Notion Không Phù Hợp Cho Việc Ghi Chú: 7 Lý Do Quan Trọng

1. Notion Gây Choáng Ngợp

Một trong những nhược điểm lớn nhất của Notion là đường cong học tập dốc. Việc làm quen với ứng dụng này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng ngay cả sau khi đã làm quen, việc ghi chú trên Notion vẫn có thể cảm thấy như một nhiệm vụ khó khăn thay vì một trải nghiệm mượt mà. Điều này đặc biệt đúng khi bạn cần ghi nhiều ghi chú.

Lý do là vì ứng dụng này được thiết kế chủ yếu cho việc quản lý nhóm, với giao diện người dùng và các tính năng được xây dựng xung quanh mục đích đó. Kết quả là, quá trình ghi chú vốn dĩ đơn giản lại trở nên phức tạp, đòi hỏi nhiều nỗ lực và điều chỉnh để phù hợp với luồng làm việc của ứng dụng.

Giao diện Notion với nhiều tính năng phức tạp

Cách đây một năm, tôi đã thử sử dụng Notion để ghi chú. Ngay từ khi mở ứng dụng, tôi đã cảm thấy lạc lối – rất khó để điều hướng. Quyết tâm làm cho nó hoạt động, tôi thậm chí đã tham gia một khóa học chuyên sâu về Notion, hy vọng sẽ giúp tôi ghi chú tốt hơn. Thật không may, nỗ lực của tôi không mang lại kết quả như mong đợi.

Sau một tháng đầy thất vọng và khó khăn trong việc thích nghi, tôi nhận ra rằng Notion không phù hợp với mình, bởi vì toàn bộ ứng dụng xoay quanh việc tạo cơ sở dữ liệu Notion, và không phải ai cũng muốn làm điều đó. Một số người chỉ muốn một ứng dụng ghi chú theo chiều dọc, vì vậy tôi đã quyết định chuyển sang ứng dụng khác.

2. Quá Nhiều Tùy Chọn Tùy Chỉnh

Notion chắc chắn là một ứng dụng đầy đủ tính năng, cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Tuy nhiên, đối với một nhiệm vụ ghi chú đơn giản, sự phong phú này lại làm cho mọi thứ trở nên phức tạp không cần thiết.

Giao diện Notion với nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu

Ví dụ, sự tập trung của ứng dụng vào cơ sở dữ liệu, các mẫu có thể tùy chỉnh, chức năng kéo và thả, và các công cụ phân tích có thể rất mạnh mẽ cho quản lý dự án, nhưng lại gây choáng ngợp và không liên quan đối với những người chỉ muốn ghi lại suy nghĩ của mình. Thay vì đơn giản hóa quá trình, những tính năng này có thể trở thành nguồn gốc của sự nhầm lẫn.

Phần phân tích của Notion với tiến độ dự án

Tôi tin rằng một ứng dụng ghi chú tốt nên cân bằng giữa tùy chỉnh và sự đơn giản – điều gì đó cảm thấy trực giác và có các tính năng hữu ích. Cuối cùng, điều quan trọng nhất là những gì bạn viết, và bất kỳ tính năng bổ sung nào, các yếu tố giao diện phức tạp, hoặc các cửa sổ bật lên chỉ làm giảm đi mục tiêu chính: ghi chú.

3. Trình Biên Tập Dựa Trên Khối Cảm Thấy Khó Khăn

Notion là một trình biên tập dựa trên khối, có nghĩa là mỗi phần nội dung – dù là văn bản, hình ảnh, danh sách, hay thậm chí là khoảng trống – đều được xử lý như một khối độc lập có thể kéo thả tự do. Mặc dù điều này rất hữu ích cho việc sắp xếp và tùy chỉnh nội dung trong Notion, nhưng nó làm cho việc ghi chú cảm thấy rời rạc và khó nắm bắt.

Ngược lại, một trình biên tập tuyến tính, nơi bạn phải sao chép và dán nội dung để sắp xếp lại, cảm thấy trực giác hơn và cung cấp mức độ cứng nhắc phù hợp. Nó giống như dòng chảy tự nhiên của việc viết trên giấy, không cần lo lắng về các loại khối khác nhau, hay vô tình sắp xếp lại chúng. Chỉ có bạn và một canvas dài để viết tự do.

4. Gây Nhầm Lẫn Cho Nhiệm Vụ Ghi Chú Đơn Giản

Nếu bạn chỉ muốn ghi chú đơn giản, không cần các chế độ xem phức tạp hay cơ sở dữ liệu, Notion có thể làm cho mọi thứ trở nên khó khăn hơn. Khi thêm một phần tử, bạn sẽ được nhắc nhở bởi các loại khối khác nhau như văn bản, công việc cần làm, hình ảnh, cơ sở dữ liệu, và các thông số khác nhau cho nó. Điều này làm tăng thêm sự lộn xộn, phức tạp và mệt mỏi trong quyết định cho những nhiệm vụ vốn dĩ nên nhanh chóng và dễ dàng.

Cơ sở dữ liệu Notion với các bài giảng của khóa học đại học

Ví dụ, việc tạo một danh sách kiểm tra đơn giản đòi hỏi bạn phải chọn một khối công việc cần làm từ một danh sách dài các tùy chọn trước khi bạn có thể bắt đầu viết. Điều này không chỉ thêm các bước không cần thiết mà còn tăng cơ hội chọn nhầm tùy chọn, khiến ghi chú của bạn trở nên khó hiểu. Nó thường cảm thấy như đang vọc một quả bom hẹn giờ – một động tác sai và ghi chú đơn giản của bạn sẽ biến thành một mớ hỗn độn khó hiểu.

Sử dụng Notion để tạo danh sách việc cần làm từ hộp thoại thả xuống

Ngược lại, các ứng dụng như Apple Notes hay Google Keep đơn giản hơn nhiều. Chúng có nút danh sách kiểm tra dễ nhìn, cho phép bạn bắt đầu viết ngay lập tức. Điều này trực giác, không rườm rà và hoàn hảo cho người muốn ghi chú nhanh.

Một nhược điểm khác là thiếu tính năng ghi chú nhanh. Giả sử bạn có một ý nghĩ thoáng qua mà bạn muốn ghi lại trước khi nó biến mất. Trong Notion, bạn sẽ cần mở ứng dụng, điều hướng qua giao diện, và sau đó tạo một ghi chú mới. Đến khi bạn sẵn sàng để viết, ý nghĩ đó có thể đã biến mất.

Cửa sổ pop-up của Apple Notes khi di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải

Ngược lại, một ứng dụng như Apple Notes làm điều này một cách liền mạch. Chỉ cần di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của màn hình, và ứng dụng sẽ mở ra ngay lập tức, sẵn sàng để bạn viết.

5. Thiếu Các Tính Năng Ghi Chú Quan Trọng

Một số tính năng quan trọng cho trải nghiệm ghi chú tốt, chẳng hạn như các tùy chọn định dạng nhanh, điều hướng đơn giản, và quan trọng nhất là khả năng hoạt động ngoại tuyến. Có một cảm giác yên bình khi biết rằng ghi chú của bạn sẽ được lưu mỗi khi bạn viết điều gì đó, bất kể bạn có kết nối internet hay không.

Tuy nhiên, trong Notion, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Trước hết, nó yêu cầu bạn phải kết nối internet để hoạt động bình thường, và nếu bạn ngoại tuyến, bạn chỉ có thể làm việc với ghi chú cuối cùng đã mở, và không có tùy chọn để thêm ghi chú mới.

Giao diện điều hướng của Notion đến các ghi chú khác nhau bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu

Ngoài ra, việc ghi chú đòi hỏi các tùy chọn định dạng văn bản đơn giản như in đậm, in nghiêng, hoặc danh sách điểm đầu dòng. Tuy nhiên, Notion không cung cấp thanh công cụ liên tục để truy cập nhanh vào các tính năng này. Thay vào đó, bạn phải chọn văn bản, và chỉ khi đó bạn mới thấy các tùy chọn định dạng.

Một nhược điểm khác của Notion là cách tiếp cận của nó đối với việc tổ chức ghi chú. Thay vì các thư mục truyền thống, Notion dựa vào các trang lồng nhau và cơ sở dữ liệu để tổ chức ghi chú. Trong khi hệ thống này hoạt động tốt cho các luồng công việc phức tạp, nó không cảm thấy trực giác đối với người dùng đã quen với sự đơn giản của việc tổ chức dựa trên thư mục.

Ví dụ, khi sử dụng Apple Notes, bạn có thể điều hướng đến bất kỳ ghi chú nào chỉ bằng cách sử dụng thanh bên, hoặc di chuyển ghi chú của bạn bất cứ đâu. Trong Notion, bạn sẽ phải tạo một trang, sau đó tạo một cơ sở dữ liệu, và sau đó tạo các trang bên trong cơ sở dữ liệu.

6. Nguồn Đóng và Thiết Kế Ưu Tiên Trực Tuyến

Chế độ ngoại tuyến của Notion nơi bạn có thể

Khi nói đến việc ghi chú, ghi chú của bạn nên cảm thấy thực sự thuộc về bạn. Thật không may, điều này không đúng với Notion. Tất cả ghi chú của bạn bị khóa trong ứng dụng, có nghĩa là bạn cần truy cập ứng dụng với kết nối internet hoạt động để xem hoặc chỉnh sửa.

Ngoài ra, giá cả, tính năng, hoặc khả năng sử dụng dịch vụ của Notion có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng ghi chú của bạn. Nếu Notion gặp sự cố máy chủ, hoặc internet nhà bạn ngừng hoạt động, bạn sẽ bị chặn truy cập vào ghi chú của mình. Trong trường hợp Notion loại bỏ tùy chọn miễn phí trong tương lai, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc trả tiền cho ứng dụng.

7. Các Lựa Chọn Thay Thế Hiệu Quả Hơn

Nếu bạn sở hữu máy tính Apple, thì Apple Notes là một trong những lựa chọn tốt nhất. Nhưng, nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng thay thế tốt hơn, chủ yếu được thiết kế để ghi chú, lưu trữ tệp cục bộ, nhưng cũng đầy đủ tính năng, Obsidian là một lựa chọn tuyệt vời.

Bạn sẽ có nhiều tính năng thú vị, chẳng hạn như chế độ xem đồ thị, giúp bạn nhìn thấy mối quan hệ và xây dựng mạng lưới kiến thức. Bạn có thể liên kết các ghi chú và ý tưởng lại với nhau, để tạo ra một mạng lưới kiến thức sâu hơn. Obsidian cũng hỗ trợ rất nhiều plugin có thể thêm chức năng. Ví dụ, tôi đã cài đặt plugin Kanban và canvas cho phép tôi tạo các bảng và sơ đồ luồng.

Chế độ xem đồ thị của Obsidian hiển thị các ghi chú liên kết với nhau

Cuối cùng, tôi rất thích việc Obsidian là một ứng dụng ưu tiên ngoại tuyến và hoàn toàn miễn phí cho mục đích cá nhân. Với điều này, tôi có thể ghi chú nhiều như mình muốn, và chúng cũng được lưu trữ cục bộ trên máy tính của tôi dưới dạng các tệp văn bản thuần với định dạng Markdown. Nếu tôi muốn chuyển sang một ứng dụng khác trong tương lai, tôi hoàn toàn có thể làm điều đó hoặc thậm chí đồng bộ ghi chú của mình với Google Drive hoặc bất kỳ tùy chọn lưu trữ đám mây nào.

Mặc dù Notion có thể được sử dụng để ghi chú, nhưng nó xa lý tưởng. Đường cong học tập dốc, kết hợp với giao diện được tối ưu hóa cho quản lý nhóm và hợp tác, khiến nó không thực tế và quá phức tạp cho việc ghi chú.