Mẹo Định Dạng Excel: Biến Bảng Tính Thành Tác Phẩm Nghệ Thuật

Ẩn Đường Lưới Trong Excel

Microsoft Excel hiển thị các đường lưới nhạt giữa các ô theo mặc định. Mặc dù đường lưới có thể giúp bạn điều hướng bảng tính, nhưng chúng cũng có thể làm cho dữ liệu của bạn trông lộn xộn và kém trình bày. Bạn có thể ẩn đường lưới để có cái nhìn sạch sẽ và chuyên nghiệp hơn.

Để thực hiện điều này, chỉ cần chuyển đến tab View, và trong nhóm Show, bỏ chọn ô Gridlines. Dữ liệu của bạn sẽ ngay lập tức trông sạch sẽ hơn, làm nổi bật các biểu đồ, bảng và ô được định dạng. Nếu cần, bạn có thể thêm đường viền cho các ô hoặc phạm vi cụ thể để làm nổi bật dữ liệu quan trọng.

Tạo Tiêu Đề Lớn Cho Bảng Tính

Tôi cũng thích tạo một tiêu đề lớn, đậm ở đầu bảng tính để làm tiêu đề. Tiêu đề này trải dài qua nhiều ô và mô tả mục đích của bảng tính bằng vài từ.

Tiêu đề lớn trong bảng tính Excel

Để tạo tiêu đề như vậy, chuyển đến đầu bảng tính Excel và chèn một hàng trống (Right-click, sau đó chọn Insert, và Entire Row) nếu bạn đã có nội dung ở hàng trên cùng. Tiếp theo, chọn A1 và nhập tiêu đề của bảng tính, sau đó chọn phạm vi các ô để chứa tiêu đề bảng tính. Cuối cùng, chuyển đến tab Home, nhấp vào Merge & Center, và tất cả các ô được chọn sẽ được kết hợp với tiêu đề ở giữa.

Để làm nổi bật tiêu đề hơn nữa, tăng kích thước phông chữ, sử dụng định dạng đậm (Ctrl + B), và chọn một màu sắc đặc trưng phù hợp với dữ liệu của bạn.

Định Dạng Dữ Liệu Dưới Dạng Bảng

Bảng dữ liệu trong Excel hiển thị khối lượng bán hàng

Tôi thích định dạng các tập dữ liệu lớn trong Excel dưới dạng bảng. Bảng trong Excel trông ít cồng kềnh hơn và dễ quản lý hơn. Mặc dù phong cách bảng có thể trông hơi đơn điệu, nhưng đây là một thủ thuật hữu ích có thể nâng cao kỹ năng trình bày dữ liệu Excel của bạn.

Để định dạng dữ liệu dưới dạng bảng trong Excel, chọn phạm vi các ô bạn muốn, chuyển đến tab Home, chọn Format as Table từ phần Styles, và chọn Table Style bạn thích từ các tùy chọn nhẹ, trung bình và tối.

Nếu bạn không thích các tùy chọn mặc định, bạn có thể tạo một phong cách mới bằng cách chuyển đến New Table Style và tùy chỉnh màu sắc, đường viền và phông chữ theo sở thích của bạn.

Để Khoảng Trống Giữa Dữ Liệu Và Tiêu Đề

Định dạng không cần phải phức tạp để tạo ra sự khác biệt. Nó có thể đơn giản như để một khoảng trống nhỏ giữa tập dữ liệu của bạn và các tiêu đề hàng và cột của bảng tính. Khi dữ liệu của bạn bị nhồi nhét ngay sát các tiêu đề, nó có thể trông lộn xộn và khó hiểu hơn khi nhìn qua.

Bảng tính Excel với khoảng trống giữa dữ liệu và tiêu đề

Để tạo sự tách biệt trực quan này, bạn có thể chèn một hàng và cột trống trước khi dữ liệu bắt đầu. Điều này đặc biệt hữu ích khi trình bày các tập dữ liệu lớn, vì nó ngăn thông tin trở nên quá dày đặc.

Giữ Văn Bản Trong Ô Của Chúng

Khi xử lý dữ liệu có nhãn hoặc mô tả dài, bạn có thể sử dụng tính năng bọc văn bản để duy trì chiều rộng cột và làm cho văn bản dễ đọc hơn. Theo mặc định, Excel cho phép văn bản tràn sang các cột trống liền kề hoặc cắt bớt ký tự nếu cột kế tiếp chứa dữ liệu.

Bạn có thể bật tính năng bọc văn bản bằng cách chọn ô hoặc nhóm ô có chuỗi văn bản dài, sau đó chuyển đến tab Home, và nhấp vào Wrap Text. Tính năng bọc văn bản đảm bảo rằng văn bản dài vẫn nằm trong ô, tự động bọc sang dòng tiếp theo mà không thay đổi chiều rộng cột.

Bọc văn bản được kích hoạt trong Microsoft Excel

Sử Dụng Độ Tương Phản Để Làm Văn Bản Dễ Đọc Hơn

Không bao giờ thừa khi giữ nguyên các nguyên tắc thiết kế đồ họa cơ bản khi định dạng bảng tính Excel của bạn. Sự tương phản giữa màu sắc văn bản và màu nền làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn.

Thêm màu sắc có độ tương phản tốt vào bảng tính

Excel sử dụng sự kết hợp độ tương phản cao cho văn bản và nền theo mặc định. Bạn có thể thay đổi màu sắc văn bản bằng cách sử dụng tùy chọn Font Color và chọn một màu nền khác từ menu Fill Color. Excel sẽ hiển thị bản xem trước văn bản và cho bạn biết nếu sự kết hợp màu sắc có độ tương phản cao hay thấp. Bạn cũng có thể kiểm tra ô ở trên cùng để chỉ hiển thị các màu có độ tương phản cao.

Sử Dụng Định Dạng Đặc Biệt Cho Công Thức

Một thủ thuật định dạng khác mà tôi thấy hữu ích là sử dụng định dạng đặc biệt cho các ô chứa công thức. Điều này làm cho việc phân biệt giữa dữ liệu nhập thường và kết quả tính toán trong các bảng tính phức tạp dễ dàng hơn.

Để định dạng các ô công thức, chọn các ô chứa công thức và làm nổi bật chúng bằng cách sử dụng một màu nền đặc biệt từ menu Fill Color hoặc định dạng đậm (Ctrl+B).

Sử dụng định dạng đặc biệt cho công thức trong Microsoft Excel

Excel cho phép bạn tự động tìm tất cả các ô công thức bằng cách nhấn Ctrl + G, chọn Special, và chọn Formulas.

Áp dụng thủ thuật định dạng này giúp bạn và người khác nhanh chóng xác định nơi các phép tính diễn ra, làm cho việc kiểm tra bảng tính để tìm lỗi dễ dàng hơn. Thủ thuật này đặc biệt có giá trị khi chia sẻ sổ làm việc với đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Sử Dụng Tiêu Đề Dọc

Tiêu đề dọc là một thủ thuật định dạng ít được biết đến để sắp xếp dữ liệu bảng tính một cách hiệu quả và gọn gàng hơn. Những tiêu đề này có thể tiết kiệm không gian và làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Bạn có thể chuyển các tiêu đề cột thành văn bản dọc hoặc tạo tiêu đề hàng với định hướng dọc.

Để sử dụng tiêu đề dọc, chọn các ô chứa tiêu đề của bạn, chuyển đến tab Home, nhấp vào biểu tượng Orientation, và chọn Vertical Text. Tuy nhiên, Vertical Text thêm khoảng cách giữa các chữ cái, điều này có thể đẩy văn bản vượt ra ngoài ranh giới của ô. Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách chuyển đến tab Home, chọn Format, và AutoFit Row Height. Thay vì Vertical Text, bạn cũng có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào trong Angle hoặc Rotate trong menu Orientation.

Tiêu đề dọc trong bảng tính Excel

Thủ thuật này đặc biệt hiệu quả cho các bảng với các cột hẹp và khi bạn cố gắng đặt mọi thứ vào một trang mà không cần bọc văn bản.

Sử Dụng Format Painter

Format Painter rất hữu ích khi bạn cần sử dụng lại cùng một định dạng—màu sắc, kiểu phông hoặc kích thước phông—trên các ô khác nhau. Đây là một trong những tính năng dễ sử dụng nhất có thể tiết kiệm thời gian trong Microsoft Excel.

Format Painter về cơ bản là sao chép và dán cho định dạng. Bạn có thể tìm thấy nó dưới tab Home trong phần Clipboard. Chọn văn bản có định dạng cần sao chép, nhấp vào Format Painter, và chọn ô, nhóm ô, hoặc hàng/cột để áp dụng định dạng. Xong!

Thay thế, bạn có thể sử dụng các phím tắt Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép và dán định dạng.

Định dạng tạo ra sự khác biệt giữa một bảng tính nhàm chán, đơn điệu và một bảng tính sắc nét, rõ ràng và chuyên nghiệp. Mặc dù thẩm mỹ là quan trọng, nhưng rõ ràng trong giao tiếp là lý do chính mà bạn nên cẩn thận với định dạng bảng tính Excel của mình.