Excel trả về số lượng đánh giá cho một sản phẩm cụ thể, ví dụ Pizza trong trường hợp này.

Bạn có thể dễ dàng đạt được điều này với hàm VLOOKUP. Chỉ cần nhớ các đối số sẽ là gì. Trong ví dụ này, vì chúng ta muốn tra cứu thông tin về giá trị trong ô E6, E6 là lookup_value. table_array là phạm vi chứa bảng, đó là A2:C9. Bạn chỉ nên bao gồm dữ liệu thực tế, không bao gồm tiêu đề trong hàng đầu tiên.

Cuối cùng, col_index_num là cột trong bảng chứa các đánh giá, đó là cột thứ hai. Với những điều này đã rõ ràng, hãy bắt đầu viết công thức.

1. Chọn một ô mà bạn muốn hiển thị kết quả. Chúng ta sẽ chọn F6 trong ví dụ này.
2. Trong thanh công thức, nhập =VLOOKUP(. Nhập hàm VLOOKUP trong Excel
3. Đánh dấu ô chứa giá trị tra cứu. Đó là E6 trong ví dụ này, chứa từ Pizza.
4. Nhập một dấu phẩy (,) và một khoảng trắng, sau đó đánh dấu phạm vi bảng. Đó là A2:C9 trong ví dụ này.
5. Tiếp theo, nhập số thứ tự cột của giá trị mong muốn. Đánh giá nằm ở cột thứ hai, vì vậy đó là 2 trong ví dụ này.
6. Đối với đối số cuối cùng, nhập FALSE nếu bạn muốn kết quả chính xác của mục bạn nhập. Ngược lại, nhập TRUE để xem kết quả gần đúng nhất.
7. Kết thúc công thức với dấu ngoặc đóng. Nhớ đặt dấu phẩy giữa các đối số. Công thức cuối cùng của bạn sẽ trông như sau: “`
   =VLOOKUP(E6, A2:C9, 2, FALSE)

8. Nhấn Enter để xem kết quả. Kết quả hàm VLOOKUP trong Excel

Excel sẽ trả về số lượng đánh giá cho Pizza trong ô F6.

Sử Dụng Hàm VLOOKUP Cho Nhiều Mục Trong Excel

Bạn cũng có thể tra cứu nhiều giá trị trong một cột với hàm VLOOKUP. Điều này có thể hữu ích khi bạn cần thực hiện các thao tác như vẽ biểu đồ trong Excel trên dữ liệu kết quả. Bạn có thể làm điều này bằng cách viết công thức VLOOKUP cho mục đầu tiên và sau đó tự động điền cho các mục còn lại.

Mẹo là sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối để chúng không thay đổi trong quá trình tự động điền. Hãy xem cách bạn có thể làm điều này:

1. Chọn ô bên cạnh mục đầu tiên. Đó là F6 trong ví dụ này.
2. Nhập công thức VLOOKUP cho mục đầu tiên.
3. Di chuyển con trỏ đến đối số table array trong công thức và nhấn F4 trên bàn phím để biến nó thành tham chiếu tuyệt đối.
4. Công thức cuối cùng của bạn sẽ trông như sau: “`
   =VLOOKUP(E6, $A$2:$C$9, 2, FALSE)

5. Nhấn Enter để xem kết quả.
6. Khi kết quả xuất hiện, kéo ô kết quả xuống để điền công thức cho tất cả các mục khác. Sử dụng hàm VLOOKUP cho nhiều ô trong Excel

Nếu bạn để trống đối số cuối cùng hoặc nhập TRUE, VLOOKUP sẽ chấp nhận kết quả gần đúng. Tuy nhiên, kết quả gần đúng có thể quá khoan dung, đặc biệt nếu danh sách của bạn không được sắp xếp. Như một quy tắc chung, bạn nên đặt đối số cuối cùng là FALSE khi tìm kiếm các giá trị duy nhất, như trong ví dụ này.

Kết Nối Các Bảng Tính Trong Excel Với Hàm VLOOKUP

Bạn cũng có thể lấy thông tin từ một bảng tính Excel khác bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn giữ nguyên bảng gốc, như khi bạn đã nhập dữ liệu từ một trang web vào Excel.

Bảng tính mẫu để kết nối các bảng tính với hàm VLOOKUP trong Excel

Hãy tưởng tượng bạn có một bảng tính thứ hai nơi bạn muốn sắp xếp các sản phẩm từ ví dụ trước dựa trên giá của chúng. Bạn có thể lấy giá cho các sản phẩm này từ bảng tính gốc bằng hàm VLOOKUP. Sự khác biệt ở đây là bạn sẽ phải chuyển đến bảng tính gốc để chọn phạm vi bảng. Đây là cách thực hiện:

1. Chọn ô nơi bạn muốn hiển thị giá của mục đầu tiên. Đó là B3 trong ví dụ này.
2. Trong thanh công thức, nhập =VLOOKUP( để bắt đầu công thức.
3. Nhấp vào ô chứa tên của mục đầu tiên để thêm nó làm giá trị tra cứu. Đó là A3 (Chocolate) trong ví dụ này.
4. Như trước, nhập một dấu phẩy (,) và một khoảng trắng để chuyển đến đối số tiếp theo.
5. Chuyển đến bảng tính gốc và chọn phạm vi bảng. Chọn phạm vi bảng với hàm VLOOKUP trong Excel
6. Nhấn F4 để biến tham chiếu thành tuyệt đối. Điều này làm cho công thức áp dụng cho các mục còn lại.
7. Khi vẫn ở bảng tính gốc, nhìn vào thanh công thức và nhập số thứ tự cột cho cột giá. Đó là 3 trong ví dụ này.
8. Nhập FALSE vì bạn muốn kết quả chính xác của từng sản phẩm trong trường hợp này.
9. Đóng ngoặc và nhấn Enter. Công thức cuối cùng của bạn sẽ trông như sau: “`
   =VLOOKUP(A3, Sheet1!$A$2:$C$9, 3, FALSE)

10. Kéo xuống kết quả của sản phẩm đầu tiên để xem kết quả cho các sản phẩm khác trong bảng tính con. Kết nối các bảng tính với hàm VLOOKUP trong Excel

Bây giờ bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong Excel mà không ảnh hưởng đến bảng gốc. Lỗi chính tả là một trong những nguyên nhân phổ biến của lỗi VLOOKUP trong Excel, vì vậy hãy đảm bảo tránh chúng trong danh sách mới.

Hàm VLOOKUP là một cách tuyệt vời để tra cứu dữ liệu nhanh chóng trong Microsoft Excel. Mặc dù VLOOKUP chỉ tra cứu trong một cột và có một số hạn chế, Excel có các hàm khác có thể thực hiện các tra cứu mạnh mẽ hơn.

Hàm XLOOKUP trong Excel tương tự như VLOOKUP nhưng có thể tra cứu theo cả chiều dọc và chiều ngang trong bảng tính. Hầu hết các tính năng tra cứu của Excel đều tuân theo cùng một quy trình, chỉ có một vài khác biệt. Sử dụng bất kỳ hàm nào trong số này cho mục đích tra cứu cụ thể là cách thông minh để kiểm soát các truy vấn Excel của bạn.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Hàm VLOOKUP

1. Hàm VLOOKUP có thể tra cứu giá trị từ bên trái của cột tra cứu không?

   • Không, hàm VLOOKUP chỉ có thể trả về giá trị từ các cột bên phải của cột tra cứu.

2. Làm thế nào để tránh lỗi #N/A khi sử dụng hàm VLOOKUP?

   • Bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi này, ví dụ: =IFERROR(VLOOKUP(...), "Không tìm thấy").

3. Có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu giá trị gần đúng không?

   • Có, bằng cách đặt đối số cuối cùng là TRUE hoặc để trống, hàm VLOOKUP sẽ trả về giá trị gần đúng nhất.

4. Làm thế nào để sử dụng hàm VLOOKUP với nhiều bảng tính?

   • Bạn có thể tham chiếu đến phạm vi bảng từ một bảng tính khác bằng cách sử dụng cú pháp SheetName!Range.

5. Hàm VLOOKUP có thể được sử dụng để tra cứu nhiều giá trị cùng một lúc không?

   • Không trực tiếp, nhưng bạn có thể sử dụng công thức VLOOKUP cho một giá trị và sau đó sao chép công thức đó cho các giá trị khác.

6. Làm thế nào để cải thiện hiệu suất của hàm VLOOKUP?

   • Đảm bảo rằng bảng dữ liệu của bạn được sắp xếp theo thứ tự tăng dần và sử dụng tham chiếu tuyệt đối cho phạm vi bảng.

7. Có hàm nào tương tự VLOOKUP nhưng mạnh mẽ hơn không?

   • Hàm XLOOKUP là một lựa chọn mạnh mẽ hơn vì nó có thể tra cứu theo cả chiều dọc và chiều ngang, và không bị giới hạn bởi vị trí của cột tra cứu.