Khắc Phục Sự Cố Quy Tắc Outlook Không Hoạt Động Trên Windows

1. Kiểm Tra Quy Tắc Outlook Đã Được Kích Hoạt

Đầu tiên, bạn cần đảm bảo rằng quy tắc Outlook của bạn không bị vô hiệu hóa một cách vô tình. Hãy thực hiện các bước sau:

1. Mở ứng dụng Outlook và nhấp vào menu File ở góc trên bên trái.
2. Trong tab Info, nhấp vào nút Manage Rules & Alerts.
3. Dưới tab Email Rules, hãy đảm bảo rằng các ô bên cạnh quy tắc của bạn được đánh dấu.

Kiểm tra quy tắc Outlook

2. Đổi Tên Quy Tắc Outlook

Sử dụng tên quy tắc dài có thể làm tăng kích thước của quy tắc, dẫn đến các vấn đề không mong muốn về chức năng. Hãy thử đặt tên ngắn hơn cho quy tắc Outlook của bạn để khắc phục sự cố này.

Để đổi tên quy tắc Outlook, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong ứng dụng Outlook, nhấp vào menu File ở góc trên bên trái.
2. Trong tab Info, nhấp vào nút Manage Rules & Alerts.
3. Dưới tab Email Rules, chọn quy tắc bạn muốn đổi tên.
4. Nhấp vào Change Rule và chọn Rename Rule.
5. Nhập tên ngắn hơn cho quy tắc và nhấn OK.
6. Nhấp vào Apply để lưu thay đổi.

Đổi tên quy tắc Outlook

3. Xóa Quy Tắc Outlook Không Cần Thiết

Ngoài việc đổi tên quy tắc, bạn cũng nên xem xét xóa các quy tắc không còn cần thiết để tránh xung đột hoặc hành vi không mong muốn. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Trong ứng dụng Outlook, điều hướng đến File > Info > Manage Rules & Alerts.
2. Giữ phím Ctrl và chọn các quy tắc bạn không còn cần.
3. Nhấp vào tùy chọn Delete ở phía trên.
4. Chọn Yes khi được hỏi.

Xóa quy tắc Outlook

4. Đặt Lại Tệp SRS của Outlook

Microsoft Outlook lưu trữ cấu hình tài khoản quan trọng trong tệp SRS (Send and Receive Settings) trên PC của bạn. Nếu tệp này bị hỏng, quy tắc Outlook sẽ không hoạt động. Để khắc phục, bạn có thể buộc Outlook tạo lại tệp SRS bằng cách đổi tên tệp cũ. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Nhấn Win + R để mở hộp thoại Run.
2. Nhập %appdata%MicrosoftOutlook vào trường Open và nhấn Enter.
3. Trong cửa sổ File Explorer mở ra, tìm và chọn tệp Outlook.srs.
4. Nhấn F2 trên bàn phím và đổi tên tệp thành Outlook.srs.old.

Đổi tên tệp SRS của Outlook

Khởi động lại Outlook sau khi hoàn thành các bước trên và kiểm tra xem quy tắc của bạn có hoạt động như mong đợi không.

5. Tắt Tùy Chọn Dừng Xử Lý Thêm Quy Tắc

Bằng cách điều chỉnh cài đặt trong ứng dụng Outlook, bạn có thể yêu cầu nó dừng xử lý các quy tắc khác khi một quy tắc cụ thể đã được chạy. Tuy nhiên, điều này có thể khiến Outlook bỏ qua tất cả các quy tắc tiếp theo, tạo ấn tượng sai rằng quy tắc của bạn không hoạt động đúng cách. Để tránh điều này, bạn cần tắt tùy chọn “dừng xử lý thêm quy tắc” bằng cách làm theo các bước sau:

1. Trong Outlook, đi đến File > Info > Manage Rules & Alerts.
2. Chọn quy tắc của bạn từ danh sách.
3. Nhấp vào tùy chọn Change Rule và chọn Edit Rule Settings từ danh sách.
4. Bỏ chọn ô dừng xử lý thêm quy tắc.
5. Nhấp vào Finish và sau đó Apply.

Chỉnh sửa quy tắc Outlook

6. Cấu Hình Quy Tắc Outlook Chạy Trên Tất Cả Các Thiết Bị

Một lý do khác khiến quy tắc Outlook của bạn có thể không hoạt động là nếu bạn đã cấu hình chúng chỉ chạy trên một thiết bị cụ thể. Dưới đây là cách thay đổi điều đó:

1. Trong Outlook, đi đến File > Info > Manage Rules & Alerts.
2. Nhấp đúp vào quy tắc gặp sự cố.
3. Dưới Select conditions, bỏ chọn ô on this computer only.
4. Nhấn Finish và sau đó Apply.

Cấu hình quy tắc Outlook

7. Kích Hoạt Chế Độ Lưu Trữ Trao Đổi (Cached Exchange Mode)

Khi bạn kích hoạt chế độ Cached Exchange Mode, Outlook sẽ lưu trữ một bản sao của hộp thư của bạn trong tệp dữ liệu Outlook. Điều này có thể giúp ứng dụng thực hiện quy tắc mà không gặp vấn đề gì.

Để kích hoạt Cached Exchange Mode trong Outlook:

1. Mở Outlook và nhấp vào menu File.
2. Trong tab Info, nhấp vào Account Settings, và chọn Account Settings.
3. Dưới tab Email, chọn tài khoản của bạn và nhấp vào Change.
4. Nhấp vào More Settings và chọn Advanced.
5. Đánh dấu vào ô Use Cached Exchange Mode.
6. Nhấn Apply và sau đó OK.

8. Chạy Công Cụ Sửa Chữa Hộp Thư Outlook

Khi sử dụng Microsoft Outlook trên PC Windows, ứng dụng sẽ tạo ra các tệp OST và PST để lưu trữ dữ liệu tài khoản của bạn cục bộ. Nếu các tệp dữ liệu này trở nên không thể truy cập vì một lý do nào đó, quy tắc Outlook của bạn có thể ngừng hoạt động. May mắn thay, Outlook bao gồm một công cụ sửa chữa hộp thư có thể giúp bạn sửa chữa các tệp dữ liệu Outlook một cách dễ dàng. Dưới đây là cách chạy nó:

1. Nhấp chuột phải vào shortcut của Outlook và chọn Properties.
2. Dưới tab Shortcut, nhấp vào nút Open File Location.
3. Nhấp đúp vào SCANPST.EXE để chạy nó.
4. Trong cửa sổ Microsoft Outlook Inbox Repair Tool, nhấp vào nút Browse và sau đó điều hướng đến thư mục sau:

   C:Users*username*AppDataLocalMicrosoftOutlook

   Đảm bảo bạn thay thế *username* trong đường dẫn trên bằng tên người dùng của bạn.

5. Chọn hồ sơ bạn muốn sửa chữa và sau đó nhấp vào Start.

Công cụ sửa chữa hộp thư Outlook

Khởi động lại Outlook sau khi hoàn thành và kiểm tra xem vấn đề còn tồn tại không.

9. Cập Nhật Ứng Dụng Outlook

Sử dụng phiên bản Outlook cũ cũng có thể dẫn đến các vấn đề này. Nếu bạn đã tắt cập nhật tự động cho các ứng dụng Office, hãy sử dụng các bước sau để cập nhật ứng dụng Outlook:

1. Mở Outlook và chọn menu File ở góc trên bên trái.
2. Chọn tab Office Account từ cột bên trái.
3. Nhấp vào Update Options > Update Now.

Cập nhật ứng dụng Outlook trên Windows

Chờ Microsoft Office kiểm tra và cài đặt các bản cập nhật mới. Sau đó, quy tắc Outlook của bạn nên bắt đầu hoạt động trở lại.

10. Đặt Lại Tất Cả Quy Tắc

Cuối cùng, nếu không có mẹo nào ở trên giúp ích, bạn có thể xem xét xóa tất cả các quy tắc Outlook và sau đó thiết lập lại chúng. Điều này sẽ giúp khắc phục bất kỳ vấn đề nào do cấu hình không đúng hoặc dữ liệu bị hỏng.

Để xóa tất cả các quy tắc Outlook cùng một lúc, mở hộp thoại Run. Nhập Outlook.exe /cleanrules vào hộp văn bản và nhấn Enter.

Xóa tất cả quy tắc Outlook

Sau khi Outlook xóa tất cả các quy tắc, hãy đi đến Manage Rules & Alerts và thiết lập lại chúng.