Tạo Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Đơn Giản Trên Excel

Cách Tạo Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Đơn Giản Trên Excel

Để hiểu rõ quy trình tạo hệ thống quản lý kho hàng trên Excel, chúng ta sẽ tạo một cơ sở dữ liệu kho hàng cho cửa hàng điện thoại di động theo các bước sau:

1. Tạo các tiêu đề trên hàng đầu của bảng tính Excel mới: SKU, Tên Mẫu, Công Ty, Giá Đơn Vị, và Số Lượng Còn Lại (Bạn có thể thêm nhiều tiêu đề khác theo nhu cầu của mình).

2. Sử dụng font chữ đậm cho các tiêu đề.

3. Thêm màu nền cho các ô tiêu đề để làm nổi bật.

4. Chọn tất cả các tiêu đề và vào phần Font trong tab Home.

5. Nhấp vào mũi tên bên cạnh tùy chọn Fill Color và chọn màu bạn muốn.

   Tùy chọn màu nền trong Excel với nhiều màu sắc chủ đề

Sau khi đã chuẩn bị xong các tiêu đề, đến lúc điền thông tin vào. Bây giờ, bạn sẽ có một bảng tính trông giống như thế này:

Bạn có thể thêm đường viền để làm cho bảng dữ liệu Excel của bạn trở nên bắt mắt và dễ đọc hơn bằng cách làm theo các bước sau:

1. Chọn tất cả các ô trong cơ sở dữ liệu kho hàng của bạn.
2. Vào phần Font trong tab Home.
3. Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Borders.
   Tab đường viền trong Excel với tùy chọn thêm đường viền được làm nổi bật
4. Chọn loại đường viền mà bạn muốn cho các ô trong cơ sở dữ liệu kho hàng của bạn.

Để thêm tùy chọn lọc vào cơ sở dữ liệu của bạn:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong cơ sở dữ liệu của bạn.
2. Vào phần Editing ở phía bên phải của tab Home.
3. Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Sort & Filter.
4. Nhấp vào Filter.

Chúc mừng, bạn vừa tạo xong một cơ sở dữ liệu kho hàng cho cửa hàng điện thoại.

Cơ sở dữ liệu kho hàng điện thoại trong Excel

Bạn có thể dễ dàng cập nhật cơ sở dữ liệu bằng cách thêm dữ liệu mới hoặc thay đổi dữ liệu hiện có. Ngoài ra, bạn cũng có thể lọc thông tin mong muốn từ cơ sở dữ liệu kho hàng vừa tạo.

Ví dụ, nếu bạn muốn lọc các mục trong cơ sở dữ liệu kho hàng theo một công ty cụ thể:

1. Nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề Công Ty.
2. Chọn công ty/các công ty bạn muốn.
3. Cơ sở dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các mục (điện thoại di động) của những công ty đó.

Sử Dụng Hàm VLOOKUP Trong Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Excel

Giả sử bạn muốn tìm giá của một sản phẩm cụ thể trong cơ sở dữ liệu của mình. Thay vì tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. Công thức của VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

• LOOKUP_VALUE là giá trị bạn muốn tìm trong cột đầu tiên của mảng bảng đã chọn.
• TABLE_ARRAY là phạm vi ô đã chọn mà bạn muốn áp dụng hàm VLOOKUP.
• COL_INDEX_NUMBER là số cột chứa giá trị trả về.
• RANGE_LOOKUP (tùy chọn) là TRUE hoặc FALSE. Chỉ định FALSE nếu bạn muốn Excel trả về kết quả chính xác hoặc TRUE nếu bạn muốn nó trả về kết quả gần đúng. Nếu bạn không chỉ định giá trị nào, Excel (theo mặc định) sẽ đặt giá trị TRUE và trả về các kết quả gần đúng.

Khi bạn áp dụng hàm VLOOKUP, Excel sẽ tìm kiếm LOOKUP_VALUE trong cột đầu tiên của phạm vi ô đã chọn. Đó là lý do tại sao, để hàm VLOOKUP hoạt động, LOOKUP_VALUE của bạn phải nằm trong cột đầu tiên của TABLE_ARRAY (phạm vi ô đã chọn).

Sau khi tìm thấy LOOKUP_VALUE, Excel sẽ đếm số ô dựa trên COL_INDEX_NUMBER đã chỉ định và trả về kết quả. Giá trị trả về sẽ là chính xác hoặc gần đúng, tùy thuộc vào việc bạn đã chỉ định giá trị FALSE hay TRUE cho RANGE_LOOKUP.

Bây giờ, bạn đã hiểu rõ hơn về hàm VLOOKUP, hãy sử dụng nó để trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu kho hàng điện thoại của chúng ta. Để tìm giá của một điện thoại cụ thể trong cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Tạo hai tiêu đề trong các ô mới: SKU và Giá.
2. Nhập công thức sau dưới tiêu đề Giá:

    =VLOOKUP(

3. Để cung cấp LOOKUP_VALUE, chọn ô dưới tiêu đề SKU (ô I5 trong trường hợp của chúng ta), sau đó thêm dấu phẩy.
4. Đối với TABLE_ARRAY, chọn tất cả các ô trong cơ sở dữ liệu, dưới các tiêu đề (A2:E10 trong trường hợp của chúng ta), theo sau là dấu phẩy.
5. Chúng ta muốn tìm giá của SKU mong muốn, vì vậy chúng ta sẽ đặt COL_INDEX_NUMBER là 4 (vì tiêu đề Giá Đơn Vị là cột thứ 4 trong cơ sở dữ liệu của chúng ta), và theo sau là dấu phẩy.
6. Cuối cùng, chỉ định RANGE_LOOKUP là FALSE, vì chúng ta muốn Excel trả về giá trị chính xác.
   Cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel với công thức hàm VLOOKUP ở bên cạnh
7. Nhấn Enter.

Excel sẽ trả về lỗi #N/A, nhưng đừng lo lắng. Đó chỉ vì chúng ta chưa thêm SKU mong muốn (LOOKUP_VALUE) dưới tiêu đề SKU.

Để tìm giá của một SKU cụ thể (từ phạm vi đã chọn, tức là cơ sở dữ liệu của chúng ta), hãy nhập nó dưới tiêu đề SKU và Excel sẽ trả về giá chính xác của sản phẩm đó. Bạn có thể làm điều này cho bất kỳ sản phẩm nào trong cơ sở dữ liệu.

Để tìm thêm thông tin về sản phẩm, bạn lặp lại quy trình tương tự. Giả sử bạn cũng muốn tìm số lượng còn lại của sản phẩm. Để làm điều đó, tạo một tiêu đề khác bên cạnh tiêu đề Giá và đặt tên là Số Lượng. Dưới tiêu đề mới này, nhập công thức sau:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Lưu ý rằng, trong khi phần còn lại của công thức giống nhau, COL_INDEX_NUMBER của chúng ta đã thay đổi từ 4 (trong công thức trước) thành 5. Điều này là do tiêu đề Số Lượng nằm ở cột thứ 5 của cơ sở dữ liệu của chúng ta.

Cách Tạo Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Sử Dụng Mẫu Excel

Nếu bạn không muốn phải tạo hệ thống quản lý kho hàng trên Excel theo cách thủ công, bạn có thể chọn cách dễ dàng hơn là sử dụng mẫu Excel quản lý kho hàng.

1. Truy cập trang web Office để tìm các mẫu Excel quản lý kho hàng đã sẵn sàng để sử dụng.
   Mẫu Excel quản lý kho hàng
2. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng và tải xuống.
3. Khi tải xuống hoàn tất, nhấp đúp vào tệp mẫu để mở.
4. Nhấp vào Enable Editing ở đầu để bắt đầu điều chỉnh theo nhu cầu của bạn.

Bây giờ, bạn có thể thêm hoặc xóa các tiêu đề theo nhu cầu của mình và bắt đầu sử dụng mẫu để quản lý kho hàng bằng cách thêm các sản phẩm và cập nhật thông tin liên quan.