Contents
- 1. Sử Dụng Phím Tắt Để Tạo Danh Sách Kiểm Tra Dễ Dàng
- 2. Cố Định OneNote Để Quản Lý Danh Sách Công Việc Hiệu Quả Hơn
- 3. Nhúng Tệp Vào OneNote
- 4. Tạo Bảng Kanban Trong OneNote
- 5. Tạo Danh Sách Công Việc Chính Trong OneNote
- 6. Thêm Ngữ Cảnh Vào Danh Sách Công Việc Của Bạn
- Liên Kết Các Trang
- Đặt Làm “Nhớ Sau”
- 1. OneNote có thể thay thế hoàn toàn các ứng dụng quản lý công việc chuyên dụng không?
- 2. Làm thế nào để tôi có thể đồng bộ hóa danh sách công việc của mình trên các thiết bị khác nhau?
- 3. Tôi có thể tạo danh sách công việc nhóm trong OneNote không?
- 4. Làm thế nào để tôi có thể theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ trong OneNote?
- 5. OneNote có hỗ trợ nhắc nhở cho các nhiệm vụ không?
- 6. Làm thế nào để tôi có thể tích hợp OneNote với các ứng dụng khác?
- 7. Tôi có thể sử dụng OneNote để lập kế hoạch dài hạn không?
- 7. Thử Ma Trận Eisenhower
Microsoft OneNote thường được xem là công cụ để ghi chú hoặc tổ chức thông tin, nhưng nó cũng có thể trở thành một giải pháp mạnh mẽ để quản lý công việc và giữ gìn sự tổ chức. Với cách tiếp cận đúng đắn, OneNote có thể trở thành một ứng dụng danh sách công việc đầy tính năng.
1. Sử Dụng Phím Tắt Để Tạo Danh Sách Kiểm Tra Dễ Dàng
Thẻ công việc sẽ thêm một ô kiểm bên cạnh ghi chú. Bạn có thể sử dụng nó để đánh dấu các nhiệm vụ đang chờ và tạo danh sách kiểm tra, chẳng hạn như các việc cần làm hàng ngày. Khi hoàn thành, bạn có thể đánh dấu chúng. Quá trình này rất đơn giản và còn dễ dàng hơn khi bạn sử dụng phím tắt.
Chọn ghi chú hoặc văn bản ghi chú, và nhấn Ctrl + 1 để thêm ô kiểm (Command + 1 trên Mac). Bạn có thể thêm thẻ vào danh sách công việc của mình để đánh dấu các mục quan trọng trong ghi chú, thêm thông tin ngữ cảnh để rõ ràng hơn, và tìm lại những nhiệm vụ này khi tìm kiếm. Ví dụ, nhấn Ctrl + 2/Command + 2 để thêm sao, và Ctrl + 3/Command + 3 để thêm dấu hỏi.
Sử dụng phím tắt trong danh sách công việc OneNote
Bạn cũng có thể điều khiển cấu trúc danh sách và tạo các nhiệm vụ con. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện một dự án phức tạp, bạn có thể cần các danh sách con của các nhiệm vụ nhỏ để kiểm tra trước khi toàn bộ dự án hoàn thành. Chỉ cần nhấn phím Tab để tạo nhiệm vụ con; để di chuyển các nhiệm vụ lên hoặc xuống trong danh sách công việc, nhấn Alt + Shift + Up hoặc Down Arrow.
2. Cố Định OneNote Để Quản Lý Danh Sách Công Việc Hiệu Quả Hơn
Trong OneNote, chế độ xem mặc định rất phù hợp để ghi chú, thêm hình ảnh, bảng biểu, hoặc nhiều hơn. Nếu bạn đang tạo danh sách công việc, chế độ xem này không sử dụng không gian màn hình hiệu quả và bạn có thể mất tập trung.
Cố định là một trong nhiều tính năng ít người biết của OneNote mà bạn sẽ yêu thích. Bạn có thể cố định cửa sổ OneNote để nó nằm trên tất cả các ứng dụng khác. Nhấp vào tab View và chọn Dock to Desktop.
Menu View trong Microsoft OneNote
Tính năng này chỉ có sẵn cho phiên bản LTSC của OneNote.
Khi bạn đang làm việc trên một nhiệm vụ trong ứng dụng khác, bạn có thể nhanh chóng liếc qua lại giữa hai cửa sổ mở, sao chép và dán liên kết vào các nhiệm vụ của mình, và nhiều hơn nữa.
Thay thế, bạn có thể sử dụng phím tắt trên màn hình để khởi động OneNote ở chế độ cố định trực tiếp. Chỉ cần thêm “/docked” vào “ONENOTE.EXE.” Đường dẫn sẽ trông như thế này:
C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16ONENOTE.EXE" /dockedTùy thuộc vào ổ đĩa và thư mục nơi Microsoft Office 2016 được cài đặt, bạn có thể phải thay đổi đường dẫn. Nó có thể không phải là cùng một điểm đến với bạn.
Thuộc tính OneNote trong Windows
3. Nhúng Tệp Vào OneNote
Khi bạn đang làm việc trên một dự án, rất dễ dàng để mất dấu những việc bạn nên hoàn thành hoặc nhớ để hoàn thành dự án. Thay vì sao chép thông tin này ở nhiều nơi, bạn có thể đưa tài liệu trực tiếp vào OneNote.
Chèn tệp vào OneNote
Trong ứng dụng OneNote cho Windows, đặt con trỏ bên cạnh nhiệm vụ cần làm. Sau đó, nhấp vào Insert > File. Từ hộp thoại xuất hiện, chọn liệu bạn muốn chèn tệp dưới dạng tệp đính kèm hay tải lên OneDrive và sau đó chèn vào OneNote dưới dạng liên kết.
4. Tạo Bảng Kanban Trong OneNote
Nếu bạn đang cố gắng xử lý nhiều nhiệm vụ và gặp khó khăn trong việc ưu tiên chúng, phương pháp Kanban có thể phù hợp với bạn; đây là một trong những phương pháp năng suất Nhật Bản tốt nhất. Bạn có thể chia các nhiệm vụ phức tạp thành các bước nhỏ hơn và bố trí chúng một cách trực quan; việc này giúp bạn hiểu tiến độ công việc của mình và xác định chỗ cần cải thiện.
- Đầu tiên, tạo một trang mới và đặt tên nó là “My Board” (hoặc một cái tên bạn có thể dễ dàng phân biệt). Chúng ta sẽ tạo ba bảng và đặt tên chúng là To Do, This Week, và Archive.
- Đối với mỗi bảng, tạo ba cột—Project, Task, và Priority.
- Nhập cột đầu tiên, nhấn tab, và đặt tên cột tiếp theo. Lặp lại các bước cho đến khi bạn biến nó thành bảng.
- Thiết kế bảng của bạn theo cách mà bạn cảm thấy hợp lý.
- Trong mỗi hàng, tạo một nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, di chuột qua bên trái để hiển thị mỏ neo.
- Nhấp và kéo hàng giữa các bảng.
Tạo bảng Kanban trong OneNote
Đối với các dự án toàn diện hơn, tôi gợi ý tạo bảng Kanban trong Trello và các công cụ quản lý dự án khác như Asana và monday.com. Không giống như OneNote, bạn sẽ không phải làm việc thủ công nhiều và do đó có thể tạo mọi thứ nhanh hơn.
5. Tạo Danh Sách Công Việc Chính Trong OneNote
Khi bạn đã gắn thẻ nhiều mục trong các trang OneNote của mình, bạn sẽ muốn sử dụng tính năng Tìm Thẻ để có cái nhìn tổng quan về danh sách công việc của mình. Nhấp vào tab Home và chọn Find Tags. Trang Tóm Tắt Thẻ mới được tạo chứa tất cả các thẻ được liệt kê trên bảng nhiệm vụ Tags Summary.
Nếu bạn muốn biết những nhiệm vụ còn lại, hãy kiểm tra Show only unchecked items. Đối với các phần cụ thể, sổ ghi chép, hoặc tất cả các sổ ghi chép, nhấp vào mũi tên thả xuống Search và chọn nơi bạn muốn tìm kiếm thẻ.
6. Thêm Ngữ Cảnh Vào Danh Sách Công Việc Của Bạn
Ngữ cảnh là một tập hợp các điều kiện cụ thể đặc trưng cho tình huống mà bạn hoàn thành nhiệm vụ. Khi bạn thêm ngữ cảnh, nó giúp bạn điều chỉnh nguồn lực và hướng nỗ lực của mình một cách tốt hơn, và giảm thiểu sự không hiệu quả hoặc tiềm năng lỗi. OneNote cho phép bạn thêm ngữ cảnh theo nhiều cách:
Liên Kết Các Trang
Cũng giống như bạn có thể tổ chức ghi chú của mình bằng các liên kết ngược để dễ dàng điều hướng hơn, bạn có thể thêm ngữ cảnh bằng cách liên kết đến các trang quan trọng trong danh sách công việc OneNote của bạn. Việc này chỉ đơn giản là tạo các trang hoặc liên kết đến các trang hiện có.
Sao chép liên kết đến trang của bạn trong OneNote
- Đi đến trang bạn muốn sao chép.
- Nhấp chuột phải (Windows) hoặc nhấn control và trackpad của bạn (Mac). Khi cửa sổ thả xuống xuất hiện, chọn Copy Link to Page.
- Đi đến ghi chú khác và làm nổi bật văn bản bạn muốn thêm liên kết.
- Nhấn Control + V (Windows) hoặc Command + V (Mac).
- Dán liên kết và nhấn OK.
Thêm liên kết đến trang OneNote trong danh sách công việc của bạn
Đặt Làm “Nhớ Sau”
Một trong những cách dễ nhất để đảm bảo rằng bạn không quên điều gì đó trong danh sách công việc của mình là đánh dấu nó là Nhớ Sau. Việc này sẽ làm nổi bật các mục trong danh sách công việc mà bạn cần xem lại.
Chỉ cần chọn tab Home, làm nổi bật văn bản của bạn, và nhấp vào Nhớ Sau.
Chọn Nhớ Sau trong ứng dụng OneNote
1. OneNote có thể thay thế hoàn toàn các ứng dụng quản lý công việc chuyên dụng không?
OneNote có thể thay thế các ứng dụng quản lý công việc chuyên dụng nếu bạn sử dụng các tính năng của nó một cách hiệu quả. Tuy nhiên, các ứng dụng chuyên dụng như Trello hoặc Asana có thể cung cấp thêm các tính năng quản lý dự án nâng cao.
2. Làm thế nào để tôi có thể đồng bộ hóa danh sách công việc của mình trên các thiết bị khác nhau?
Bạn có thể đồng bộ hóa danh sách công việc của mình trên các thiết bị khác nhau bằng cách sử dụng tài khoản Microsoft và đăng nhập vào OneNote trên mỗi thiết bị. Dữ liệu sẽ tự động đồng bộ qua OneDrive.
3. Tôi có thể tạo danh sách công việc nhóm trong OneNote không?
Có, bạn có thể tạo danh sách công việc nhóm trong OneNote bằng cách chia sẻ sổ ghi chép với các thành viên trong nhóm của bạn. Họ có thể thêm, chỉnh sửa và đánh dấu các nhiệm vụ trong thời gian thực.
4. Làm thế nào để tôi có thể theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ trong OneNote?
Bạn có thể theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ bằng cách sử dụng các thẻ và tính năng Tìm Thẻ để xem tổng quan về các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Bạn cũng có thể sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến độ một cách trực quan.
5. OneNote có hỗ trợ nhắc nhở cho các nhiệm vụ không?
OneNote không có tính năng nhắc nhở tích hợp sẵn, nhưng bạn có thể sử dụng các công cụ bên ngoài như Microsoft To-Do hoặc Outlook để thiết lập nhắc nhở cho các nhiệm vụ trong OneNote.
6. Làm thế nào để tôi có thể tích hợp OneNote với các ứng dụng khác?
Bạn có thể tích hợp OneNote với các ứng dụng khác bằng cách sử dụng các tiện ích mở rộng và các công cụ tích hợp của Microsoft. Ví dụ, bạn có thể liên kết OneNote với Outlook để quản lý email và nhiệm vụ trong cùng một nơi.
7. Tôi có thể sử dụng OneNote để lập kế hoạch dài hạn không?
Có, bạn có thể sử dụng OneNote để lập kế hoạch dài hạn bằng cách tạo các trang và phần riêng biệt cho các mục tiêu dài hạn, các dự án lớn và các kế hoạch chiến lược.
Tạp Chí Mobile cung cấp nhiều mẹo và thủ thuật hữu ích về quản lý công việc và năng suất. Hãy khám phá thêm tại Mẹo.
7. Thử Ma Trận Eisenhower
Nếu bạn muốn xác định những nhiệm vụ nào bạn nên ưu tiên, bạn nên chuẩn bị danh sách công việc sử dụng Ma Trận Eisenhower. Đây là một trong nhiều phương pháp năng suất thiết yếu cần biết. Ma Trận Eisenhower được chia thành bốn phần:
- Làm Ngay: Dành cho các nhiệm vụ khẩn cấp.
- Quyết Định: Dành cho các nhiệm vụ không quá nhạy cảm về thời gian.
- Ủy Thác: Giao nhiệm vụ cho người khác.
- Xóa Bỏ: Những nhiệm vụ không cần thiết và không mang lại giá trị—cũng được biết đến là “Giới Hạn” trong một số Ma Trận Eisenhower.
Tạo Ma Trận Eisenhower trong OneNote
Cách dễ nhất để tích hợp Ma Trận Eisenhower vào OneNote là tạo một bảng đơn giản:
- Nhấp vào tab Insert.
- Chọn Table.
- Chọn bảng 2×2 từ các ô vuông.
- Nhấp vào bảng khi bạn sẵn sàng để chèn nó vào ghi chú của mình. Sau đó, bắt đầu nhập các nhiệm vụ vào từng ô.
Đừng lo nếu bảng trông nhỏ vào lúc đầu; nó sẽ mở rộng khi bạn nhập thêm vào các ô!
Chúng ta thường bị cuốn vào các hệ thống năng suất và các tính năng hứa hẹn của một số ứng dụng danh sách công việc. Quản lý nhiệm vụ của bạn có thể trở thành một hoạt động quá mức và một lý do để trì hoãn nếu bạn không cẩn thận, vì vậy việc giữ mọi thứ đơn giản là đáng giá. Mặc dù OneNote thiếu các tính năng quản lý nhiệm vụ, nhưng nó vẫn là một công cụ mạnh mẽ. Bạn có thể tạo hình nó để trở thành ứng dụng danh sách công việc hoàn hảo cho bạn.
