Nhật Ký Khoảng Trống: Cách Tăng Năng Suất Làm Việc Hiệu Quả

Nhật Ký Khoảng Trống Là Gì và Tại Sao Nó Hiệu Quả?

Nhật ký khoảng trống là một thực hành đơn giản nhưng hiệu quả, trong đó bạn viết các mục nhật ký ngắn trong suốt ngày. Từ “khoảng trống” (interstice) ám chỉ những khoảng thời gian nhỏ hoặc khoảng trống. Trong bối cảnh này, nó liên quan đến việc sử dụng những khoảng thời gian này trong ngày – trong các khoảng nghỉ hoặc khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ – để viết những suy nghĩ và ý tưởng ngắn gọn.

Một trong những lý do chính khiến nhật ký khoảng trống hiệu quả là nó kết hợp các yếu tố của việc viết nhật ký, ghi chú, quản lý nhiệm vụ và theo dõi thời gian vào một quy trình liền mạch. Thay vì theo dõi công việc bằng danh sách việc cần làm, bạn sẽ làm điều đó bằng nhật ký bằng cách ghi lại thời gian hiện tại, suy nghĩ về những gì bạn vừa làm và kế hoạch cho nhiệm vụ tiếp theo.

Người viết trên sổ tay

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng nhật ký khoảng trống (và những hạn chế phổ biến của danh sách việc cần làm mà nó giúp khắc phục):

Giảm Chuyển Đổi Ngữ Cảnh

Mặc dù hữu ích, danh sách việc cần làm truyền thống thường không đáp ứng được việc quản lý sự suy giảm năng suất do chuyển đổi ngữ cảnh. Điều này là do sự chú ý không hoạt động như một công tắc bật/tắt. Mỗi khi bạn chuyển sự tập trung từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, một phần sự chú ý của bạn vẫn còn lưu lại ở nhiệm vụ trước đó. Nhật ký khoảng trống giải quyết vấn đề này bằng cách giúp bạn thực hiện các khoảng nghỉ phản ánh để làm sạch tâm trí giữa các nhiệm vụ và chuyển những suy nghĩ còn lại vào nhật ký.

Giảm Bớt Sự Phân Tâm

Một lợi ích quan trọng khác là nó giúp giảm bớt sự phân tâm. Ví dụ, biết rằng mình phải ghi lại mọi thứ, bao gồm cả việc lướt mạng xã hội, buộc tôi phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi bị sao nhãng.

Giảm Lo Âu

Ngoài ra, nhật ký khoảng trống giúp tôi vượt qua sự trì hoãn và bắt đầu làm việc với mục tiêu của mình. Điều này là do các mục trong danh sách việc cần làm thường mơ hồ. Việc viết nhật ký nhiệm vụ buộc tôi phải cụ thể hơn, điều này giúp giảm bớt lo lắng về việc không biết bắt đầu từ đâu.

Thúc Đẩy Sự Tỉnh Thức

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nhật ký khoảng trống thúc đẩy sự tỉnh thức. Không giống như việc viết nhật ký truyền thống, thường xảy ra vào những thời điểm cố định một hoặc hai lần mỗi ngày, nhật ký khoảng trống diễn ra trong suốt ngày, cung cấp một nghi thức nhẹ nhàng và lặp đi lặp lại giúp tôi theo dõi những gì mình đang làm và cảm nhận như thế nào.

Tóm lại, nhật ký khoảng trống là một thói quen hiệu quả có thể cải thiện đáng kể năng suất và sức khỏe tổng thể của bạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bắt đầu với nhật ký khoảng trống:

Bước 1: Chọn Công Cụ

Nhật ký khoảng trống rất đơn giản – không yêu cầu công cụ phức tạp hay thiết lập phức tạp. Tốt nhất là sử dụng công cụ mà bạn cảm thấy thoải mái nhất và dễ tiếp cận, vì bạn sẽ sử dụng nó trong suốt ngày. Điều này có thể là một cuốn sổ tay hoặc nhật ký vật lý. Tuy nhiên, nếu bạn thích phương pháp kỹ thuật số, có nhiều ứng dụng ghi chú hoặc công cụ viết nhật ký chuyên dụng mà bạn có thể sử dụng trên điện thoại hoặc máy tính của mình.

Trang Logseq hiển thị tính năng đóng dấu thời gian

Nếu bạn chọn con đường kỹ thuật số và đang tìm kiếm một công cụ phù hợp đặc biệt cho nhật ký khoảng trống, hãy xem xét sử dụng Logseq, vì nó cung cấp một số tính năng độc đáo được thiết kế cho mục đích này, bao gồm đóng dấu thời gian và tham chiếu. Đóng dấu thời gian giúp bạn giữ một nhật ký chính xác về ngày của mình, điều này có thể rất hữu ích khi xem lại tiến độ sau này. Tham chiếu, mặt khác, cho phép bạn liên kết các mục nhật ký với nhau, cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về suy nghĩ và hoạt động của bạn.

Đừng lo lắng nếu bạn sử dụng sổ tay vật lý hoặc công cụ kỹ thuật số hiện tại của bạn thiếu tính năng này, vì bạn luôn có thể thêm thời gian thủ công. Tương tự, nhật ký khoảng trống không nhất thiết phải thay thế hệ thống năng suất hiện tại của bạn; thực tế, nó có thể bổ sung cho nó. Bạn vẫn có thể sử dụng ứng dụng quản lý nhiệm vụ hoặc lịch để theo dõi các nhiệm vụ và cuộc hẹn trong khi sử dụng nhật ký khoảng trống để thêm một lớp phản ánh bằng cách viết những gì bạn vừa làm, kết quả như thế nào và kế hoạch tiếp theo là gì.

Bước 2: Viết Nhật Ký Trong Các Giai Đoạn Chuyển Tiếp Quan Trọng

Việc xác định các khoảng thời gian khoảng trống hoặc nhận ra các khoảng trống chuyển tiếp trong ngày của bạn để phản ánh là rất quan trọng để đưa kỹ thuật viết nhật ký này vào thói quen của bạn. Thay vì nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà không có sự dừng lại, kỹ thuật này khuyến khích bạn chuyển tải suy nghĩ, tập trung lại và lên kế hoạch cho bước tiếp theo một cách có chủ ý. Dưới đây là một số khoảng thời gian khoảng trống quan trọng mà bạn có thể tận dụng trong suốt ngày của mình:

Sau Khi Hoàn Thành Một Nhiệm Vụ

Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy dành một khoảng thời gian ngắn để phản ánh và ghi lại suy nghĩ của mình. Điều này cho phép bạn xử lý nhiệm vụ hoàn toàn trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, giúp làm sạch tâm trí và chuẩn bị tốt hơn cho những gì sắp tới.

Trước Khi Bắt Đầu Một Nhiệm Vụ

Trước khi bắt tay vào một nhiệm vụ, hãy viết những gì bạn sắp làm và cách bạn dự định tiếp cận nó. Điều này giúp bạn chuyển đổi tâm trí và tập trung vào những gì sắp tới. Ngoài ra, nó giúp bạn xác định rõ ràng nhiệm vụ và kỳ vọng của bạn đối với nó, điều này có thể giảm bớt lo lắng.

Trong Các Khoảng Nghỉ

Khoảng nghỉ là cần thiết để duy trì năng suất, và chúng cũng rất tốt cho việc phản ánh. Hãy sử dụng khoảng nghỉ để nhanh chóng viết nhật ký về những gì bạn đã làm, những gì bạn biết ơn hoặc cảm nhận như thế nào. Điều này có thể là một cách tốt để làm mới tâm trí, cho phép bạn quay lại công việc với tâm trí sảng khoái.

Xem Lại Thường Xuyên

Một trong những điều làm cho nhật ký khoảng trống trở nên hiệu quả là nó xây dựng một nhật ký cá nhân về ngày làm việc của bạn. Dành thời gian vào cuối ngày hoặc vào cuối tuần để xem lại các ghi chú của bạn. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy rằng bạn năng suất hơn trong những khoảng thời gian cụ thể của ngày hoặc bạn thường bị phân tâm vào những thời điểm nhất định. Nhận thức này có thể giúp bạn điều chỉnh lịch trình hoặc thói quen làm việc để cải thiện năng suất.

Bước 3: Quyết Định Ghi Lại Gì

Một trong những mục tiêu chính của nhật ký khoảng trống là giải phóng bộ não, tương tự như giai đoạn thu thập trong phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen. Đa nhiệm (hoặc chuyển đổi ngữ cảnh) không tốt cho năng suất, vì vậy ý tưởng là đưa mọi thứ ra khỏi đầu để bạn không mang theo hành lý tinh thần vào nhiệm vụ tiếp theo. Điều này làm cho các chuyển tiếp mượt mà hơn và giảm bớt sự phân tâm.

Xét rằng bạn có thể chỉ có những khoảng thời gian ngắn hoặc khoảng trống trong lịch trình của mình, việc viết các mục nhật ký dài và không cần thiết có thể không thực tế hoặc hữu ích – giữ cho nó ngắn gọn và súc tích là bí quyết để duy trì nó. Dưới đây là những gì tôi tập trung vào:

Thời Gian Hiện Tại

Trước tiên, tôi ghi lại thời gian hiện tại. Đây là một cách nhanh chóng và dễ dàng để theo dõi khi nào các chuyển tiếp xảy ra và nhiệm vụ mất bao lâu. Ví dụ, nếu tôi vừa hoàn thành việc viết một bài báo lúc 11:00 sáng, tôi sẽ ghi lại điều đó. Đóng dấu thời gian cho mỗi mục nhật ký cũng giúp tôi thấy được các mẫu trong ngày làm việc của mình và cách tôi phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ khác nhau.

Nhiệm Vụ Trước Đó

Tiếp theo, tôi viết những gì tôi vừa hoàn thành và cảm nhận về nó như thế nào. Bước này rất quan trọng vì nó giúp tôi phản ánh về công việc của mình và chuyển tải bất kỳ suy nghĩ hoặc ý tưởng còn lại từ nhiệm vụ trước đó để tôi không bị mắc kẹt về mặt tinh thần khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Ví dụ:

Tôi đã hoàn thành việc viết bài về nhật ký khoảng trống. Ban đầu, tôi gặp một chút khó khăn trong việc sắp xếp suy nghĩ của mình, nhưng khi viết xong phần giới thiệu, mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Hành Động Tiếp Theo

Nhật ký khoảng trống trong Logseq

Việc cụ thể ở đây là rất quan trọng – nó biến những ý định mơ hồ thành các bước hành động cụ thể, làm cho nó ít đáng sợ hơn. Thay vì viết điều gì đó rộng rãi như “làm việc trên blog”, tôi sẽ cụ thể hơn, chẳng hạn như “tìm ý tưởng cho bài viết blog tuần tới”.

Suy Nghĩ Ngẫu Nhiên Hoặc Sự Phân Tâm

Cuối cùng, nếu tôi có bất kỳ ý tưởng ngẫu nhiên nào có thể hữu ích cho các nhiệm vụ trong tương lai, tôi sẽ ghi chúng lại. Nếu tôi bị phân tâm hoặc bị sao nhãng trong nhiệm vụ trước đó, tôi cũng sẽ ghi lại điều đó. Đôi khi, việc biết rằng mình sẽ phải viết rằng tôi đã dành 20 phút để lướt Instagram giúp tôi không bị sao nhãng ngay từ đầu. Những suy nghĩ này giúp tôi duy trì sự tập trung và chịu trách nhiệm về việc quản lý thời gian của mình.

Chìa khóa để nhật ký khoảng trống hoạt động là sự nhất quán. Khi nó trở thành một thói quen, bạn sẽ tận hưởng những lợi ích của việc tăng năng suất và sự tỉnh thức. Hơn nữa, việc xem lại các ghi chú của bạn thường xuyên có thể giúp bạn nhận diện bất kỳ sự không hiệu quả nào trong quy trình làm việc của mình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Hãy thử và xem nó hoạt động như thế nào với bạn!