Contents
- 1. Không Phân Loại Công Việc
- 2. Thêm Quá Nhiều Hạng Mục Vào Danh Sách Việc Cần Làm
- 3. Không Linh Hoạt
- 4. Tập Trung Vào Công Việc Ưu Tiên Thấp
- 5. Chọn Phương Pháp Không Phù Hợp Với Bạn
- 6. Không Đăng Xuất Khi Đã Hoàn Thành
- 7. Lập Kế Hoạch Mà Không Có Mục Tiêu Rõ Ràng
- 8. Chỉ Tập Trung Vào Công Việc
- 1. Làm thế nào để phân loại công việc hiệu quả?
- 2. Tại sao việc thêm quá nhiều hạng mục vào danh sách việc cần làm lại không tốt?
- 3. Làm thế nào để duy trì tính linh hoạt trong kế hoạch hàng ngày?
- 4. Làm thế nào để tránh tập trung vào các công việc ưu tiên thấp?
- 5. Làm thế nào để tìm ra phương pháp lập kế hoạch phù hợp với mình?
- 6. Tại sao việc đăng xuất khi đã hoàn thành công việc lại quan trọng?
- 7. Làm thế nào để đảm bảo kế hoạch hàng ngày phù hợp với mục tiêu dài hạn?
- 9. Không Dành Thời Gian Để Suy Ngẫm
Lập kế hoạch hàng ngày là một công cụ mạnh mẽ để đạt được thành công, nhưng nếu bạn mắc phải những sai lầm phổ biến, nó có thể dẫn đến sự thất vọng và căng thẳng. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện và khắc phục những lỗi sai này để xây dựng một chiến lược lập kế hoạch hiệu quả.
1. Không Phân Loại Công Việc
Khi bắt đầu lập kế hoạch hàng ngày, tôi thường mắc phải sai lầm là liệt kê tất cả các công việc vào một danh sách dài mà không phân loại. Các công việc viết lách của tôi lại nằm cạnh các công việc nhà, và rồi đến việc học ngôn ngữ. Không ngạc nhiên khi việc thiếu cấu trúc này nhanh chóng trở nên quá tải.
Việc phân loại công việc giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về những gì cần làm trong từng lĩnh vực của cuộc sống. Ví dụ, tôi điều hành một blog du lịch bên cạnh công việc chính; khi viết danh sách việc cần làm, tôi luôn đảm bảo phân loại các công việc viết lách này thành các nhóm khác nhau.
Phân loại công việc trong ứng dụng Things 3 trên máy Mac
Bạn có thể dễ dàng viết các nhóm công việc dưới dạng tiêu đề trong danh sách việc làm trên giấy, và một số ứng dụng danh sách việc làm tốt nhất cung cấp tính năng phân loại. Nếu phải chọn một ứng dụng nổi bật, tôi sẽ nói rằng Things 3 là ứng dụng danh sách việc làm tốt nhất (nếu bạn có thiết bị Apple). Nếu không, TickTick có thể là ứng dụng danh sách việc làm hoàn hảo cho nhu cầu của bạn.
2. Thêm Quá Nhiều Hạng Mục Vào Danh Sách Việc Cần Làm
Trong một thời gian dài, tôi đã rơi vào cái bẫy nghĩ rằng năng suất có nghĩa là nhồi nhét càng nhiều càng tốt vào một ngày. Nhưng việc quá tải danh sách việc cần làm chỉ khiến tôi căng thẳng và kiệt sức, với cảm giác thất bại ngày càng tăng vì không bao giờ hoàn thành tất cả những gì đã lên kế hoạch.
Quá nhiều công việc trong danh sách của bạn tạo ra một vòng luẩn quẩn vì bạn luôn tìm thấy nhiều việc hơn để làm. Tin tôi đi, tôi đã trải qua tình trạng kiệt sức hơn một chục lần vì lý do này. Vì vậy, tôi đề nghị bạn nên tối giản và bắt đầu bằng cách chọn tối đa ba việc lớn mỗi ngày. Nếu sau đó bạn thấy mình có khả năng làm nhiều hơn, bạn luôn có thể điều chỉnh thêm.
3. Không Linh Hoạt
Các thói quen cứng nhắc thường được thiết lập với ý định tốt, nhưng chúng hiếm khi tồn tại trước những gián đoạn của cuộc sống thực. Điều gì đó sẽ luôn làm gián đoạn ngày của bạn, chẳng hạn như phải đón con sớm từ trường vì chúng cảm thấy không khỏe.
Tạo và tùy chỉnh một cuộc họp mới
Ngay cả khi không có điều gì lớn lao làm phiền bạn, bạn cũng không thể chuyển từ công việc này sang công việc khác ngay lập tức; bộ não của bạn cần thời gian để nghỉ ngơi. Ví dụ, tôi thường dành 10 phút nghỉ ngơi sau mỗi phiên viết.
Khi ước tính thời gian thực hiện công việc, hãy nhân đôi dự đoán ban đầu của bạn để có chỗ cho những trì hoãn bất ngờ.
4. Tập Trung Vào Công Việc Ưu Tiên Thấp
Tập trung vào các công việc ưu tiên thấp có thể cảm thấy năng suất, nhưng hiếm khi giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình. Các hoạt động nông cạn như kiểm tra email thường xuyên hoặc hoàn thành các công việc hành chính nhỏ mang lại cảm giác hoàn thành giả tạo trong khi làm bạn sao nhãng khỏi tiến bộ thực sự.
Việc hoàn thành các công việc ưu tiên thấp có thể khiến bạn cảm thấy mình đang năng suất, nhưng vài giờ làm việc sâu sắc hơn nhiều để giúp bạn tiến xa hơn. Vì vậy, khi lập kế hoạch cho ngày của mình, hãy đặt ưu tiên trước. Hầu hết các ứng dụng danh sách việc làm, bao gồm Todoist và TickTick, đều cung cấp tính năng ưu tiên.
Để lấy cảm hứng, Essentialism của Greg McKeown cung cấp những hiểu biết quý giá về việc ưu tiên và loại bỏ các yếu tố gây xao lãng không cần thiết.
Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính, hãy tìm cách tự động hóa. Ví dụ, bạn có thể đầu tư vào phần mềm quản lý công việc tự động di chuyển thẻ khi bạn hoàn thành một hành động.
5. Chọn Phương Pháp Không Phù Hợp Với Bạn
Tôi đã từng nói về lý do tại sao phương pháp chia nhỏ thời gian không hiệu quả với tôi, nhưng tôi vẫn kiên trì với nó quá lâu vì cảm thấy đó là tiêu chuẩn vàng của năng suất. Tất cả những gì tôi đạt được bằng cách này là lãng phí hàng tháng của cuộc đời mình.
Sự thật khắc nghiệt là các công cụ năng suất không có ý nghĩa gì nếu không có hệ thống mạnh mẽ. Đôi khi, những cách làm việc thông thường nhất sẽ không phù hợp với bạn. Bạn cần thử nghiệm và tìm ra điều gì phù hợp.
Hãy cam kết thử nghiệm các chiến thuật năng suất khác nhau trong khoảng 3-4 tuần mỗi lần. Khi bạn đã tìm ra điều gì đó hiệu quả với mình, bạn có thể sử dụng nó lâu dài.
6. Không Đăng Xuất Khi Đã Hoàn Thành
Một sai lầm phổ biến là tiếp tục làm việc ngay cả khi bạn đã hoàn thành các công việc đã lên kế hoạch cho ngày hôm đó. Ban đầu, tôi đã thiết lập các ranh giới rõ ràng khi làm việc tự do, nhưng cuối cùng tôi đã bỏ qua chúng. Sau một thời gian suy giảm, tôi đã đến điểm bùng phát và nhận ra rằng mình cần phải thay đổi.
Việc tiếp tục ngồi vào bàn làm việc có thể cảm thấy năng suất, nhưng thường dẫn đến mệt mỏi và kiệt sức kỹ thuật số. Tệ hơn, nó có thể tạo ra cảm giác “đi trước” giả tạo mà không mang lại kết quả thực sự.
Khi bạn đã hoàn thành các công việc đã lên kế hoạch, hãy đăng xuất và dành thời gian để nạp năng lượng lại. Việc áp dụng chính sách không sử dụng màn hình sau một giờ nhất định cũng có thể giúp ngăn ngừa kiệt sức. Rời xa giúp bạn sảng khoái và sẵn sàng đối mặt với công việc của ngày hôm sau.
7. Lập Kế Hoạch Mà Không Có Mục Tiêu Rõ Ràng
Một danh sách việc cần làm hàng ngày chỉ hiệu quả nếu nó phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của bạn. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, nỗ lực của bạn có thể bị phân tán, khiến bạn cảm thấy không hài lòng dù luôn bận rộn. Vì vậy, trước khi cải thiện danh sách việc cần làm hàng ngày của mình, tôi đề nghị bạn dành thời gian suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được.
Hãy dành thời gian để suy ngẫm về điều gì thực sự quan trọng với bạn. Dù là thăng chức, vượt qua kỳ thi hay dành thời gian cho sở thích, các công việc hàng ngày của bạn nên hỗ trợ những mục tiêu này. Hãy giới hạn mình trong ba mục tiêu lớn tại một thời điểm và thiết kế lịch trình của bạn xung quanh chúng.
8. Chỉ Tập Trung Vào Công Việc
Ban đầu, tôi thường chỉ điền vào danh sách việc cần làm của mình với các hạng mục “công việc tích cực”, như việc viết lách cần hoàn thành. Điều tôi không nhận ra là việc bỏ qua phát triển cá nhân và chăm sóc bản thân đang làm chậm sự phát triển của tôi.
Ngày nay, tôi dành thời gian cho ít nhất 30 phút học tập mỗi ngày, cùng với các hoạt động như viết nhật ký và thiền. Việc thêm những hoạt động này vào thói quen hàng ngày đã cải thiện sức khỏe tổng thể của tôi, điều này cũng nâng cao hiệu suất trong các công việc liên quan đến công việc.
1. Làm thế nào để phân loại công việc hiệu quả?
Phân loại công việc theo các nhóm như công việc, gia đình, cá nhân, và sở thích giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn và dễ dàng quản lý thời gian hơn.
2. Tại sao việc thêm quá nhiều hạng mục vào danh sách việc cần làm lại không tốt?
Thêm quá nhiều hạng mục có thể dẫn đến căng thẳng và kiệt sức do áp lực không hoàn thành mọi thứ. Nên tập trung vào một số ít nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày.
3. Làm thế nào để duy trì tính linh hoạt trong kế hoạch hàng ngày?
Dự trù thời gian nghỉ ngơi giữa các công việc và ước tính thời gian thực hiện công việc gấp đôi so với dự đoán ban đầu để có chỗ cho những gián đoạn bất ngờ.
4. Làm thế nào để tránh tập trung vào các công việc ưu tiên thấp?
Đặt ưu tiên rõ ràng và sử dụng các công cụ quản lý công việc có tính năng ưu tiên để đảm bảo bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
5. Làm thế nào để tìm ra phương pháp lập kế hoạch phù hợp với mình?
Thử nghiệm các phương pháp khác nhau trong khoảng 3-4 tuần để xác định phương pháp nào phù hợp nhất với bạn và điều chỉnh theo thời gian.
6. Tại sao việc đăng xuất khi đã hoàn thành công việc lại quan trọng?
Đăng xuất giúp bạn tránh kiệt sức kỹ thuật số và đảm bảo bạn có thời gian nghỉ ngơi để nạp năng lượng cho ngày làm việc tiếp theo.
7. Làm thế nào để đảm bảo kế hoạch hàng ngày phù hợp với mục tiêu dài hạn?
Xác định rõ ràng các mục tiêu dài hạn của bạn và đảm bảo rằng các công việc hàng ngày của bạn hỗ trợ cho những mục tiêu này, giới hạn trong ba mục tiêu lớn tại một thời điểm.
Nguồn tham khảo:
- Why Paper To-Do Lists Are Better Than Digital
- Things 3: The Best To-Do List App
- TickTick: The Perfect To-Do List App
- The Downsides of Rigid Routines
- TickTick vs. Todoist
- Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less by Greg McKeown
- Why Time-Blocking Doesn’t Work
- Why Productivity Tools Don’t Matter Without a Strong System
- Weekly Review Method for Managing Your To-Do List
9. Không Dành Thời Gian Để Suy Ngẫm
Ngày của bạn thực sự không kết thúc cho đến khi bạn xem lại tiến độ và lập kế hoạch cho ngày mai. Dành một vài phút để xem xét những gì đã diễn ra tốt đẹp—và những gì có thể cải thiện—có thể cung cấp những hiểu biết quý giá cho năng suất trong tương lai.
Trước khi đăng xuất, hãy phác thảo các ưu tiên cho ngày hôm sau để bạn có thể bắt đầu ngay lập tức. Với một lộ trình rõ ràng, bạn sẽ thức dậy và sẵn sàng đối mặt với những gì quan trọng nhất.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng như Apple Journal hoặc Google Keep để viết một số điểm đơn giản giải thích những gì tốt đẹp về ngày của bạn và những điều bạn có thể cải thiện.
