Contents
Trong thời đại công việc ngày càng phức tạp và bận rộn, việc quản lý công việc hiệu quả trở nên cực kỳ quan trọng. Notion, một công cụ quản lý công việc và ghi chú đa năng, đã trở thành trợ thủ đắc lực của tôi trong việc kiểm soát danh sách nhiệm vụ dài dằng dặc. Từ một ứng dụng ghi chú đơn giản, Notion đã phát triển thành một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ, giúp tôi duy trì hiệu suất làm việc dù công việc có nhiều đến đâu.
1. Sắp Xếp Dự Án và Nhiệm Vụ Với Cơ Sở Dữ Liệu
Khi đối mặt với danh sách công việc khổng lồ, tôi thường tạo cơ sở dữ liệu trong Notion để sắp xếp hiệu quả. Tôi tạo một cơ sở dữ liệu cho tất cả các dự án trong không gian làm việc và một cơ sở dữ liệu khác cho các nhiệm vụ tương ứng. Sau đó, tôi thêm các thuộc tính cần thiết như Tên, Ngày hết hạn, Trạng thái và Người phụ trách, và điền vào chúng với dữ liệu liên quan.
Ưu điểm lớn nhất của cơ sở dữ liệu là khả năng liên kết chúng thông qua thuộc tính Liên kết. Điều này cho phép tôi liên kết các nhiệm vụ với dự án tương ứng của chúng, giúp theo dõi và phân loại dễ dàng hơn, cũng như sắp xếp và lọc.
2. Quản Lý Khối Lượng Công Việc Với Bộ Lọc
Một điều tôi rất thích ở cơ sở dữ liệu là khả năng lọc các nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí cụ thể. Tôi sử dụng bộ lọc này để tập trung vào những gì quan trọng và quản lý khối lượng công việc một cách hiệu quả.
Ví dụ, tôi có thể tạo một chế độ xem trong cơ sở dữ liệu nhiệm vụ và thêm bộ lọc dựa trên các thuộc tính như Ưu tiên (được đổi tên thành thuộc tính Chọn) và Dự án (được đổi tên thành thuộc tính Liên kết) để xem những nhiệm vụ ưu tiên cao thuộc về dự án cụ thể nào. Tôi thậm chí có thể thêm bộ lọc ngày để xem những nhiệm vụ nào đến hạn vào những ngày cụ thể.
Bộ lọc nhiệm vụ trong Notion
Ngoài ra, tôi có thể dễ dàng sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần dựa trên một thuộc tính cụ thể. Điều này rất hữu ích khi sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí như ưu tiên và ngày, giúp tôi biết nên tập trung vào đâu.
3. Theo Dõi Nhiệm Vụ Với Trạng Thái
Khi danh sách công việc quá tải, tôi gắn nhãn cho các nhiệm vụ với các nhãn như Lập kế hoạch, Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Đang xem xét và Hoàn thành bằng cách sử dụng thuộc tính Trạng thái. Điều này giúp tôi kiểm tra trạng thái của một nhiệm vụ chỉ với một cái nhìn và thúc đẩy tiến độ công việc.
Chỉnh sửa thuộc tính trạng thái trong Notion
Một cách thú vị mà tôi sử dụng trạng thái là để theo dõi sự hoàn thành của nhiệm vụ dựa trên trạng thái Hoàn thành. Điều này rất dễ thực hiện trong một cơ sở dữ liệu liên kết. Tôi thường thêm thuộc tính Tổng hợp vào cơ sở dữ liệu dự án, đổi tên nó thành Hoàn thành, và thiết lập nó để tổng hợp tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành và hiển thị chúng dưới dạng thanh phần trăm.
Chỉnh sửa thuộc tính tổng hợp trong Notion
Điều này giúp tôi thấy được mình đang tiến gần đến việc hoàn thành dự án như thế nào và giữ cho tôi động lực khi thấy thanh tiến trình phát triển.
4. Quản Lý Nhiệm Vụ Với Bảng Kanban
Notion có chế độ xem bảng, một hệ thống dựa trên thẻ giúp sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên các danh mục như trạng thái và ưu tiên, tương tự như bạn làm trên bảng Kanban. Điều này cho phép tôi dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ qua các giai đoạn hoàn thành khác nhau (ví dụ, từ Lập kế hoạch đến Đang tiến hành hoặc từ Xem xét đến Hoàn thành).
Đây là một cách đơn giản và trực quan để cải thiện quy trình làm việc của tôi, theo dõi và ưu tiên các nhiệm vụ chỉ với một cái nhìn. Điều này tương tự như cách Trello giúp bạn phân loại nhiệm vụ.
5. Quản Lý Ngày Hết Hạn Với Chế Độ Xem Lịch
Lịch nhiệm vụ trong Notion
Tôi cũng thích thêm chế độ xem lịch vào cơ sở dữ liệu nhiệm vụ và sau đó liên kết Lịch Notion với Google Calendar. Không chỉ giúp tôi thấy ngày hết hạn chỉ với một cái nhìn, mà còn cho phép tôi sắp xếp lại chúng dựa trên các sự kiện khác trong lịch của mình, giúp tôi dành nhiều thời gian rảnh hơn cho danh sách công việc khổng lồ. Việc này đơn giản như kéo và thả các nhiệm vụ vào các ngày khác nhau.
1. Notion có phù hợp cho cá nhân hay chỉ dành cho doanh nghiệp?
Notion phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Nó cung cấp các công cụ linh hoạt để quản lý công việc cá nhân cũng như hợp tác nhóm.
2. Tôi có thể sử dụng Notion miễn phí không?
Có, Notion có phiên bản miễn phí với nhiều tính năng hữu ích. Tuy nhiên, để truy cập vào các tính năng nâng cao như Notion AI, bạn cần nâng cấp lên phiên bản trả phí.
3. Làm thế nào để liên kết Notion với Google Calendar?
Bạn có thể liên kết Notion với Google Calendar bằng cách thêm chế độ xem lịch vào cơ sở dữ liệu nhiệm vụ của bạn và sau đó kết nối với Google Calendar qua cài đặt tích hợp của Notion.
4. Notion có thể giúp tôi quản lý thời gian tốt hơn không?
Có, Notion cung cấp nhiều công cụ như lịch, bảng Kanban và cơ sở dữ liệu để giúp bạn quản lý thời gian và ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
5. Tôi có thể tùy chỉnh Notion theo nhu cầu riêng của mình không?
Chắc chắn rồi, Notion rất linh hoạt và cho phép bạn tùy chỉnh các cơ sở dữ liệu, trang và chế độ xem theo nhu cầu cá nhân hoặc nhóm của bạn.
6. Notion AI có thực sự hữu ích trong công việc hàng ngày không?
Notion AI rất hữu ích trong việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng, tạo mã và văn bản, tóm tắt tài liệu và kiểm tra lỗi chính tả, giúp tăng năng suất làm việc hàng ngày.
7. Làm thế nào để bắt đầu sử dụng Notion hiệu quả?
Để bắt đầu sử dụng Notion hiệu quả, hãy bắt đầu với việc tạo cơ sở dữ liệu cho các dự án và nhiệm vụ của bạn, sử dụng các thuộc tính để tổ chức và lọc thông tin, và khám phá các chế độ xem khác nhau như lịch và bảng Kanban.
Tạp Chí Mobile luôn cập nhật những mẹo và công cụ hữu ích nhất để giúp bạn tối ưu hóa công việc của mình. Đừng quên khám phá thêm Mẹo để có thêm nhiều kiến thức bổ ích khác.
6. Sử Dụng Notion AI Để Hỗ Trợ
Tôi rất ghét khi cần thông tin về một dự án và phải tìm kiếm qua vô số tài liệu và trang để tìm thấy nó. Điều này có thể rất khó chịu khi có quá nhiều thứ để xem xét. May mắn thay, tôi có thể yêu cầu Notion AI tìm kiếm toàn bộ không gian làm việc của mình trong vài giây, tìm ra những gì tôi cần và tóm tắt chính xác.
Tìm kiếm không gian làm việc bằng AI trong Notion
Đây là một trong những lý do khiến tôi thấy việc trả 10 đô la mỗi tháng cho AI là đáng giá, đặc biệt khi tôi cần nhanh chóng tra cứu các thứ như hướng dẫn dự án và tham khảo những gì tôi đã viết trong các tài liệu khác nhưng không nhớ chính xác vị trí.
Ngoài ra, tôi thấy Notion AI rất hiệu quả khi nói đến việc tạo mã và văn bản, tóm tắt tài liệu và kiểm tra lỗi chính tả. Bạn vẫn cần xem lại mọi thứ để đảm bảo tính chính xác, nhưng nó có thể đẩy nhanh quy trình làm việc của bạn khi xử lý các nhiệm vụ cấp thấp.
Với những tính năng này, Notion giúp tôi cải thiện năng suất khi công việc tăng cao. Ngoài việc sử dụng Notion để quản lý danh sách nhiệm vụ khổng lồ, còn có những cách thú vị khác để sử dụng Notion.
Điều tuyệt vời nhất là phiên bản miễn phí có hầu hết các tính năng bạn cần, bao gồm cả hợp tác thời gian thực khi bạn cần giúp đỡ để giải quyết danh sách công việc quá tải.
