Contents
- Định Luật Parkinson Là Gì?
- Sử Dụng Định Luật Parkinson Để Tối Đa Hóa Năng Suất Làm Việc
- 1. Đặt Mục Tiêu SMART
- 2. Lập Kế Hoạch Hiệu Quả
- 3. Tạo Hạn Chót Trung Gian
- 4. Theo Dõi Thời Gian
- 5. Sử Dụng Kỹ Thuật Timeboxing
- 6. Sử Dụng Phương Pháp Pomodoro
- Định luật Parkinson là gì?
- Làm thế nào để vượt qua định luật Parkinson?
- Tại sao việc đặt mục tiêu SMART lại quan trọng?
- Kỹ thuật timeboxing là gì?
- Phương pháp Pomodoro hoạt động như thế nào?
- Làm thế nào để lập kế hoạch hiệu quả?
- Tại sao việc theo dõi thời gian lại quan trọng?
- Hoàn Thành Nhiều Công Việc Hơn Trong Thời Gian Ít Hơn
Nếu bạn thường xuyên gặp khó khăn với các hạn chót, hay trì hoãn công việc và dễ bị phân tâm bởi các thông báo ngẫu nhiên, bạn có thể đang là nạn nhân của định luật Parkinson. Định luật Parkinson giải thích rằng thời gian dành cho một công việc càng nhiều thì thời gian hoàn thành công việc đó càng kéo dài. Đây chính là lý do tại sao tình trạng trì hoãn công việc lại phổ biến đến vậy. Vậy làm thế nào để vượt qua nó? Trước khi tìm hiểu cách vượt qua định luật Parkinson, chúng ta cần hiểu rõ bản chất và lý do tại sao nó lại phổ biến.
Định Luật Parkinson Là Gì?
Định luật Parkinson là một câu nói nổi tiếng được Cyril Northcote Parkinson, một nhà sử học hải quân người Anh, đặt ra. Nó nêu rõ:
“Đó là một quan sát phổ biến rằng công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó.”
Để hiểu rõ khái niệm này, hãy xem xét một người được giao nhiệm vụ viết một bài luận trong vòng 48 giờ. Người này, trong ngày đầu tiên, sẽ thu thập dữ liệu liên quan để nghiên cứu và lập dàn ý. Vào ngày tiếp theo, họ sẽ bắt tay vào viết bản thảo đầu tiên của bài luận. Khi hạn chót đến gần, chỉ còn vài giờ, họ sẽ chỉnh sửa, kiểm tra lỗi và cuối cùng là nộp bản thảo. Nhưng nếu người này được giao hạn chót là 24 giờ? Rất có thể họ sẽ dễ dàng hoàn thành bài luận trong 24 giờ mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
Hãy nghĩ về những tình huống tương tự mà bạn đã từng gặp phải. Bạn có thể nhớ ra nhiều trường hợp mà bạn được giao nhiệm vụ với thời hạn dài hơn. Nhưng thay vì hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian cần thiết, bạn đã sử dụng toàn bộ thời gian có sẵn (theo hạn chót) để hoàn thành nhiệm vụ.
Sử Dụng Định Luật Parkinson Để Tối Đa Hóa Năng Suất Làm Việc
Mặc dù định luật Parkinson phổ biến và dường như không thể tránh khỏi, bạn có thể sử dụng nó để tận dụng lợi thế bằng cách kiểm soát cách bạn sử dụng thời gian. Dưới đây là một số chiến lược bạn có thể áp dụng để vượt qua định luật Parkinson và trở nên năng suất hơn:
1. Đặt Mục Tiêu SMART
Mục tiêu SMART
Mọi người thường có xu hướng trì hoãn và lãng phí thời gian khi họ không cảm thấy công việc của mình quan trọng. Một nguyên nhân lớn khác của sự trì hoãn là sự không chắc chắn về các bước tiếp theo. Nếu bạn không biết mình sẽ làm gì sau khi hoàn thành một dự án, bạn có xu hướng trì hoãn việc hoàn thành nó.
Vì vậy, việc đặt mục tiêu SMART là rất quan trọng để vượt qua định luật Parkinson. Việc có một mục tiêu cụ thể và có thời hạn rõ ràng sẽ giúp bạn hăng hái hơn trong công việc và sử dụng thời gian cùng các nguồn lực khác một cách có ý thức hơn.
2. Lập Kế Hoạch Hiệu Quả
Chúng ta đều biết tầm quan trọng của việc lập kế hoạch. Nó giúp chúng ta nhận thức rõ hơn về cách sử dụng thời gian của mình, giảm thiểu tác động tiêu cực của định luật Parkinson. Để lập kế hoạch và sắp xếp công việc hiệu quả, bạn có thể sử dụng các ứng dụng lịch để sắp xếp công việc.
Tuy nhiên, bạn nên luôn bao gồm một thời gian kết thúc cụ thể trong kế hoạch của mình. Một thời gian kết thúc cụ thể (trong ngày) sẽ tạo cảm giác khẩn cấp, và bạn sẽ bị thúc đẩy để hoàn thành công việc trong ngày trong khoảng thời gian đó.
Khi bạn không có thời gian kết thúc cụ thể, bạn sẽ cảm thấy như mình có nhiều thời gian hơn và dễ bị phân tâm hoặc làm việc chậm lại. Bạn sẽ tự nhủ rằng sẽ bù đắp bằng cách thêm giờ vào buổi tối, từ đó “mở rộng công việc”.
3. Tạo Hạn Chót Trung Gian
Người trong bộ vest kiểm tra đồng hồ đeo tay
Định luật Parkinson ảnh hưởng mạnh nhất khi bạn có một dự án lớn với thời hạn dài. Thời hạn dài có nghĩa là bạn có nhiều thời gian hơn để thư giãn và bị phân tâm. Để tránh điều đó, bạn cần chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Sau đó, đặt hạn chót trung gian cho từng nhiệm vụ nhỏ và lập kế hoạch tương ứng.
Việc chia nhỏ một dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn sẽ làm cho nó ít đáng sợ hơn và dễ thực hiện hơn; do đó, bạn ít có khả năng trì hoãn hơn. Hơn nữa, bằng cách đặt cho mình các hạn chót ngắn hơn và cụ thể hơn, bạn sẽ không cho mình nhiều thời gian. Vì không có nhiều thời gian để lãng phí, bạn sẽ cảm thấy một cảm giác khẩn cấp thúc đẩy bạn hoàn thành các nhiệm vụ.
4. Theo Dõi Thời Gian
Bản vẽ phấn của đồng hồ
Rất có thể ban đầu, các ước tính của bạn sẽ không chính xác. Bạn có thể dành 3 giờ cho một dự án. Nhưng khi làm việc, bạn nhận ra rằng bạn cần thêm 2 giờ nữa để hoàn thành nó. Nếu điều đó xảy ra, chỉ cần điều chỉnh lại kế hoạch của bạn và dành thêm thời gian. Việc đặt hạn chót chính xác cho các dự án của bạn giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả. Để làm điều đó, bạn có thể bắt đầu theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành từng dự án.
Có rất nhiều ứng dụng theo dõi thời gian tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng để theo dõi thời gian cần thiết cho một dự án cụ thể. Khi sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian, bạn có thể truy cập nhật ký thời gian và xem thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án khác nhau. Điều này giúp bạn đưa ra các ước tính tốt hơn và đặt hạn chót thực tế hơn cho các dự án của mình, ngăn chặn việc lãng phí thời gian.
5. Sử Dụng Kỹ Thuật Timeboxing
Khi chúng ta cần hoàn thành một việc gì đó, chúng ta không nghĩ về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. Thay vào đó, chúng ta nghĩ về thời gian được giao cho dự án. Đó là nơi định luật Parkinson phát huy tác dụng. Nếu thời gian được giao cho nhiệm vụ giao phó nhiều hơn thời gian cần thiết, chúng ta có xu hướng trì hoãn nhiệm vụ đến phút cuối cùng.
Để ngăn chặn điều đó xảy ra, hãy sử dụng kỹ thuật timeboxing. Timeboxing liên quan đến việc nghĩ về thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, đặt một hạn chót tự đặt (một timebox) theo thời gian cần thiết cho nhiệm vụ và tuân thủ nó.
Giả sử bạn có ba ngày để hoàn thành một dự án. Sau khi đánh giá, bạn nhận thấy rằng nó có thể được hoàn thành trong ba giờ. Hãy đặt hạn chót là ba giờ cho dự án và cố gắng hoàn thành nó trong khoảng thời gian đó. Với timeboxing, bạn sẽ nhận thức rõ hơn về cách và nơi bạn sử dụng thời gian của mình. Khi có một hạn chót sắp tới trong tâm trí, bạn ít có khả năng trì hoãn hơn.
6. Sử Dụng Phương Pháp Pomodoro
Đồng hồ kỹ thuật số
Giống như timeboxing, bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro để trở nên năng suất hơn và đánh bại định luật Parkinson. Phương pháp Pomodoro liên quan đến các buổi làm việc ngắn nhưng tập trung cao độ với các khoảng nghỉ ngắn giữa các buổi.
Khi sử dụng phương pháp Pomodoro, bạn không nghĩ về hạn chót thực tế cho nhiệm vụ, mà là 25 phút bạn đã đặt cho mình. Điều này loại bỏ khả năng định luật Parkinson phát huy tác dụng. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro:
- Lập danh sách việc cần làm, theo thứ tự ưu tiên.
- Đặt đồng hồ bấm giờ trong 25 phút.
- Bắt đầu làm việc trên nhiệm vụ có ưu tiên cao nhất cho đến khi đồng hồ bấm giờ kêu.
- Nghỉ ngơi trong 5 phút.
- Lặp lại bốn buổi làm việc 25 phút.
- Nghỉ ngơi trong 30 phút.
Mặc dù bạn có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ trên điện thoại hoặc máy tính xách tay, nhưng có các ứng dụng chuyên dụng cho kỹ thuật Pomodoro giúp nó dễ dàng và hiệu quả hơn.
Định luật Parkinson là gì?
Định luật Parkinson là một nguyên tắc cho rằng công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó.
Làm thế nào để vượt qua định luật Parkinson?
Để vượt qua định luật Parkinson, bạn có thể áp dụng các chiến lược như đặt mục tiêu SMART, lập kế hoạch hiệu quả, tạo hạn chót trung gian, theo dõi thời gian, sử dụng kỹ thuật timeboxing và phương pháp Pomodoro.
Tại sao việc đặt mục tiêu SMART lại quan trọng?
Đặt mục tiêu SMART giúp bạn có một mục tiêu cụ thể và có thời hạn rõ ràng, từ đó tạo động lực và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Kỹ thuật timeboxing là gì?
Timeboxing là kỹ thuật đặt một hạn chót tự đặt (timebox) theo thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ và tuân thủ nó, giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn.
Phương pháp Pomodoro hoạt động như thế nào?
Phương pháp Pomodoro liên quan đến việc làm việc trong các khoảng thời gian ngắn (25 phút) với các khoảng nghỉ ngắn (5 phút) giữa các khoảng thời gian làm việc, giúp duy trì sự tập trung và tránh sự phân tâm.
Làm thế nào để lập kế hoạch hiệu quả?
Lập kế hoạch hiệu quả bao gồm việc sử dụng các ứng dụng lịch để sắp xếp công việc và đặt một thời gian kết thúc cụ thể trong ngày để tạo cảm giác khẩn cấp.
Tại sao việc theo dõi thời gian lại quan trọng?
Theo dõi thời gian giúp bạn đưa ra các ước tính chính xác hơn về thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án, từ đó lập kế hoạch hiệu quả hơn và tránh lãng phí thời gian.
Hãy ghé thăm trang chủ của Tạp Chí Mobile để khám phá thêm nhiều bài viết hữu ích khác.
Hoàn Thành Nhiều Công Việc Hơn Trong Thời Gian Ít Hơn
Bạn không cần phải bắt đầu với tất cả các chiến lược này từ ngày đầu tiên; bạn có thể chọn một hoặc hai và thực hiện chúng một cách hiệu quả nhất có thể. Bí quyết là trở nên ý thức về cách bạn sử dụng thời gian và ngăn chặn định luật Parkinson “mở rộng công việc” của bạn.
Khi bạn đã nắm bắt được, bạn có thể đưa thêm nhiều chiến lược này vào thói quen của mình. Nhưng đừng chỉ dừng lại ở đó! Bạn có thể tìm hiểu thêm về các cách khác để tăng năng suất và hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ít hơn.
