Contents
- Bảng Đơn Giản Trong Notion Là Gì?
- Cơ Sở Dữ Liệu Bảng Trong Notion Là Gì?
- Khi Nào Nên Sử Dụng Bảng Đơn Giản Trong Notion?
- Ví Dụ Sử Dụng Bảng Đơn Giản Trong Notion
- Khi Nào Nên Sử Dụng Cơ Sở Dữ Liệu Bảng Trong Notion?
- Ví Dụ Sử Dụng Cơ Sở Dữ Liệu Bảng Trong Notion
- Bảng đơn giản và cơ sở dữ liệu bảng trong Notion khác nhau như thế nào?
- Khi nào nên sử dụng bảng đơn giản trong Notion?
- Khi nào nên sử dụng cơ sở dữ liệu bảng trong Notion?
- Có thể chuyển đổi từ bảng đơn giản sang cơ sở dữ liệu bảng trong Notion không?
- Cơ sở dữ liệu bảng trong Notion có thể hiển thị dữ liệu theo nhiều cách khác nhau không?
- Bảng đơn giản trong Notion có hỗ trợ định dạng văn bản không?
- Cơ sở dữ liệu bảng trong Notion có hỗ trợ tính toán không?
- Tổ Chức Dữ Liệu Hiệu Quả Hơn Với Bảng Đơn Giản và Cơ Sở Dữ Liệu Bảng Trong Notion
Notion đã trở thành một công cụ yêu thích của nhiều người dùng cho cả mục đích cá nhân và chuyên nghiệp. Ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng hữu ích, từ việc tạo danh sách việc cần làm đơn giản đến quản lý hàng trăm dữ liệu. Một trong những tính năng nổi bật của Notion là bảng đơn giản và cơ sở dữ liệu bảng, cả hai đều hiển thị dữ liệu dưới dạng bảng. Mặc dù chúng có vẻ giống nhau, nhưng thực tế chúng khác biệt rất nhiều. Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa hai công cụ này và khi nào nên sử dụng từng loại.
Bảng Đơn Giản Trong Notion Là Gì?
Bảng đơn giản trong Notion là một cách cơ bản để tổ chức dữ liệu theo dạng bảng. Người dùng có thể làm việc với hàng và cột giống như trong bảng tính đơn giản. Bạn có thể sắp xếp lại các hàng và cột, thêm mới, điều chỉnh độ rộng cột và biến hàng/cột đầu tiên thành tiêu đề với chữ in đậm và màu nền khác biệt.
Nếu bạn cảm thấy bảng trông quá đơn điệu, bạn có thể định dạng văn bản trong ô bằng các tùy chọn có sẵn như màu chữ và nền, in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, mã và phương trình. Bạn thậm chí có thể thêm biểu tượng cảm xúc và ký hiệu vào ô. Các tính năng hữu ích khác mà bạn có thể thêm vào ô bao gồm liên kết đến trang, ngày, người và nhắc nhở.
Bảng đơn giản trong Notion với các tính năng văn bản
Tuy nhiên, bảng đơn giản có một hạn chế lớn là không thể sắp xếp dữ liệu theo cách có ý nghĩa hay chèn công thức vào ô để tính toán nội dung của các hàng hoặc cột cụ thể. Ngoài ra, không có loại dữ liệu khác có thể sử dụng trong ô như ô kiểm và phần trăm.
Mặc dù không có nhiều chức năng, bảng đơn giản vẫn rất tiện dụng, đặc biệt khi bạn chỉ muốn hiển thị dữ liệu tĩnh một cách có tổ chức.
Cơ Sở Dữ Liệu Bảng Trong Notion Là Gì?
Cơ sở dữ liệu bảng trong Notion trông giống bảng đơn giản. Bạn có các hàng và cột để đặt dữ liệu và có thể thêm bao nhiêu hàng và cột tùy thích. Tuy nhiên, khác với bảng đơn giản, cơ sở dữ liệu bảng đi kèm với nhiều tính năng hơn.
Đầu tiên, cơ sở dữ liệu bảng linh hoạt hơn về nội dung. Bạn không chỉ giới hạn ở văn bản thông thường, ngày, nhắc nhở, liên kết đến trang và người. Bạn có thể thêm các thuộc tính khác vào ô như số, ô kiểm, email, URL, số điện thoại và thậm chí là tệp.
Có các thuộc tính nâng cao như công thức để tính toán nội dung của các ô cụ thể, quan hệ để liên kết một cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu khác và tổng hợp, một loại tính toán nâng cao trong cơ sở dữ liệu.
Các loại thuộc tính trong cơ sở dữ liệu bảng Notion
Cơ sở dữ liệu bảng cũng có thể thay đổi hình thức. Nếu bạn cảm thấy dữ liệu của mình có thể được sắp xếp tốt hơn theo cách khác ngoài bảng, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi nó thành bảng, dòng thời gian, bộ sưu tập, danh sách hoặc lịch. Chế độ bảng tương tự như bảng Kanban, vì nó sắp xếp dữ liệu theo trạng thái.
Chế độ dòng thời gian trông giống như biểu đồ Gantt, trình bày lịch trình công việc. Chế độ lịch cũng hiển thị lịch trình công việc, nhưng thay vì dòng thời gian, nó hiển thị cả tháng. Danh sách và bộ sưu tập chỉ đơn giản là như tên gọi của chúng: chế độ danh sách trình bày dữ liệu dưới dạng danh sách, trong khi chế độ bộ sưu tập trình bày dữ liệu như một bộ sưu tập ảnh.
Có nhiều tính năng nâng cao khác của cơ sở dữ liệu Notion mà bạn có thể khám phá, chẳng hạn như bộ lọc, sắp xếp và cơ sở dữ liệu liên kết.
Khi Nào Nên Sử Dụng Bảng Đơn Giản Trong Notion?
Bảng đơn giản nên được sử dụng khi làm việc với dữ liệu tĩnh không cần xử lý đặc biệt (ví dụ: tính toán và quan hệ). Nếu bạn cần một bản trình bày gọn gàng và có tổ chức của dữ liệu mà không cần các nút và công cụ phức tạp của cơ sở dữ liệu, bảng đơn giản có thể làm được điều đó.
Chúng cũng rất thân thiện với người mới bắt đầu. Nếu bạn mới sử dụng Notion, bạn có thể cảm thấy bị choáng ngợp bởi các tính năng phức tạp của cơ sở dữ liệu. Thay vì tự làm khó mình với các thuật ngữ Notion xa lạ trong cơ sở dữ liệu, bạn có thể chuyển sang bảng đơn giản và dần dần làm quen với cơ sở dữ liệu.
Ví Dụ Sử Dụng Bảng Đơn Giản Trong Notion
Danh sách mua sắm trong bảng đơn giản Notion
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về việc sử dụng bảng đơn giản, dưới đây là một số ví dụ:
- Phân công phòng
- Thời khóa biểu lớp học
- Danh sách mua sắm với số lượng
- Phiên họp brainstorming
- Định nghĩa thuật ngữ
- So sánh
- Báo cáo lớp học
- Lịch sử chỉnh sửa
Khi Nào Nên Sử Dụng Cơ Sở Dữ Liệu Bảng Trong Notion?
Cơ sở dữ liệu bảng có thể hữu ích trong các tình huống khi bạn cần nhiều hơn chỉ là trình bày dữ liệu cơ bản. Khi bạn sử dụng dữ liệu thay vì chỉ hiển thị chúng, bạn cần nhiều chức năng hơn. Đây là lúc cơ sở dữ liệu bảng xuất hiện.
Chúng đặc biệt hữu ích cho việc thu thập thông tin với các thành phần lặp lại, phân loại. Một ví dụ là danh bạ nhân viên, nơi bạn có thể nhập cùng một dữ liệu cho vị trí, vai trò và phòng ban nhiều lần. Thay vì phải nhập lại mục đó nhiều lần, bạn có thể sử dụng thuộc tính Select của cơ sở dữ liệu bảng.
Các thuộc tính bổ sung này cũng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu hoặc hiển thị chúng rõ ràng hơn. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp nhân viên theo vị trí hoặc lọc theo vai trò. Nếu bạn sử dụng bảng đơn giản cho việc này, bạn sẽ phải kiểm tra thủ công vị trí và vai trò và sắp xếp lại dữ liệu tương ứng.
Ví Dụ Sử Dụng Cơ Sở Dữ Liệu Bảng Trong Notion
Theo dõi ngân sách trong cơ sở dữ liệu bảng Notion
Cơ sở dữ liệu bảng cũng được khuyến nghị cho việc quản lý dự án và nhiệm vụ, tạo nhật ký bullet, và thậm chí là xây dựng CRM đơn giản trong Notion. Các trường hợp sử dụng đáng chú ý khác cho cơ sở dữ liệu bảng bao gồm:
- Kho lưu trữ
- Lộ trình
- Theo dõi ngân sách
- Quản lý liên hệ
- Ghi chú cuộc họp
- Theo dõi mục tiêu
- Lịch biên tập nội dung
- Kế hoạch du lịch
Bảng đơn giản và cơ sở dữ liệu bảng trong Notion khác nhau như thế nào?
Bảng đơn giản chỉ hỗ trợ hiển thị dữ liệu tĩnh và không có tính năng tính toán hay sắp xếp. Cơ sở dữ liệu bảng cung cấp nhiều tính năng nâng cao như công thức, quan hệ, và khả năng chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị khác nhau.
Khi nào nên sử dụng bảng đơn giản trong Notion?
Bảng đơn giản phù hợp cho việc hiển thị dữ liệu tĩnh không cần xử lý đặc biệt, như danh sách mua sắm, thời khóa biểu lớp học, và các báo cáo đơn giản.
Khi nào nên sử dụng cơ sở dữ liệu bảng trong Notion?
Cơ sở dữ liệu bảng nên được sử dụng khi bạn cần quản lý dữ liệu phức tạp hơn, như quản lý dự án, theo dõi ngân sách, và xây dựng CRM đơn giản.
Có thể chuyển đổi từ bảng đơn giản sang cơ sở dữ liệu bảng trong Notion không?
Có, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi từ bảng đơn giản sang cơ sở dữ liệu bảng và ngược lại chỉ với vài cú nhấp chuột.
Cơ sở dữ liệu bảng trong Notion có thể hiển thị dữ liệu theo nhiều cách khác nhau không?
Có, cơ sở dữ liệu bảng có thể chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị như bảng, dòng thời gian, bộ sưu tập, danh sách và lịch.
Bảng đơn giản trong Notion có hỗ trợ định dạng văn bản không?
Có, bảng đơn giản cho phép bạn định dạng văn bản trong ô với các tùy chọn như màu chữ và nền, in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, mã và phương trình.
Cơ sở dữ liệu bảng trong Notion có hỗ trợ tính toán không?
Có, cơ sở dữ liệu bảng hỗ trợ các công thức để tính toán nội dung của các ô cụ thể và các tính toán nâng cao như tổng hợp.
Tổ Chức Dữ Liệu Hiệu Quả Hơn Với Bảng Đơn Giản và Cơ Sở Dữ Liệu Bảng Trong Notion
Mặc dù có sự khác biệt rõ ràng, bảng đơn giản và cơ sở dữ liệu bảng đều có một mục tiêu chung: tổ chức dữ liệu theo cách dễ hiểu nhất cho người dùng hoặc độc giả. Bạn sẽ gặp phải những tình huống khi bảng đơn giản có thể hoạt động tốt, nhưng cũng có những trường hợp, đặc biệt trong môi trường văn phòng, khi bạn cần cơ sở dữ liệu bảng.
May mắn cho bạn, Notion làm cho việc làm việc với cả hai trở nên dễ dàng, và điều tuyệt vời nhất là bạn có thể dễ dàng chuyển đổi từ bảng đơn giản sang cơ sở dữ liệu bảng và ngược lại. Nhờ vậy, bạn không cần lo lắng về việc bắt đầu với công cụ sai, vì bạn có thể dễ dàng chuyển đổi nó sang công cụ khác chỉ với vài cú nhấp chuột.
