Tối Ưu Hóa Năng Suất Email Với Ứng Dụng Spark

Hộp Thư Thống Nhất

Hình ảnh cài đặt hộp thư tài khoản

Spark giúp bạn dễ dàng thêm địa chỉ email. Bạn có thể thêm nhiều địa chỉ và tùy chọn hiển thị chúng theo ý muốn. Một số người thích giữ các hộp thư riêng biệt, nhưng nếu bạn muốn có một hộp thư hiển thị tất cả cùng nhau, Spark cung cấp tùy chọn Thống Nhất.

Khi bật chế độ Thống Nhất, email của bạn sẽ được hiển thị liền mạch bất kể tài khoản nào. Tuy nhiên, nếu bạn cần tập trung vào một tài khoản cụ thể, bạn có thể nhấp vào hộp thư của tài khoản đó bằng cách chọn địa chỉ ở góc trên bên trái.

Spark cũng cung cấp các chế độ xem khác cho hộp thư đa tài khoản, bạn có thể tìm hiểu thêm ở phần tiếp theo.

Hộp Thư Thông Minh

Cài đặt hộp thư thông minh với danh sách kiểm tra các tùy chọn

Khi sử dụng Hộp Thư Thông Minh của Spark, phần mềm sẽ tự động phân loại email của bạn vào ba thẻ: Cá Nhân, Thông Báo, và Bản Tin. Mặc dù Gmail cung cấp Bộ Lọc Thông Minh để giúp bạn sắp xếp hộp thư, Spark khác biệt ở chỗ bạn không cần phải vào thư mục để tìm email.

Tất cả email mới sẽ được đặt ở đầu danh sách trong các danh mục này. Khi bạn mở chúng, các tin nhắn sẽ chuyển sang phần Đã Xem, nơi chúng được sắp xếp theo thứ tự thời gian.

Nếu bạn có nhiều tài khoản kết nối với Spark, bạn cũng có thể thay đổi cách hiển thị tin nhắn mới trên mỗi thẻ bằng cách điều chỉnh nhóm và số lượng email hiển thị. Có nhiều cách bạn có thể điều chỉnh điều này. Đáng chú ý nhất là chế độ Thống Nhất sẽ hợp nhất các tài khoản của bạn, và chế độ Theo Tài Khoản giữ chúng riêng biệt.

Đáng chú ý là việc chuyển đổi giữa Hộp Thư Thông Minh và Hộp Thư Cổ Điển rất đơn giản. Các tùy chọn xuất hiện dưới dạng tab ngay trên email của bạn nếu bạn quyết định muốn chuyển đổi.

Công Cụ Thời Gian

Cài đặt công cụ hộp thư cho lời nhắc và email theo thời gian

Nếu bạn gửi và nhận nhiều email trong ngày, bạn có thể thấy các công cụ thời gian của Spark rất hữu ích.

Đầu tiên là Hoãn Lại. Hoãn Lại sẽ loại bỏ email khỏi hộp thư của bạn và trả lại sau một khoảng thời gian cụ thể, khi bạn có thể xử lý nó tốt hơn. Trong menu tùy chọn, Spark cung cấp nhiều lựa chọn, từ Hôm Nay đến Một Tháng.

Bạn cũng có thể chọn ngày của riêng mình hoặc chọn Một Ngày Nào Đó—điều này có nghĩa là bạn có thể tìm thấy nó khi bạn sẵn sàng trong thư mục hoãn lại.

Tiếp theo là Lời Nhắc. Khác với Hoãn Lại, Lời Nhắc tập trung vào email gửi đi. Với công cụ này, bạn có thể yêu cầu Spark nhắc nhở bạn theo dõi nếu bạn chưa nhận được câu trả lời. Với cả Lời Nhắc và Hoãn Lại, bạn cũng có thể thiết lập thông báo đẩy để cảnh báo bạn bên ngoài ứng dụng.

Ngoài ra, Gửi Sau là một công cụ thời gian khác mà bạn có thể thấy hữu ích. Spark đã đặt tên này rất chính xác, vì Gửi Sau là chính xác như vậy. Chỉ cần chọn thời gian từ menu hoặc chọn ngày của riêng bạn, và Spark sẽ gửi nó vào thời điểm đó, ngay cả khi ứng dụng không đang chạy trên thiết bị của bạn.

Tùy Chọn Giao Việc

Nếu bạn nhận được một email mà bạn không chắc cách trả lời, bạn có thể giao nó cho người khác trong Nhóm của mình bằng cách nhấp vào Giao Việc ở góc trên bên phải. Như vậy, bạn có thể chuyển hướng email đến người phù hợp hơn để trả lời mà không cần chuyển tiếp tin nhắn. Đây cũng là một giải pháp tuyệt vời nếu bạn cần phân công email nhưng muốn tránh chia sẻ toàn bộ hộp thư của mình.

Khi bạn giao một email cho đồng đội, nó sẽ xuất hiện trong thư mục Được Giao Cho Tôi của họ ở góc trên bên trái, nơi họ có thể thực hiện các bước tiếp theo để trả lời. Bạn có thể bình luận qua lại trong không gian soạn thảo để chia sẻ ý tưởng và đặt câu hỏi.

Bản Nháp Chia Sẻ

Đôi khi, việc hợp tác để giành được khách hàng lớn hoặc chỉ cần một đôi mắt thứ hai trên email là cần thiết. Tính năng Bản Nháp Chia Sẻ của Spark có mặt để giúp việc này trở nên liền mạch.

Để chia sẻ bản nháp của bạn, nhấp vào biểu tượng chia sẻ ở góc trên bên phải, chọn đồng đội của bạn và chọn Mời Người. Ở đây, bạn có thể chọn có cho phép họ gửi email thay bạn sau khi họ thực hiện thay đổi hay không.

Đồng đội của bạn sẽ nhận được thông báo và truy cập vào bản nháp trên phía họ, để họ có thể giúp bạn viết. Trong bản nháp, bạn có thể gửi bình luận qua lại và nhận cập nhật về trạng thái của email, chẳng hạn như ai đã chia sẻ với ai và ai đã gửi nó—bản nháp chia sẻ đặc biệt hữu ích khi viết email dài.

Lịch Tích Hợp

Lịch kỹ thuật số với các khối màu sắc trong chế độ tối

Spark cung cấp một lịch tích hợp mà bạn thực sự muốn sử dụng. Nó tối giản, thân thiện với người dùng và thậm chí trông rất đẹp, nhờ thiết kế đơn giản và bảng màu nổi bật. Nếu bạn biết cách sử dụng Google Calendar, bạn sẽ thấy lịch này rất dễ sử dụng.

Lịch cho phép bạn tích hợp và mã hóa màu nhiều địa chỉ email, để bạn biết sự kiện nào tương ứng với tài khoản nào. Bạn cũng có thể tạo lịch không liên kết với địa chỉ cho các việc như lời nhắc và nhiệm vụ.

Thư Mục Ghim

Mặc dù nhiều ứng dụng email có thư mục ghim, nhưng thư mục ghim của Spark rất dễ sử dụng, sắp xếp và mã hóa màu. Chúng giống như thư mục thân thiện với người dùng của Gmail, ngoại trừ bạn không cần phải giữ chúng theo thứ tự bảng chữ cái hoặc bất kỳ thứ tự nào khác. Bạn có thể kéo và thả chúng theo bất kỳ thứ tự nào bạn muốn và thay đổi màu bằng cách nhấp chuột phải.

Muốn lưu trữ một email? Đây cũng là một nỗ lực kéo và thả đơn giản—chỉ cần kéo tin nhắn qua thư mục phù hợp. Thật sự rất đơn giản. Ngoài ra, bạn có thể tạo Thư Mục Thông Minh để tự động lọc email cho bạn.

Mẫu Email

Bản nháp mẫu trong ứng dụng email

Dù là cập nhật hàng ngày cho sếp, bạn lên lịch các cuộc họp thường xuyên, hay bạn thích gửi email bán hàng cá nhân hóa cho nhiều khách hàng, mẫu email sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian. Để truy cập chúng:

1. Bắt đầu một bản nháp mới.
2. Nhấp vào biểu tượng mẫu ở góc dưới bên phải, bên cạnh các tệp đính kèm.
3. Chọn biểu tượng cộng ở góc dưới bên trái của bảng Mẫu và chọn địa chỉ nào bạn muốn liên kết với nó.

Khi bạn soạn mẫu, nó sẽ luôn có sẵn cho bạn khi bạn cần—no need to rewrite the same sentences on repeat.

Nếu bạn thực sự muốn tăng tốc độ, theo một bài viết trên blog của Spark, nó cũng cung cấp một công cụ cao cấp, Spark + AI. Tính năng này giúp bạn viết hoặc viết lại email trong vài giây. Tôi có thể thấy nó sẽ rất tiện lợi cho những ai gửi nhiều lời mời họp, cập nhật, yêu cầu và các công việc hành chính khác.