Contents
- Kế Hoạch Tăng Năng Suất Là Gì và Tại Sao Nó Lại Quan Trọng?
- Cách Tạo Kế Hoạch Tăng Năng Suất
- 1. Đặt Mục Tiêu SMART
- 2. Theo Dõi Thời Gian
- 3. Phân Tích Bảng Thời Gian và Ghi Chú Các Thách Thức Bạn Đang Đối Mặt
- 4. Tạo và Tuân Thủ Một Lịch Trình
- 5. Tìm Phương Pháp Tăng Năng Suất Lý Tưởng và Tuân Thủ Nó
- 6. Phân Tích Lại Hiệu Suất và Thử Nghiệm
- 1. Làm thế nào để biết mục tiêu của tôi có phải là SMART không?
- 2. Làm thế nào để tôi có thể theo dõi thời gian hiệu quả?
- 3. Làm thế nào để tôi biết phương pháp tăng năng suất nào phù hợp với mình?
- 4. Làm thế nào để tôi duy trì động lực khi tuân thủ kế hoạch tăng năng suất?
- 5. Làm thế nào để tôi có thể giảm thiểu các yếu tố gây phân tâm?
- 6. Làm thế nào để tôi có thể điều chỉnh kế hoạch tăng năng suất của mình?
- 7. Làm thế nào để tôi có thể tích hợp thời gian nghỉ ngơi vào kế hoạch tăng năng suất của mình?
- Tăng Năng Suất Với Kế Hoạch Tăng Năng Suất
Trong thời đại hiện nay, văn hóa làm việc không ngừng nghỉ (hustle culture) khiến chúng ta nghĩ rằng phải dành mọi giây phút cho công việc nếu muốn đạt được mục tiêu tài chính hoặc tự cải thiện bản thân. Tuy nhiên, điều này không chỉ gây hại cho sức khỏe tinh thần và thể chất mà còn phản tác dụng. Khi chỉ tập trung vào việc “làm nhiều hơn”, chúng ta thường bỏ qua hiệu quả và độ chính xác. Dù bạn làm việc nhiều giờ hơn, nhưng kết quả lại không tương xứng. Lý do chính là vì thiếu kế hoạch.
Chúng ta đều hiểu tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho sự thành công của bất kỳ dự án nào, nhưng khi nói đến năng suất, chúng ta thường nhảy vào làm việc mà không suy nghĩ nhiều. Đó chính là lý do chúng ta thường thất bại trong việc đạt được mục tiêu năng suất.
Kế Hoạch Tăng Năng Suất Là Gì và Tại Sao Nó Lại Quan Trọng?
Kế hoạch tăng năng suất là một tài liệu chi tiết các mục tiêu của bạn (cả ngắn hạn và dài hạn) và lên lịch cho chúng một cách chiến lược trong các ngày, tuần hoặc tháng để tăng cường năng suất đồng thời giải quyết các trở ngại chính đối với năng suất.
Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao việc xem video trên YouTube về các mẹo tăng năng suất vào ban đêm hoặc đọc các bài viết về cải thiện năng suất lại không mang lại kết quả như mong đợi? Điều này không phải vì những bài viết và video đó cung cấp các mẹo và chiến lược sai. Chúng ta đều có những tư duy, mục tiêu và vấn đề khác nhau; mỗi người có phong cách làm việc và xuất thân khác nhau. Các bài viết và video trên mạng thường mang tính chất tổng quát và không giải quyết được những vấn đề và trở ngại độc đáo của từng người.
Khi có một kế hoạch tăng năng suất phù hợp, bạn sẽ không phải nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác một cách mù quáng. Bạn sẽ có một lộ trình rõ ràng cho ngày (tuần hoặc tháng), giúp bạn tập trung hơn vào mục tiêu và ít bị phân tâm hơn. Việc lập kế hoạch cho năng suất mang lại cho bạn cảm giác kiểm soát, giúp bạn ít cảm thấy quá tải hoặc căng thẳng hơn.
Cách Tạo Kế Hoạch Tăng Năng Suất
Việc lập kế hoạch tăng năng suất không phải là một nhiệm vụ phức tạp. Bạn chỉ cần có thái độ đúng đắn, nhớ rõ mục tiêu của mình và bắt đầu với một tâm trí cởi mở. Bạn cần loại bỏ những quan điểm cứng nhắc về năng suất như “thức dậy lúc 4 giờ sáng” hay “tắm nước lạnh” và tìm hiểu xem điều gì phù hợp với bạn.
Vì kế hoạch tăng năng suất là duy nhất cho mục tiêu, tính cách và tư duy của bạn, không có quy tắc nghiêm ngặt nào về cách tạo ra nó. Tuy nhiên, các bước sau đây cung cấp một lộ trình linh hoạt mà bạn có thể sử dụng:
1. Đặt Mục Tiêu SMART
Việc đi bộ không mục đích sẽ không đưa bạn đến đâu. Việc có một bản ghi về các mục tiêu và nhiệm vụ của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Đó là lý do tại sao việc đặt mục tiêu SMART rất quan trọng, vì chúng giúp bạn theo dõi tiến độ, cải thiện động lực và tăng năng suất.
Sau khi có mục tiêu trên giấy, hãy nghĩ về tất cả những gì bạn cần làm để đạt được chúng. Điều này có thể bao gồm các nhiệm vụ liên quan đến công việc hoặc mục tiêu kinh doanh, thói quen cải thiện bản thân, dự án cá nhân hoặc trách nhiệm hàng ngày. Bắt đầu với bất cứ điều gì xuất hiện trong đầu, dù nhỏ nhặt đến đâu, và nhóm chúng dưới các mục tiêu liên quan.
2. Theo Dõi Thời Gian
Ảnh đồng hồ báo thức
Theo dõi cách bạn sử dụng thời gian trong ngày để có ý tưởng về ngày bình thường của bạn. Bạn quản lý được bao nhiêu giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày? Hoạt động nào tiêu tốn nhiều thời gian nhất của bạn? Làm điều này trong vài ngày, và bạn sẽ ngạc nhiên về lượng thời gian bị tiêu tốn vào các hoạt động phân tâm hoặc nhỏ nhặt như kiểm tra email hoặc các nguồn cấp dữ liệu trên mạng xã hội.
Bạn có thể sử dụng TimeCamp để tự động theo dõi thời gian sử dụng máy tính. Chỉ cần đăng ký trên trang web của họ và tải ứng dụng máy tính, và nó sẽ bắt đầu theo dõi thời gian của bạn.
3. Phân Tích Bảng Thời Gian và Ghi Chú Các Thách Thức Bạn Đang Đối Mặt
Sau khi theo dõi thời gian trong vài ngày, bạn sẽ có đủ dữ liệu để đưa ra những hiểu biết có giá trị. Nếu bạn đã sử dụng TimeCamp, hãy truy cập vào nhật ký thời gian của nó, và bạn sẽ có một bản ghi chi tiết về các ngày của mình.
Khi phân tích nhật ký thời gian, hãy tự hỏi những câu hỏi sau:
- Bạn làm việc bao nhiêu giờ mỗi ngày?
- Bao nhiêu thời gian bạn dành cho mạng xã hội?
- Hoạt động nào tiêu tốn nhiều thời gian nhất của bạn?
- Bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể?
Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn nhận ra những trở ngại đang ngăn cản bạn trở nên năng suất hơn. Khi biết được vấn đề, bạn có thể bắt đầu suy nghĩ về giải pháp của chúng.
Ngoài những yếu tố gây phân tâm thông thường như mạng xã hội, bạn nên ghi chú lại những điều khác, tưởng chừng như không liên quan, có thể ngăn cản bạn trở nên năng suất hơn. Hãy tự hỏi:
- Bạn có thấy khó khăn khi làm việc vào buổi chiều muộn không?
- Bạn có cảm thấy mệt mỏi hầu hết thời gian không?
- Bạn có ngủ đủ giấc không?
Khi ghi chú lại các thách thức, bạn nên trung thực với chính mình. Cố gắng không tự biện hộ cho những hành vi không năng suất của mình.
4. Tạo và Tuân Thủ Một Lịch Trình
Cốc cà phê đặt trên lịch
Sử dụng những hiểu biết từ phân tích của bạn, hãy tạo một lịch trình trong khi xem xét các mục tiêu của bạn. Mặc dù Google Calendar rất tốt cho việc lập lịch, nhưng nếu nó không hiệu quả, hãy xem xét sử dụng các lựa chọn thay thế miễn phí cho Google Calendar để lập lịch cho ngày của bạn.
Tùy thuộc vào mục tiêu và giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn, hãy phân bổ thời gian hàng ngày hoặc hàng tuần thích hợp cho công việc, thể dục, giải trí, gia đình hoặc các dự án cá nhân. Không có đúng hay sai; tất cả phụ thuộc vào mục tiêu và sở thích cá nhân của bạn.
Ví dụ, nếu bạn muốn bắt đầu một doanh nghiệp mới, bạn nên dành một vài giờ mỗi tuần để làm việc trên doanh nghiệp của mình. Nhưng nếu mục tiêu của bạn là có một thân hình đẹp vào mùa hè, hãy giảm thời gian sử dụng điện thoại và lên lịch nhiều buổi tập gym hơn trong tuần.
Bất kể mục tiêu của bạn là gì, điều quan trọng là phải giữ một lịch trình thực tế. Bạn không muốn lên lịch cho mọi giây phút trong ngày. Lịch trình của bạn nên đủ linh hoạt để có thể thích ứng với những kế hoạch đột xuất. Và đừng quên kết hợp những khoảng nghỉ xứng đáng. Mục tiêu không phải là luôn bận rộn mà là tăng năng suất.
5. Tìm Phương Pháp Tăng Năng Suất Lý Tưởng và Tuân Thủ Nó
Năng suất không đến tự nhiên với hầu hết chúng ta. Tuy nhiên, việc sử dụng các phương pháp đã được thử nghiệm và kiểm chứng có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn. Dưới đây là một số chiến lược tăng năng suất mà bạn có thể sử dụng trong lịch trình của mình:
Phương Pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee là một chiến lược đơn giản nhưng hiệu quả để tích hợp vào lịch trình của bạn. Hãy lập danh sách 6 nhiệm vụ bạn cần hoàn thành mỗi ngày. Xếp hạng chúng theo thứ tự quan trọng và bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất. Mục tiêu là hoàn thành một nhiệm vụ tại một thời điểm.
Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên, hãy chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, sau đó là nhiệm vụ tiếp theo, cho đến khi bạn hoàn thành danh sách của mình. Nếu bạn không thể hoàn thành tất cả sáu nhiệm vụ, chỉ cần chuyển chúng sang ngày hôm sau.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phương pháp Ivy Lee để tăng năng suất không căng thẳng.
Nguyên Tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, là một chiến lược tăng năng suất nổi tiếng nhấn mạnh việc tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất. Theo nguyên tắc Pareto, 20% các nhiệm vụ (quan trọng nhất) mang lại 80% kết quả.
Sử dụng quy tắc 80/20 để ưu tiên các nhiệm vụ của bạn trong khi tập trung vào kết quả mong muốn. Xác định các nhiệm vụ chính sẽ mang lại phần lớn kết quả đó và tập trung vào việc hoàn thành những nhiệm vụ đó trước tiên.
Kỹ Thuật Pomodoro
Tăng năng suất với phương pháp Pomodoro bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong 25 phút và sau đó nghỉ ngắn. Phương pháp Pomodoro hoàn hảo cho việc hoàn thành các nhiệm vụ lớn và đáng sợ. Khi bạn chia nhỏ nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn (mà bạn có thể hoàn thành trong 25 phút), việc cam kết và hoàn thành trở nên dễ dàng hơn nhiều.
6. Phân Tích Lại Hiệu Suất và Thử Nghiệm
Việc lập kế hoạch cho năng suất không phải là một việc làm một lần. Kế hoạch tăng năng suất đầu tiên của bạn có thể không chi tiết hoặc hiệu quả như bạn hy vọng. Đó là lý do tại sao việc xem xét tiến độ hàng tuần và hàng tháng rất quan trọng.
Hãy xem kế hoạch tăng năng suất của bạn hoạt động tốt như thế nào. Xác định bất kỳ trở ngại nào bạn có thể bỏ sót và điều chỉnh kế hoạch của bạn để giải quyết chúng. Nếu một chiến lược cụ thể không mang lại kết quả, hãy thử một chiến lược khác và ghi nhận kết quả.
1. Làm thế nào để biết mục tiêu của tôi có phải là SMART không?
Mục tiêu SMART phải đáp ứng các tiêu chí: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (liên quan) và Time-bound (có thời hạn). Ví dụ, thay vì “tôi muốn giảm cân”, một mục tiêu SMART sẽ là “tôi muốn giảm 5kg trong 3 tháng bằng cách tập thể dục 3 lần mỗi tuần và ăn uống lành mạnh”.
2. Làm thế nào để tôi có thể theo dõi thời gian hiệu quả?
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như TimeCamp để theo dõi thời gian sử dụng máy tính một cách tự động. Ngoài ra, bạn có thể ghi chép thủ công thời gian dành cho từng hoạt động trong ngày để có cái nhìn tổng quan về cách bạn sử dụng thời gian.
3. Làm thế nào để tôi biết phương pháp tăng năng suất nào phù hợp với mình?
Hãy thử nghiệm nhiều phương pháp khác nhau như Ivy Lee, Pareto và Pomodoro. Theo dõi hiệu quả của từng phương pháp và điều chỉnh dựa trên kết quả. Điều quan trọng là tìm ra phương pháp phù hợp với phong cách và mục tiêu cá nhân của bạn.
4. Làm thế nào để tôi duy trì động lực khi tuân thủ kế hoạch tăng năng suất?
Hãy tự thưởng cho mình khi đạt được các mục tiêu nhỏ. Tạo một môi trường làm việc tích cực và nhắc nhở bản thân về lợi ích lâu dài của việc duy trì năng suất cao. Đừng quên nghỉ ngơi và thư giãn để tránh kiệt sức.
5. Làm thế nào để tôi có thể giảm thiểu các yếu tố gây phân tâm?
Hãy tắt thông báo từ điện thoại và các ứng dụng không cần thiết. Tạo một không gian làm việc gọn gàng và yên tĩnh. Nếu cần, sử dụng các ứng dụng chặn trang web để hạn chế truy cập vào các nguồn gây phân tâm.
6. Làm thế nào để tôi có thể điều chỉnh kế hoạch tăng năng suất của mình?
Hãy định kỳ xem xét lại kế hoạch của bạn và đánh giá hiệu quả của nó. Nếu có bất kỳ trở ngại nào xuất hiện, hãy điều chỉnh kế hoạch để giải quyết chúng. Đừng ngại thử nghiệm các chiến lược mới nếu chiến lược hiện tại không mang lại kết quả mong muốn.
7. Làm thế nào để tôi có thể tích hợp thời gian nghỉ ngơi vào kế hoạch tăng năng suất của mình?
Hãy lên lịch cho các khoảng nghỉ ngắn giữa các nhiệm vụ và đảm bảo có thời gian nghỉ dài hơn sau mỗi vài giờ làm việc. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro để tạo ra những khoảng nghỉ có cấu trúc và giúp bạn duy trì năng suất mà không bị kiệt sức.
Tăng Năng Suất Với Kế Hoạch Tăng Năng Suất
Nếu các mẹo tăng năng suất trên mạng không hiệu quả, đã đến lúc tạo ra một kế hoạch tăng năng suất cá nhân hóa. Kế hoạch của bạn nên giải quyết tất cả các trở ngại đã ngăn cản bạn đạt được tiềm năng tối đa của mình. Khi tạo kế hoạch, hãy đảm bảo lên lịch cho các nhiệm vụ ưu tiên cao để tận dụng những giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn.
Mặc dù một kế hoạch tăng năng suất chắc chắn sẽ giúp ích, nhưng điều quan trọng là bạn phải tuân thủ nó. Điều này có nghĩa là tạo ra một môi trường làm việc không bị phân tâm, bao gồm cả điện thoại của bạn. Nhưng nếu việc có điện thoại thông minh gần đó là quan trọng, bạn nên tuân theo các thói quen sử dụng điện thoại thông minh tốt.
