Mẹo Lọc Dữ Liệu Trong Excel: Cách Sử Dụng Bộ Lọc và Slicer Hiệu Quả

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Phạm Vi

Để lọc dữ liệu trong một phạm vi (một nhóm ô liền kề), bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Chọn tiêu đề cột: Đầu tiên, bạn cần chọn các tiêu đề cột mà bạn muốn lọc trong phạm vi đó.

2. Mở bộ lọc: Chọn tab Data và nhấp vào Filter trong nhóm Sort & Filter để tạo bộ lọc tùy chỉnh.

   Chọn bộ lọc trong Excel

3. Áp dụng bộ lọc: Một nút mũi tên xuống sẽ xuất hiện trên các tiêu đề cột. Bạn có thể lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí như văn bản, số và ngày, tùy thuộc vào định dạng của dữ liệu trong cột.

   Phạm vi dữ liệu bán hàng và khu vực trong Excel

4. Lọc theo số: Ví dụ, để lọc theo số (cột A trong hình), nhấp vào nút mũi tên xuống trên tiêu đề cột bạn muốn sử dụng làm bộ lọc (A1 trong trường hợp của chúng tôi) và chọn Number Filter trong menu. Sau đó, chọn một trong các so sánh trong menu. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng so sánh Greater Than Or Equal To.

   Bộ lọc số trong Excel

5. Đặt tiêu chí lọc: Một hộp thoại sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập tiêu chí cụ thể để lọc dữ liệu. Sau khi nhập tiêu chí, nhấp vào OK để áp dụng bộ lọc tùy chỉnh.

   Đặt tiêu chí cho bộ lọc tự động

6. Kết quả lọc: Dựa trên bộ lọc bạn đã chọn và tiêu chí bạn đã đặt, phạm vi sẽ được lọc để hiển thị các hàng đáp ứng điều kiện bạn đã chỉ định.

   Phạm vi dữ liệu bán hàng và khu vực đã được lọc trong Excel

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Bảng

Khi bạn tạo bảng trong Excel, các tiêu đề sẽ tự động có bộ lọc, giúp quá trình lọc dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Quy trình lọc dữ liệu trong bảng tương tự như trong phạm vi. Ví dụ, chúng ta sẽ lọc dữ liệu dựa trên văn bản (cột B).

Bảng dữ liệu bán hàng và khu vực trong Excel

1. Chọn tiêu đề cột: Nhấp vào nút mũi tên xuống trên tiêu đề cột bạn muốn sử dụng làm bộ lọc.

2. Chọn bộ lọc: Chọn Filter và chọn một so sánh. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng so sánh Equals.

   Tạo bộ lọc văn bản trong Excel

3. Đặt tiêu chí lọc: Chỉ định tiêu chí cho so sánh trong hộp thoại và sau đó nhấp vào nút OK để lọc bảng.

   Đặt tiêu chí cho bộ lọc tự động văn bản

Sử Dụng Bộ Lọc Nâng Cao

Excel cung cấp bộ lọc nâng cao mà bạn có thể sử dụng để tạo các bộ lọc phức tạp kết hợp nhiều tiêu chí. Bộ lọc này rất hữu ích trong các tình huống bạn cần lọc dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.

Để kết hợp các tiêu chí, bạn có thể sử dụng các toán tử logic của Excel như trong bảng dưới đây:

Chúng ta sẽ thực hành bằng cách lọc phạm vi dưới đây để chỉ hiển thị những người trên 30 tuổi và làm việc trong phòng nhân sự. Bạn có thể sao chép và dán phạm vi vào ô A5 để theo dõi:

Phạm vi dữ liệu hiển thị tên, tuổi và phòng ban của nhân viên trong Excel

Để sử dụng bộ lọc nâng cao, bạn cần tạo một phạm vi tiêu chí ở một phần khác của bảng tính, đảm bảo rằng nó có cùng tiêu đề với phạm vi chứa dữ liệu. Chúng ta sẽ đặt phạm vi tiêu chí phía trên phạm vi ban đầu, như trong hình dưới đây.

Phạm vi tiêu chí được thêm phía trên phạm vi dữ liệu hiển thị tên, tuổi và phòng ban của nhân viên trong Excel

Bạn có thể sao chép và dán phạm vi tiêu chí vào ô A1 để theo dõi:

Việc đặt tiêu chí trong cùng một hàng sẽ thỏa mãn điều kiện AND. Nếu đặt trong các hàng riêng biệt, sẽ thỏa mãn điều kiện OR.

Tiếp theo, thực hiện các bước sau:

1. Trong tab Data, nhấp vào Advanced trong nhóm Sort & Filter của ribbon.

2. Nhấp vào hộp văn bản List range và chọn phạm vi chứa dữ liệu (A5:C12).

3. Nhấp vào hộp văn bản Criteria range và chọn phạm vi tiêu chí (A1:C2).

4. Nhấp vào OK để áp dụng bộ lọc.

   Đặt tiêu chí cho bộ lọc nâng cao trong Excel

Sau khi bộ lọc được áp dụng, chỉ có hai hàng sẽ được hiển thị; đó là những người trên 30 tuổi và làm việc trong phòng nhân sự.

Sử Dụng Slicer Để Lọc Dữ Liệu Tương Tác

Bạn có thể thêm Slicer vào bảng trong Excel để lọc dữ liệu bảng một cách tương tác. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xem các tập hợp con dữ liệu cụ thể mà không cần tạo các bộ lọc phức tạp.

Để thêm Slicer, nhấp vào bất kỳ đâu trên bảng, chọn tab Insert, sau đó nhấp vào Slicer trong nhóm Filters của ribbon.

Chọn Slicer trong ribbon của Excel

Một hộp thoại sẽ xuất hiện với các tiêu đề của bảng được liệt kê. Đánh dấu những tiêu đề bạn muốn sử dụng làm bộ lọc và sau đó nhấp vào OK.

Hộp thoại chèn Slicer trong Excel

Mỗi tiêu đề sẽ có Slicer riêng và các giá trị của nó sẽ xuất hiện dưới dạng các nút (đây là các tiêu chí để lọc bảng). Nhấp vào một nút trên Slicer sẽ lọc bảng.

Slicer trong Excel

Với kiến thức cơ bản này, bạn nên có thể tìm hiểu sâu hơn về cách lọc dữ liệu trong Excel. Nếu bạn muốn sử dụng bộ lọc nâng cao hơn nữa, bạn có thể sử dụng hàm FILTER của Excel.