Tối Ưu Hóa Năng Suất Với ClickUp Automations

ClickUp Automations Là Gì?

ClickUp Automations là một tập hợp các tính năng mạnh mẽ giúp bạn tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tối ưu hóa quy trình làm việc. Mỗi tự động hóa được tạo ra trong ClickUp bao gồm ba thành phần: một bộ kích hoạt, một điều kiện và một hành động.

1. Bộ Kích Hoạt

Sự kiện kích hoạt tự động hóa. Bộ kích hoạt có thể là bất cứ điều gì từ việc tạo một nhiệm vụ mới đến việc đến ngày hạn.

2. Điều Kiện (Tùy Chọn)

Thêm các điều kiện kiểm soát vào bộ kích hoạt—và phải được đáp ứng—để kích hoạt tự động hóa. Ví dụ, bạn có thể muốn tự động hóa một nhiệm vụ chỉ khi được giao cho một thành viên nhóm cụ thể hoặc có ngày hạn cụ thể.

3. Hành Động

Đây là điều sẽ xảy ra khi bộ kích hoạt và điều kiện được đáp ứng. Điều này có thể là bất cứ điều gì từ việc gửi thông báo qua email đến việc cập nhật trạng thái của một nhiệm vụ. Bạn có thể thiết lập nhiều hành động tùy ý.

Cách Kích Hoạt ClickUp Automations

Trước khi bạn có thể thiết lập bất kỳ tự động hóa nào trong không gian làm việc của mình, bạn phải kích hoạt Automations trong ClickApps. Bạn có thể truy cập ClickApps từ thanh điều hướng chính bên cạnh hoặc thanh điều hướng trên cùng của không gian làm việc của bạn.

Truy Cập ClickApps Từ Thanh Bên

1. Nhấp vào biểu tượng hồ sơ trên bảng điều hướng bên.

   Biểu tượng không gian làm việc ClickUp

2. Chọn ClickApps từ menu bật lên.

   Truy cập ClickApps từ thanh điều hướng bên

Truy Cập ClickApps Từ Khu Vực Làm Việc

1. Nhấp vào mũi tên thả xuống của nút Customize ở góc trên bên phải của không gian làm việc.

   Nút Customize của ClickUp

2. Chọn ClickApps từ danh sách thả xuống.

   Truy cập ClickApps từ nút Customize

Khi trang ClickApps mở ra, hãy đảm bảo rằng Automation đã được kích hoạt. Sau đó nhấp vào nút BACK để quay lại trang trước.

Kích hoạt ClickUp

Cách Thiết Lập Một Tự Động Hóa Cơ Bản Trong ClickUp

Trước khi thiết lập tự động hóa trong ClickUp, hãy đảm bảo bạn đang ở trong không gian, thư mục hoặc danh sách cụ thể mà bạn muốn áp dụng tự động hóa.

Nếu bạn là người mới sử dụng ClickUp và muốn hiểu sự khác biệt giữa không gian làm việc, không gian, thư mục và danh sách, hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về thuật ngữ ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết mọi thắc mắc và bối rối.

Chọn một không gian, thư mục hoặc danh sách trong không gian làm việc ClickUp

Khi bạn đã kích hoạt Automation, nút Customize trong khu vực làm việc của bạn sẽ thay đổi thành Automate, bạn có thể nhấp vào để mở trang tự động hóa.

Nút Automate của ClickUp

Từ các tùy chọn thả xuống, nhấp vào Add Automation.

Nhấp vào Add Automation từ nút Automate

Sử Dụng Mẫu Tự Động Hóa Để Tạo Tự Động Hóa

Giống như cách bạn có thể thêm mẫu dự án của ClickUp vào không gian làm việc của mình để nhanh chóng khởi động kế hoạch dự án của bạn, bạn cũng có thể chọn từ một thư viện các mẫu tự động hóa để thiết lập tự động hóa đầu tiên của mình. Các mẫu này đã được nhóm lại dưới Categories và Integrations trong ngăn bên trái của trang Automations.

Mẫu tự động hóa ClickUp

Trong khi các tự động hóa được liệt kê dưới Categories chỉ thay đổi nội bộ, các tự động hóa dưới Integrations cho phép bạn thực hiện các thay đổi trực tiếp liên quan đến các ứng dụng bên ngoài. Hiện tại, ClickUp chỉ hỗ trợ tự động hóa trực tiếp với các ứng dụng sau:

• Bugsnag
• Calendly
• Email
• GitHub
• Hubspot
• Twilio

Vì vậy, bạn có thể chọn bất kỳ nhóm tự động hóa nào từ bảng điều khiển bên trái, sau đó chọn một tự động hóa cụ thể liên quan đến nhóm ở bên phải, tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của bạn và lưu lại.

Tạo Tự Động Hóa Từ Đầu

Bạn cũng có thể chọn tạo các tự động hóa tùy chỉnh từ đầu. Để bắt đầu, nhấp vào nút + Custom Automation ở góc trên bên phải của trang tự động hóa.

Tạo tự động hóa tùy chỉnh mới trong ClickUp

Trong phần When, bạn cần thiết lập một sự kiện kích hoạt (được đánh dấu là “1” trong hình dưới đây). Một số tùy chọn kích hoạt có sẵn bao gồm:

• Nhiệm vụ được tạo,

• Người được giao thay đổi,

• Trạng thái thay đổi,

• Mức độ ưu tiên thay đổi,

• Ngày hạn thay đổi,

• Ngày bắt đầu thay đổi, v.v.

  Thiết lập tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp

Bạn có thể chọn xác định bất kỳ điều kiện nào (được đánh dấu là “2” trong hình trên) phải được đáp ứng—trong trường hợp này, không có—để khởi động hành động.

Và trong phần Then, thêm các hành động (được đánh dấu là “3”) sẽ xảy ra khi sự kiện kích hoạt và điều kiện được đáp ứng. Một số hành động bạn có thể chọn bao gồm:

• Tạo nhiệm vụ,
• Tạo nhiệm vụ con,
• Thay đổi mức độ ưu tiên,
• Thay đổi người được giao,
• Thêm bình luận,
• Xóa nhiệm vụ, v.v.

Khi hoàn tất, nhấp vào nút Create để lưu và kích hoạt tự động hóa.

Nhấp vào nút Create để tạo tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp

Bạn nên lưu ý rằng các gói Free và Unlimited của ClickUp không cho phép bạn thêm điều kiện và nhiều hơn một hành động vào thiết lập tự động hóa của bạn. Bạn cần phải mua gói Business, Business Plus hoặc Enterprise để loại bỏ hạn chế này.

Cách Quản Lý Tự Động Hóa ClickUp Của Bạn

Trong khi việc thiết lập tự động hóa mới diễn ra dưới tab Browse, việc quản lý tự động hóa của bạn được thực hiện dưới tab Manage.

Khi bạn ở đây, bạn có thể thêm mô tả cho tự động hóa của mình (được đánh dấu là “1”) để giải thích chức năng của nó hoặc cung cấp ngữ cảnh cho bất kỳ ai khác có thể xem không gian làm việc của bạn. Bạn cũng có thể vô hiệu hóa tự động hóa (được đánh dấu là “2”) để tạm dừng nó mà không cần xóa.

Tab Manage của tự động hóa ClickUp

Khi bạn di chuột qua tự động hóa, bạn có thể sao chép, chỉnh sửa hoặc xóa nó.

Sao chép, chỉnh sửa hoặc xóa tự động hóa

Nếu bạn đang làm việc với các danh sách tự động hóa dài, ClickUp giúp bạn dễ dàng tìm thấy bất kỳ tự động hóa nào bằng cách cung cấp nhiều tùy chọn lọc.

Đầu tiên, bạn có thể lọc theo Active và Inactive tự động hóa. Khi bạn vô hiệu hóa bất kỳ tự động hóa nào đang hoạt động, nó sẽ nằm trong phần không hoạt động.

Tab Active và Inactive tự động hóa

Bạn cũng có thể lọc tự động hóa theo không gian, thư mục hoặc danh sách mà chúng được tạo.

Lọc tự động hóa ClickUp theo không gian, thư mục và danh sách

Cuối cùng, bạn có thể lọc theo bộ kích hoạt, điều kiện hoặc hành động của tự động hóa và cũng theo người đã cập nhật hoặc thực hiện thay đổi gần đây nhất.

Lọc tự động hóa ClickUp theo bộ kích hoạt, điều kiện, hành động và cập nhật gần đây

Cách Theo Dõi Sử Dụng Tự Động Hóa Của Bạn

Mặc dù bạn có thể tạo tự động hóa không giới hạn trong ClickUp, số lần chúng sẽ chạy là có giới hạn. Vì vậy, bất cứ khi nào một hành động tự động được thực hiện trong nền, nó sẽ được tính vào sử dụng của bạn, điều này có thể được theo dõi dưới tab Usage.

Tab Usage của tự động hóa ClickUp

Gói Free giới hạn việc chạy 100 hành động tự động mỗi tháng. Bạn không thể mua thêm tự động hóa khi đang ở gói miễn phí, vì vậy bạn phải mua một gói trả phí trước. Dưới đây là số lượng tối đa các hành động tự động được phép trên từng gói trả phí.

• Unlimited: 1,000/tháng
• Business: 10,000/tháng
• Business Plus: 25,000/tháng
• Enterprise: 250,000/tháng

Để giúp bạn theo dõi việc sử dụng của mình, ClickUp gửi cảnh báo sử dụng qua email cho chủ sở hữu và quản trị viên không gian làm việc khi việc sử dụng không gian làm việc đạt 90% và 100%. Nếu bạn đạt đến giới hạn sử dụng của mình và muốn mua thêm tự động hóa, chi phí là $19.99 cho thêm 1000 hành động mỗi tháng, $99.99 cho thêm 10,000 và $299.99 cho thêm 100,000 hành động.