Sử Dụng AI Để Viết Email: Ưu Điểm và Nhược Điểm

Cách Sử Dụng AI Để Viết Email

Khi nghĩ đến việc sử dụng AI để viết email, bạn có thể tưởng tượng việc nhập một yêu cầu chi tiết vào công cụ như ChatGPT và nhận được một bản nháp. Tuy nhiên, bạn có thể đã sử dụng AI thông qua tính năng Smart Compose của Gmail hoặc các công cụ như Grammarly, giúp chỉnh sửa và viết lại câu cho bạn bằng AI.

Nếu bạn muốn tạo ra một email hoàn chỉnh dựa trên các chi tiết bạn cung cấp, bạn sẽ cần sử dụng các nền tảng tiên tiến hơn.

Những Ưu Điểm Khi Sử Dụng AI Để Viết Email

1. Thay Đổi Giọng Điệu Email

Ví dụ về việc tái cấu trúc email bằng AI

Bạn có thể dễ dàng truyền đạt thông điệp, nhưng việc điều chỉnh giọng điệu dựa trên người nhận và ngữ cảnh là điều cần thiết. Ví dụ, khi gửi email cho đối tác chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo email của mình duy trì giọng điệu trang trọng. Trong trường hợp này, sử dụng AI để tinh chỉnh email có thể rất hữu ích. Tương tự, khi kết nối với người quen hoặc liên lạc cá nhân, bạn có thể sử dụng AI để thêm một số lời lẽ lịch sự và làm cho email trở nên ít trang trọng hơn.

Việc điều chỉnh giọng điệu của email, đặc biệt là những email dài hoặc chứa nhiều chi tiết, có thể tốn thời gian. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của các công cụ AI, tôi có thể soạn thảo một phản hồi với giọng điệu phù hợp và đọc như mong muốn.

2. AI Có Thể Chi Tiết Hóa Theo Yêu Cầu

Ví dụ về việc tái cấu trúc và viết lại email bằng AI

Bạn có bao giờ phải trả lời email chỉ cần một câu “có” hoặc “không” nhưng lại không muốn gửi một phản hồi quá ngắn gọn? Tuy nhiên, không phải ai cũng thích nhận được phản hồi chỉ một hoặc hai từ. Tôi không muốn dành quá nhiều thời gian để viết những phản hồi không cần thiết, và tôi thích để AI làm điều đó thay mình.

Trong ví dụ trên, bạn sẽ thấy tất cả những gì tôi cần làm là cung cấp đủ chi tiết để công cụ hiểu ngữ cảnh và lý do từ chối lời mời. AI sẽ lo phần còn lại.

3. Hỗ Trợ Brainstorming

Trong một thế giới lý tưởng, tôi muốn brainstorming với bạn bè hoặc đồng nghiệp trước khi viết một email quan trọng. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có người sẵn sàng giúp đỡ khi tôi cần. Trong những tình huống này, các công cụ AI rất hữu ích trong việc giúp tôi brainstorm ý tưởng, tìm từ ngữ phù hợp, viết câu đúng cách và thậm chí đưa ra một dòng tiêu đề hiệu quả.

Những Nhược Điểm Khi Sử Dụng Email Được Viết Bởi AI

Mặc dù có nhiều điều tôi thích về các nền tảng AI, chúng không phải là không có nhược điểm. Dưới đây là một số điều tôi gặp phải:

1. Kết Quả Thường Quá Chung Chính

Mặc dù email đọc tốt, tôi cảm thấy bất kỳ ai đã từng đọc nội dung do AI tạo ra đều có thể nhận ra sự khác biệt. Tôi thường phải quay lại email và cá nhân hóa nó để đảm bảo nó không quá vô cảm.

2. Mất Thời Gian Để Có Được Phản Hồi Hoàn Hảo

Mục đích chính của việc sử dụng công cụ viết email AI là để giảm thời gian soạn thảo bản nháp. Tuy nhiên, tôi nhận thấy rằng giữa việc nhập tất cả các chi tiết vào yêu cầu ban đầu, xem lại phiên bản của AI, thêm chi tiết hoặc tự chỉnh sửa, và đọc lại, quá trình đôi khi lại kéo dài hơn so với việc tự viết từ đầu.