Lý Do Nhiều Người Sử Dụng Notion

1. Notion Được Sử Dụng Vì Tính Đa Năng

Notion là phần mềm quản lý dự án và ghi chú. Khả năng viết và thêm các yếu tố ở bất cứ đâu khiến nó trở thành một trong những công cụ gần nhất với việc vẽ danh sách việc cần làm và theo dõi trên giấy.

Dù là cho mục đích kinh doanh hay cá nhân, tính tùy chỉnh không giới hạn của Notion cho phép bạn tạo ra hầu hết mọi bố cục bạn muốn. Nhưng, khác với việc vẽ hệ thống của riêng bạn trên giấy, bạn có thể kéo và thả để sắp xếp lại các mục trên trang. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng thêm cơ sở dữ liệu và thuộc tính cơ sở dữ liệu vào bố cục của mình, làm cho chúng trở nên chức năng.

Tên gọi có thể khiến chúng có vẻ phức tạp, nhưng cơ sở dữ liệu chỉ là các bố cục như bảng và dòng thời gian. Và thuộc tính cơ sở dữ liệu trong Notion chỉ là các vai trò bạn gán cho các trường trống trong đó. Những thuộc tính này giúp bạn thiết lập các loại thông tin bạn muốn tổ chức. Chúng cũng giữ cho đầu vào của bạn nhất quán.

Ví dụ, bạn muốn sử dụng Notion làm công cụ theo dõi ngân sách để theo dõi thói quen chi tiêu của mình. Để làm điều đó, bạn tạo một cơ sở dữ liệu bảng với các thuộc tính cơ sở dữ liệu sau:

• Tên—một thuộc tính mặc định. Đây là một trường văn bản cũng tạo ra một trang con để hỗ trợ ghi chú. Bạn sẽ sử dụng nó để đặt tên cho giao dịch, sau đó nhấp vào để thêm bất kỳ ghi chú nào.
• Số—một thuộc tính được định dạng cho số. Bạn sẽ sử dụng nó để đánh dấu chi phí của từng giao dịch. Bạn có thể sử dụng tab Tính toán ở cuối bảng để hiển thị tổng số.
• Lựa chọn—thuộc tính này cho phép bạn tạo một danh sách các tùy chọn tùy chỉnh để hiển thị một câu trả lời nhanh. Bạn có thể sử dụng nó cho các danh mục chi tiêu, cho phép bạn lọc chúng sau này.

Theo dõi chi tiêu trong phần mềm quản lý dự án

Ngoài những thuộc tính này, Notion còn cung cấp nhiều thuộc tính khác, chẳng hạn như:

• Trạng thái—để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh về khối lượng công việc tổng thể.
• Lựa chọn nhiều—nếu bạn muốn một danh sách các tùy chọn với nhiều hơn một câu trả lời—rất tốt cho việc gắn thẻ.
• Văn bản—để hiển thị ghi chú nhanh hoặc quan trọng trên cơ sở dữ liệu của bạn.
• Ngày—để đặt ngày hết hạn và nhắc nhở trong Notion.
• Người—để giao nhiệm vụ cho người khác hoặc ghi chú người cần báo cáo.
• Tệp và phương tiện—để chia sẻ tài liệu hoặc tệp hỗ trợ.
• Thông tin liên hệ—để truy cập dễ dàng vào email và số điện thoại, đặc biệt hữu ích nếu bạn sử dụng Notion làm CRM.
• Công thức—giống như những công thức bạn tìm thấy trong phần mềm bảng tính như Sheets và Excel.
• Ghi chú tạo—cập nhật tự động để hiển thị ai đã tạo hoặc chỉnh sửa một mục trong cơ sở dữ liệu và khi nào.
• Quan hệ và tổng hợp—những điều này giúp bạn kết nối các cơ sở dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa chúng.

2. Notion Được Sử Dụng Vì Tính Mạnh Mẽ

Dù bạn là người nghĩ lớn, yêu thích việc tổ chức và phân tích chi tiết, hay cả hai, Notion đều đáp ứng được nhu cầu của bạn. Nhờ vào mức độ tùy chỉnh cao, bạn có thể làm cho bố cục của mình trở nên tối giản hoặc mạnh mẽ như bạn muốn. Hơn nữa, bạn có thể bao gồm nhiều cơ sở dữ liệu độc đáo trên cùng một trang mà không làm thay đổi một cơ sở dữ liệu khác.

Ví dụ, khi tạo công cụ theo dõi chi tiêu của bạn, bạn có thể muốn bao gồm một bố cục để giúp bạn theo dõi hóa đơn. Điều đó sẽ trông hoàn toàn khác, nhưng không có nghĩa là bạn cần tạo một trang mới hoặc liên kết nhiều trang lại với nhau trong một bảng điều khiển.

Các bố cục khác nhau trên cùng một trang trong phần mềm quản lý dự án

Tất cả những gì bạn cần làm là chọn một khu vực trống phía trên hoặc dưới công cụ theo dõi chi tiêu của bạn và tạo một cơ sở dữ liệu mới theo cách bạn thấy phù hợp. Điều này làm cho phần mềm dễ sử dụng hơn vì bạn có thể giữ tất cả các mục liên quan trên cùng một trang mà không làm thay đổi không mong muốn cho phần còn lại.

Ngoài ra, nếu bạn cần một trang đơn giản với một danh sách kiểm tra hoặc một nơi để thu thập và tổ chức ghi chú trong Notion, bạn cũng có thể làm điều đó.

Bạn sẽ muốn bắt đầu với một kế hoạch để tránh bị choáng ngợp với bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào. Hãy xem xét các dự án và quy trình hiện tại của bạn để giúp xác định nhu cầu của bạn trước thời gian—thay vì bị lạc trong phần mềm.

3. Notion Được Sử Dụng Vì Chi Phí Thấp Hoặc Miễn Phí

Bạn có thể làm hầu hết mọi thứ với gói Miễn phí của Notion miễn là bạn không có ý định:

• Hợp tác với hơn mười người.
• Yêu cầu công cụ tìm kiếm thu thập thông tin các trang công khai của bạn.
• Sử dụng các liên kết hết hạn.
• Cần kiểm soát nhiều về không gian làm việc nhóm.

Có một số hạn chế khác mà Notion đã đề cập trong bảng giá của mình, nhưng nếu bạn chỉ sử dụng phần mềm cho mục đích cá nhân, bạn nên tiếp tục với gói Miễn phí. Điều đó không có nghĩa là bạn không thể sử dụng tài khoản miễn phí của mình để phác thảo một quy trình làm việc với đồng nghiệp trong Notion hoặc tạo một bảng dự án. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là bạn sẽ làm việc với cùng mười người trong không gian làm việc của mình.

Tuy nhiên, nếu bạn là người dùng hợp tác cao và bạn thấy các giới hạn làm giảm hiệu quả làm việc nhóm của bạn, Notion cung cấp hai gói nhỏ hơn giữa tài khoản cá nhân Miễn phí và tài khoản Doanh nghiệp rộng lớn. Gói Plus là một giải pháp tuyệt vời cho các nhóm nhỏ để lập kế hoạch và làm việc cùng nhau mà không phải trả tiền cho nhiều tính năng bổ sung mà bạn không có khả năng sử dụng.

4. Notion Được Sử Dụng Vì Giao Diện Đẹp

Dù bạn ưa thích chế độ tối hay sáng, giao diện tối giản và màu sắc của Notion đều rất tinh tế và tập trung. Hơn nữa, bất kể trình độ kỹ năng của bạn, nó làm cho bố cục của bạn trông gọn gàng và có tổ chức.

Bố cục văn bản trong phần mềm ghi chú

Hơn nữa, nó cung cấp mọi thứ bạn cần để tổ chức thông tin và ghi chú, bao gồm:

• Định dạng văn bản đơn giản.
• Biểu tượng và biểu tượng cảm xúc.
• Khối phương tiện và nhúng.
• Liên kết và đánh dấu.
• Cơ sở dữ liệu bao gồm bố cục bảng, thẻ, lịch, danh sách, phòng trưng bày và dòng thời gian.
• Màu nền, trích dẫn và thông báo.

Có nhiều cách để mã hóa màu và tổ chức công việc của bạn, và Notion làm rất nhiều việc để giữ cho mọi thứ gọn gàng cho bạn.