Contents
So sánh và hợp nhất tài liệu trong Microsoft Word là một kỹ năng quan trọng, đặc biệt khi bạn làm việc với các tài liệu hợp tác hoặc cần theo dõi các thay đổi. Thay vì phải cuộn qua lại giữa hai tài liệu để tìm sự khác biệt, Microsoft Word cung cấp các công cụ mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện việc này.
So Sánh Tài Liệu Trong Microsoft Word
Microsoft Word có tính năng so sánh tài liệu tự động, giúp bạn nhanh chóng nhận diện tất cả sự khác biệt giữa hai tài liệu. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này một cách hiệu quả:
-
Mở một tài liệu Word mới và chuyển đến tab Review.
-
Nhấp vào Compare và sau đó chọn Compare một lần nữa từ các tùy chọn thả xuống.
-
Chọn các tài liệu bạn muốn so sánh trong các trường Original document và Revised document.
-
Nếu muốn, bạn có thể nhấp vào nút More để điều chỉnh những gì bạn muốn so sánh trong các tài liệu.
-
Nhấp OK để bắt đầu quá trình so sánh.
Hộp thoại so sánh tài liệu trong Microsoft Word
Sau khi hoàn thành các bước trên, Word sẽ hiển thị một giao diện ba cửa sổ, với cửa sổ ở giữa hiển thị tài liệu kết hợp. Trong giao diện so sánh chính này, tất cả các thay đổi sẽ được làm nổi bật. Văn bản được thêm vào sẽ được gạch chân màu đỏ, trong khi văn bản bị xóa sẽ được đánh dấu bằng gạch ngang.
Hai tài liệu về Python được so sánh trong Microsoft Word
Ở cửa sổ bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc và tài liệu đã chỉnh sửa để tham khảo. Cửa sổ bên trái sẽ hiển thị tóm tắt tất cả các thay đổi được thực hiện trong tài liệu so sánh, chẳng hạn như văn bản được thêm vào hoặc bị xóa. Mỗi thay đổi sẽ được liệt kê theo thứ tự, và bạn có thể nhấp vào bất kỳ thay đổi nào để điều hướng trực tiếp đến phần đó để xem xét thêm.
Bạn cũng có thể đóng các cửa sổ bên trái và bên phải để có góc nhìn tập trung hơn. Sau khi đã xem xét các thay đổi, bạn có thể chuyển đến File > Save As để lưu tài liệu so sánh cho việc sử dụng trong tương lai.
Hợp Nhất Thay Đổi Khi So Sánh Tài Liệu
Khi so sánh hai tài liệu Word, bạn có thể muốn hợp nhất các thay đổi từ một tài liệu vào tài liệu khác để tạo ra một phiên bản thống nhất. May mắn thay, Microsoft Word làm cho quá trình này trở nên dễ dàng.
Khi bạn đang ở trong giao diện so sánh, nhấp vào nút Tracking trên thanh công cụ, sau đó chọn Accept. Bạn có thể chọn Accept All Changes để tự động hợp nhất tất cả các thay đổi vào tài liệu, hoặc chọn Accept and Move to Next nếu bạn muốn xem xét thủ công từng thay đổi trước khi hợp nhất.
Tùy chọn chấp nhận hoặc từ chối thay đổi trong tài liệu Word đã so sánh
Tương tự, tùy chọn Reject cho phép bạn loại bỏ bất kỳ thay đổi không mong muốn nào. Khi bạn thực hiện việc này, Word sẽ tự động điều chỉnh tài liệu dựa trên lựa chọn của bạn, bằng cách thêm các phần chèn vào hoặc hoàn tác các phần xóa bỏ.
Sau khi xem xét tất cả các thay đổi, tài liệu sẽ phản ánh phiên bản đã hợp nhất. Nó sẽ kết hợp nội dung gốc với các sửa đổi cần thiết.
Word cũng cho phép bạn kết hợp trực tiếp các tài liệu. Chỉ cần chuyển đến tab Review, chọn Compare > Combine, và chọn hai tài liệu bạn muốn hợp nhất.
So Sánh Tài Liệu Bằng Chế Độ Xem Song Song
Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng so sánh tự động của Word, bạn có thể so sánh tài liệu theo cách thủ công bằng cách sử dụng tùy chọn Side by Side View. Điều này sẽ cho phép bạn xem cả hai tài liệu cạnh nhau.
Để thực hiện việc này, mở hai tài liệu Word bạn muốn so sánh. Sau đó, trong một trong hai tài liệu, chuyển đến tab View. Trong nhóm Window, nhấp vào nút View Side by Side. Nếu có hơn hai tài liệu đang mở, bạn sẽ cần chỉ định tài liệu nào bạn muốn xem trong chế độ xem song song.
Khi các tài liệu đã được sắp xếp trong chế độ xem song song, bạn có thể cuộn qua chúng một cách độc lập hoặc kích hoạt Synchronous Scrolling. Với tính năng này, việc cuộn qua một tài liệu sẽ tự động cuộn tài liệu kia đến phần tương ứng.
Việc biết cách so sánh tài liệu trong Word rất hữu ích khi bạn muốn xem xét các chỉnh sửa hợp tác hoặc theo dõi các thay đổi. Ngoài ra, nó cũng loại bỏ sự phụ thuộc vào các công cụ web trực tuyến để so sánh tài liệu.
-
Làm thế nào để so sánh hai tài liệu trong Microsoft Word?
- Mở một tài liệu mới, chuyển đến tab Review, nhấp vào Compare, và chọn hai tài liệu bạn muốn so sánh.
-
Tôi có thể hợp nhất các thay đổi từ tài liệu so sánh không?
- Có, trong giao diện so sánh, sử dụng tùy chọn Accept để hợp nhất các thay đổi vào tài liệu.
-
Chế độ xem song song trong Word là gì?
- Chế độ xem song song cho phép bạn xem hai tài liệu cạnh nhau để so sánh thủ công.
-
Làm thế nào để lưu tài liệu so sánh?
- Sau khi so sánh, chuyển đến File > Save As để lưu tài liệu so sánh.
-
Tôi có thể kết hợp trực tiếp hai tài liệu trong Word không?
- Có, chuyển đến tab Review, chọn Compare > Combine, và chọn hai tài liệu bạn muốn kết hợp.
-
Làm thế nào để từ chối các thay đổi trong tài liệu so sánh?
- Sử dụng tùy chọn Reject trong giao diện so sánh để loại bỏ các thay đổi không mong muốn.
-
Tôi có thể cuộn đồng bộ hai tài liệu trong chế độ xem song song không?
- Có, kích hoạt Synchronous Scrolling để cuộn đồng bộ hai tài liệu.
Kết Luận
So sánh và hợp nhất tài liệu trong Microsoft Word là một kỹ năng thiết yếu cho bất kỳ ai làm việc với các tài liệu văn bản. Với các tính năng mạnh mẽ như so sánh tự động và chế độ xem song song, bạn có thể dễ dàng quản lý và hợp nhất các thay đổi để tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh và thống nhất. Hãy thử áp dụng những hướng dẫn này để nâng cao hiệu quả công việc của bạn.
