Contents
- Không Phân Loại Công Việc
- Thêm Quá Nhiều Mục Vào Danh Sách Việc Cần Làm
- Không Linh Hoạt
- Tập Trung Vào Công Việc Ưu Tiên Thấp
- Chọn Phương Pháp Không Phù Hợp Với Bạn
- Không Đăng Xuất Khi Đã Hoàn Thành
- Lập Kế Hoạch Mà Không Có Mục Tiêu Rõ Ràng
- Chỉ Tập Trung Vào Công Việc
- Làm thế nào để phân loại công việc hiệu quả?
- Tại sao việc thêm quá nhiều mục vào danh sách việc cần làm lại không tốt?
- Làm thế nào để duy trì sự linh hoạt trong lập kế hoạch?
- Tại sao tập trung vào công việc ưu tiên thấp lại không hiệu quả?
- Làm thế nào để chọn phương pháp lập kế hoạch phù hợp với mình?
- Tại sao việc đăng xuất khi đã hoàn thành công việc lại quan trọng?
- Làm thế nào để lập kế hoạch hàng ngày phù hợp với mục tiêu dài hạn?
- Không Dành Thời Gian Để Phản Ánh
Lập kế hoạch hàng ngày là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn đạt được thành công, nhưng nếu không tránh được những sai lầm phổ biến, nó có thể dẫn đến sự thất vọng. Việc nhận diện và khắc phục những sai lầm này sẽ giúp bạn xây dựng một chiến lược lập kế hoạch hiệu quả hơn.
Không Phân Loại Công Việc
Khi mới bắt đầu lập kế hoạch hàng ngày, tôi đã mắc phải sai lầm khi liệt kê tất cả mọi thứ vào một danh sách dài mà không phân loại công việc. Các nhiệm vụ viết lách của tôi nằm cạnh các công việc nhà, rồi lại cạnh việc học ngôn ngữ. Không ngạc nhiên khi sự thiếu cấu trúc này nhanh chóng trở nên quá tải.
Việc phân loại công việc giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về những gì cần làm trong từng lĩnh vực của cuộc sống. Ví dụ, tôi điều hành một blog du lịch bên cạnh công việc chính; khi viết danh sách việc cần làm, tôi luôn đảm bảo phân loại các nhiệm vụ viết lách thành các nhóm khác nhau.
Phân loại công việc trong ứng dụng Things 3
Bạn có thể dễ dàng viết các nhóm công việc dưới dạng tiêu đề trong danh sách việc cần làm trên giấy, và một số ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất cung cấp tính năng phân loại. Nếu phải chọn một ứng dụng nổi bật hơn cả, tôi sẽ nói Things 3 là ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất (nếu bạn có thiết bị Apple). Nếu không, TickTick có thể là ứng dụng danh sách việc cần làm hoàn hảo cho nhu cầu của bạn.
Thêm Quá Nhiều Mục Vào Danh Sách Việc Cần Làm
Trong một thời gian dài, tôi đã rơi vào cái bẫy nghĩ rằng năng suất có nghĩa là nhồi nhét càng nhiều việc vào ngày càng tốt. Nhưng việc quá tải danh sách việc cần làm chỉ khiến tôi căng thẳng và kiệt sức, với cảm giác thất bại ngày càng tăng vì không bao giờ hoàn thành tất cả những gì đã lên kế hoạch.
Quá nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm tạo ra một vòng luẩn quẩn vì bạn sẽ luôn tìm thấy thêm việc để làm. Tin tôi đi, tôi đã từng kiệt sức vì điều này hơn chục lần. Vì lý do này, tôi gợi ý nên tối giản và bắt đầu bằng cách chọn tối đa ba việc lớn mỗi ngày. Nếu sau đó bạn thấy mình có khả năng lớn hơn, bạn luôn có thể điều chỉnh thêm.
Không Linh Hoạt
Thói quen cứng nhắc thường được thiết lập với ý định tốt, nhưng chúng hiếm khi tồn tại trước những gián đoạn trong cuộc sống thực. Điều gì đó chắc chắn sẽ làm gián đoạn ngày của bạn, chẳng hạn như phải đón con từ trường sớm vì chúng cảm thấy không khỏe.
Tạo và tùy chỉnh cuộc họp mới
Ngay cả khi không có gì lớn lao làm gián đoạn bạn, bạn cũng không thể chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác ngay lập tức; bộ não của bạn cần thời gian để nghỉ ngơi. Ví dụ, tôi thường nghỉ 10 phút sau mỗi buổi viết.
Khi ước lượng thời gian thực hiện nhiệm vụ, hãy nhân đôi dự đoán ban đầu của bạn để dành chỗ cho những trì hoãn không mong muốn.
Tập Trung Vào Công Việc Ưu Tiên Thấp
Tập trung vào các công việc ưu tiên thấp có thể cảm thấy năng suất, nhưng hiếm khi giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình. Các hoạt động nông cạn như kiểm tra email thường xuyên hoặc hoàn thành các công việc hành chính nhỏ mang lại cảm giác hoàn thành giả tạo trong khi làm bạn phân tâm khỏi tiến bộ có ý nghĩa.
Việc tích các công việc ưu tiên thấp trong danh sách việc cần làm khiến bạn cảm thấy như mình đang làm việc hiệu quả, nhưng vài giờ làm việc sâu sắc sẽ tốt hơn nhiều để đưa bạn tiến xa hơn. Vì vậy, khi lập kế hoạch cho ngày của bạn, hãy đặt ưu tiên trước. Hầu hết các ứng dụng danh sách việc cần làm, bao gồm Todoist và TickTick, đều cung cấp một số tính năng ưu tiên.
Để lấy cảm hứng, Essentialism của Greg McKeown cung cấp những hiểu biết quý giá về việc ưu tiên và loại bỏ những phiền nhiễu không cần thiết.
Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính, hãy tìm những việc bạn có thể tự động hóa. Ví dụ, bạn có thể muốn đầu tư vào phần mềm quản lý công việc tự động di chuyển thẻ khi bạn hoàn thành một hành động.
Chọn Phương Pháp Không Phù Hợp Với Bạn
Tôi đã từng nói về lý do tại sao phương pháp chia thời gian không hiệu quả với tôi, nhưng tôi vẫn kiên trì với nó quá lâu vì cảm thấy đó là tiêu chuẩn vàng của năng suất. Tất cả những gì tôi đạt được bằng cách làm điều này là lãng phí hàng tháng của cuộc đời mình.
Sự thật khắc nghiệt là các công cụ năng suất không có ý nghĩa gì nếu không có hệ thống mạnh mẽ. Đôi khi, những cách làm việc thông thường nhất sẽ không phù hợp với bạn. Bạn cần thử nghiệm và tìm ra điều gì phù hợp.
Hãy cam kết thử nghiệm các chiến thuật năng suất khác nhau trong khoảng 3-4 tuần mỗi lần. Khi bạn đã tìm ra điều gì đó phù hợp với mình, bạn sẽ có thể sử dụng nó lâu dài.
Không Đăng Xuất Khi Đã Hoàn Thành
Một sai lầm phổ biến là tiếp tục làm việc ngay cả khi bạn đã hoàn thành các nhiệm vụ đã lên kế hoạch cho ngày hôm đó. Ban đầu, tôi đã đặt ra ranh giới rõ ràng khi làm việc tự do, nhưng cuối cùng tôi đã bỏ qua chúng. Sau một thời gian suy giảm, tôi đã đạt đến điểm bùng phát và nhận ra rằng mình cần thay đổi.
Việc tiếp tục ngồi tại bàn làm việc có thể cảm thấy năng suất, nhưng thường dẫn đến mệt mỏi và kiệt sức kỹ thuật số. Tệ hơn, nó có thể tạo ra cảm giác “đi trước” giả tạo mà không mang lại kết quả có ý nghĩa.
Khi các nhiệm vụ đã lên kế hoạch của bạn hoàn thành, hãy đăng xuất và dành thời gian để nạp năng lượng lại. Việc áp dụng chính sách không sử dụng màn hình sau một giờ nhất định cũng có thể giúp ngăn ngừa kiệt sức. Rời xa đảm bảo bạn sẽ được làm mới và sẵn sàng để đối mặt với công việc của ngày hôm sau.
Lập Kế Hoạch Mà Không Có Mục Tiêu Rõ Ràng
Một danh sách việc cần làm hàng ngày chỉ hiệu quả nếu nó phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của bạn. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, nỗ lực của bạn có thể bị phân tán, khiến bạn cảm thấy không thỏa mãn dù luôn bận rộn. Vì vậy, trước khi cải tiến danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn, tôi gợi ý bạn nên ngồi xuống và suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được.
Hãy dành thời gian để suy ngẫm về những gì thực sự quan trọng với bạn. Dù đó là thăng chức, vượt qua kỳ thi hay dành thời gian cho sở thích, các nhiệm vụ hàng ngày của bạn nên hỗ trợ những mục tiêu này. Hãy giới hạn bản thân với ba mục tiêu lớn tại một thời điểm và thiết kế lịch trình của bạn xung quanh chúng.
Chỉ Tập Trung Vào Công Việc
Ban đầu, tôi thường điền vào danh sách việc cần làm của mình chỉ với các mục “công việc chủ động”, như việc viết lách cần hoàn thành. Điều tôi không nhận ra là việc bỏ qua phát triển cá nhân và chăm sóc bản thân đã làm chậm lại sự phát triển của tôi.
Ngày nay, tôi dành ít nhất 30 phút mỗi ngày để học hỏi, cùng với các hoạt động như viết nhật ký và thiền. Việc thêm những điều này vào thói quen của tôi đã cải thiện sức khỏe tổng thể của tôi, điều này cũng đã thúc đẩy hiệu suất của tôi trong các nhiệm vụ liên quan đến công việc.
Làm thế nào để phân loại công việc hiệu quả?
Phân loại công việc theo các nhóm như công việc, gia đình, sở thích, và phát triển cá nhân. Sử dụng các tiêu đề hoặc thẻ trong ứng dụng danh sách việc cần làm để dễ dàng quản lý.
Tại sao việc thêm quá nhiều mục vào danh sách việc cần làm lại không tốt?
Thêm quá nhiều mục có thể dẫn đến căng thẳng và kiệt sức, khiến bạn cảm thấy thất bại khi không hoàn thành tất cả. Hãy tập trung vào một số ít nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày.
Làm thế nào để duy trì sự linh hoạt trong lập kế hoạch?
Hãy dự trù thời gian cho các gián đoạn và nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ. Đừng quá cứng nhắc với lịch trình của bạn và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết.
Tại sao tập trung vào công việc ưu tiên thấp lại không hiệu quả?
Công việc ưu tiên thấp thường không giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu lớn. Hãy ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và sử dụng thời gian cho công việc sâu sắc hơn.
Làm thế nào để chọn phương pháp lập kế hoạch phù hợp với mình?
Thử nghiệm các phương pháp khác nhau trong khoảng thời gian ngắn và đánh giá hiệu quả của chúng. Đừng ngại thay đổi nếu một phương pháp không phù hợp với bạn.
Tại sao việc đăng xuất khi đã hoàn thành công việc lại quan trọng?
Đăng xuất giúp bạn tránh kiệt sức và duy trì sức khỏe tinh thần. Hãy đặt ranh giới rõ ràng giữa công việc và thời gian nghỉ ngơi.
Làm thế nào để lập kế hoạch hàng ngày phù hợp với mục tiêu dài hạn?
Xác định rõ ràng các mục tiêu dài hạn của bạn và đảm bảo rằng các nhiệm vụ hàng ngày hỗ trợ cho những mục tiêu này. Hãy giới hạn số lượng mục tiêu lớn và tập trung vào chúng.
Tạp Chí Mobile luôn cung cấp những mẹo hữu ích để bạn có thể tối ưu hóa cuộc sống hàng ngày của mình. Để khám phá thêm nhiều mẹo khác, hãy truy cập Mẹo.
Không Dành Thời Gian Để Phản Ánh
Ngày của bạn không thực sự kết thúc cho đến khi bạn đã xem lại tiến độ của mình và lập kế hoạch cho ngày mai. Dành vài phút để xem xét những gì đã diễn ra tốt đẹp—và những gì có thể cải thiện—có thể cung cấp những hiểu biết quý giá cho năng suất trong tương lai.
Trước khi đăng xuất, hãy phác thảo các ưu tiên cho ngày hôm sau để bạn có thể bắt đầu ngay lập tức. Với một lộ trình rõ ràng, bạn sẽ thức dậy sẵn sàng để đối mặt với những gì quan trọng nhất.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng như Apple Journal hoặc Google Keep để viết một số điểm đơn giản giải thích điều gì tốt về ngày của bạn và những điều bạn có thể cải thiện.
