Sử Dụng Excel Để Tối Ưu Hóa Quá Trình Tìm Việc Hiệu Quả

1. Sắp Xếp Công Việc Theo Danh Mục Trong Excel

Nếu việc tìm kiếm việc làm của bạn yêu cầu bạn phải tìm kiếm qua nhiều loại ngành nghề khác nhau, việc sắp xếp chúng theo danh mục là rất quan trọng. Gửi sai hồ sơ xin việc đến một vị trí có thể dẫn đến việc không được phỏng vấn.

Đối với mỗi vị trí bạn đang ứng tuyển, hãy thêm nó vào danh sách liên tục trong bảng tính Excel. Liệt kê tiêu đề vị trí, công ty, danh mục công việc và người liên hệ trong công ty nếu bạn có.

Khi các vị trí đã được phân loại, bạn có thể thực hiện nhiều điều để đảm bảo không mắc sai lầm với các đơn xin việc tiếp theo. Khi ứng tuyển nhiều loại công việc khác nhau, bạn cần phải có sẵn một hồ sơ xin việc và thư xin việc cho từng loại.

Bạn có thể tạo sẵn chúng và có các bản sao chờ gửi đi, hoặc bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE của Excel để tự động tạo chúng.

Nếu bạn có nhiều bản sao của hồ sơ xin việc và thư xin việc đã được tạo sẵn, bạn có thể dễ dàng truy cập vào bản đúng vào đúng thời điểm. Một vài hàm IF lồng nhau, hoặc một hàm SWITCH đơn giản, có thể đảm bảo bạn không gửi nhầm bản sao.

=SWITCH(F2, "Networking", ResumeList!A1, "Development", ResumeList!A2, "Support", ResumeList!A3, "General IT", ResumeList!A4, ResumeList!A1)

Sử dụng một hàm như trên, bạn có thể lấy liên kết đến các hồ sơ xin việc được lưu trữ trên một sheet khác. Excel giúp bạn dễ dàng tạo một mẫu duy nhất và sau đó sử dụng hàm SUBSTITUTE của Excel để thực hiện công việc nặng nhọc.

Việc lồng nhiều hàm SUBSTITUTE vào một công thức duy nhất cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo các thông tin liên lạc theo mẫu. Kết hợp nhiều hàm SUBSTITUTE và điều kiện IF hoặc SWITCH có thể biến một mẫu hoặc một loạt mẫu thành email giới thiệu hoặc theo dõi.

Excel có thể lấy một loạt mẫu như dưới đây và chuyển đổi chúng thành một email hoàn chỉnh, sẵn sàng gửi đi.

Một bộ đoạn văn được tạo ra từ dữ liệu trong Excel kết hợp lại thành một thư xin việc tiêu chuẩn.

Mỗi ô sử dụng một tập hợp các thay thế đơn giản như dưới đây từ G2 để tạo văn bản:

=SUBSTITUTE(Sheet4!A1, "{ contactname }", C2)

Ở đây, tên liên hệ cho vị trí được lưu trữ trong C2. Bạn cũng có thể sử dụng điều kiện để kết hợp các mẫu khác nhau tùy thuộc vào danh mục của từng vị trí, hoặc các từ cụ thể trong tiêu đề của vai trò.

Định dạng trong sản phẩm cuối cùng có thể đạt được bằng cách sử dụng hàm CHAR(10) để tạo khoảng trống dòng. Bạn có thể bọc tất cả các đoạn văn trong một hàm CONCAT để tạo ra một email hoàn chỉnh:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Sheet4!A5, CHAR(10), Sheet4!A6)

2. Sử Dụng Excel Để Phân Tích Dữ Liệu Web Đã Thu Thập

Hầu hết các trang web việc làm sẽ cho phép bạn lọc các vị trí với một vài tùy chọn cơ bản, chẳng hạn như dựa trên tiêu đề, vị trí và kỹ năng. Áp dụng thêm các bộ lọc cho những kết quả đó có thể giúp bạn tận dụng tối đa mỗi đơn xin việc.

Các hàm của Excel giúp dễ dàng áp dụng các bộ lọc nâng cao cho một danh sách các kết quả việc làm tiềm năng. Bạn có thể tự động loại bỏ bất kỳ công việc nào có mức lương dưới một ngưỡng cụ thể, hoặc chỉ bao gồm các công việc yêu cầu các kỹ năng cụ thể. Excel sẽ cho phép bạn áp dụng nhiều bộ lọc nhất có thể cho một tập dữ liệu để có được kết quả phù hợp nhất.

Điều đầu tiên bạn cần là một danh sách các công việc từ các trang web khác nhau mà bạn đang cố gắng tìm kiếm. Cách nhanh nhất để có được danh sách đó là sử dụng tiện ích mở rộng web-scraping của Google Chrome hoặc ứng dụng. Có rất nhiều lựa chọn tuyệt vời có sẵn trực tuyến, dễ thiết lập và thân thiện với người dùng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một lựa chọn miễn phí, Google Sheets cung cấp một hàm IMPORTXML tích hợp có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu web.

Sau khi bạn đã tải xuống một tập dữ liệu, bạn cần phải nhập nó vào Excel. Excel bao gồm một trình nhập XML tích hợp có thể giúp việc nhập các tập dữ liệu lớn đã thu thập trở nên đơn giản. Sử dụng chức năng nhập được cung cấp sau khi bạn đã mở khóa tab Developer ẩn này trên thanh công cụ.

Khi bạn đang nhập, bạn sẽ được yêu cầu thiết lập tập dữ liệu mới của bạn. Để có kết quả tốt nhất, hãy cố gắng chuẩn hóa dữ liệu của bạn nhiều nhất có thể trong quá trình nhập. Đảm bảo rằng cùng một dữ liệu từ mỗi trang web kết thúc trong cùng một cột, tốt nhất là với cùng một định dạng.

Các tùy chọn cho Trình hướng dẫn Nhập XML trong Excel.

Khi dữ liệu của bạn đã được nhập hoàn toàn, bạn có thể sử dụng chức năng lọc của Excel để nhanh chóng sắp xếp qua danh sách các ứng viên của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn kiểm soát chi tiết quá trình tìm kiếm của mình, cho phép bạn ứng tuyển chỉ vào các vị trí phù hợp nhất.

3. Tự Động Gửi Thông Tin Liên Lạc Từ Excel

Trong thị trường việc làm ngày nay, không thể tìm được việc làm nếu không thể gửi đi hàng trăm email. Việc có thể tự động hóa quá trình này là rất quan trọng. Tạo thông tin liên lạc theo mẫu là một bước khởi đầu tốt. Tuy nhiên, lựa chọn tốt nhất của bạn là gửi email trực tiếp từ Excel.

Có hai cách khác nhau để thực hiện điều này trong Excel. Cách phức tạp hơn là sử dụng VBA để tạo một macro có thể gửi email từ Excel. Cách đơn giản nhất để làm điều này, tuy nhiên, là sử dụng hàm HYPERLINK tích hợp của Excel.

HYPERLINK cho phép người dùng tạo các liên kết sẽ mở ứng dụng email mặc định của họ và tự động điền vào một tin nhắn. Hàm này có thể điền vào địa chỉ email gửi đến, chủ đề, nội dung email và, nếu cần, một CC cho email.

Việc tạo một liên kết email tự động dễ dàng thực hiện với một hàm như dưới đây:

=HYPERLINK("mailto:" & A2 & "?subject=" & E2 & "&body=" & F2, "Send Email")

Một tập hợp các kết quả tìm kiếm việc làm với một liên kết tự động được tạo ra ở cuối mỗi kết quả để gửi email giới thiệu.

Hàm này sẽ tạo một liên kết trong Excel mà khi được nhấp vào, sẽ mở ứng dụng email của bạn với toàn bộ email bạn cần gửi đã được điền sẵn. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút gửi.

Sử dụng hàm HYPERLINK và thông tin liên lạc được tạo tự động từ trên, bạn có thể dễ dàng gửi đi các email hàng loạt.