Motion: Ứng Dụng Quản Lý Nhiệm Vụ và Thời Gian Bằng AI

Giới Thiệu Về Motion

Motion là một ứng dụng quản lý thời gian và nhiệm vụ được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn lên lịch và quản lý công việc một cách hiệu quả. Nó tích hợp với lịch của bạn từ Outlook, Google và iCloud để dành thời gian cho các nhiệm vụ. Bạn có thể thêm dự án hoặc nhiệm vụ, đặt thời hạn, tạo nhiệm vụ lặp lại và đặt hoặc thay đổi lịch họp dựa trên lịch trình của bạn.

Giao diện tab Dự án của Motion trên web

Mặc dù một ứng dụng danh sách việc cần làm tốt có thể thực hiện một số chức năng này, Motion tích hợp tất cả vào một ứng dụng duy nhất. Thuật toán của nó ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn nhưng cũng giúp bạn hoàn thành công việc có ý nghĩa mà bạn có thể đã trì hoãn. Quan trọng hơn, nó giúp bạn đặt thời hạn thực tế bằng cách theo dõi lịch trình của bạn.

Cài Đặt và Giao Diện Người Dùng

Motion là một ứng dụng cao cấp, nhưng bạn có thể thử nghiệm miễn phí trong 7 ngày để đánh giá các tính năng. Quá trình cài đặt ban đầu tập trung vào việc Motion học hỏi về bạn. Bạn sẽ được hướng dẫn thêm lịch từ Google, Outlook và Apple, cũng như ngày làm việc và giờ làm việc của bạn, và các nhiệm vụ lặp lại như tập gym hoặc công việc hàng tuần. Cuối cùng, hoàn tất cài đặt bằng cách thêm một vài nhiệm vụ cho tuần.

Việc điều hướng giao diện của Motion rất quan trọng để tận dụng tối đa nó. Ban đầu, giao diện có thể dường như bị lộn xộn với nhiều nhiệm vụ được nhập từ lịch của bạn, nhưng mọi thứ sẽ ổn định khi bạn tùy chỉnh các tùy chọn. Điều quan trọng là hiểu ba tab cốt lõi của Motion: Lịch, Dự án và Đặt lịch.

Tab Lịch là tab mặc định được đặt ở chế độ xem Hàng tuần. Nó hiển thị lịch trình hàng ngày của bạn, bao gồm các nhiệm vụ, sự kiện và cuộc họp trong tuần. Nếu cảm thấy quá tải, hãy chuyển sang chế độ xem Ngày để tập trung vào các nhiệm vụ trong ngày. Tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành và đến hạn trong ngày sẽ xuất hiện ở ngăn bên phải, bạn có thể nhấp vào để chỉnh sửa hoặc đánh dấu là hoàn thành.

Giao diện tab Lịch của Motion

Tab Dự án hoạt động như một thùng chứa để tổ chức các nhiệm vụ cho các khía cạnh khác nhau của cuộc sống, chẳng hạn như công việc, đại học, sở thích và nhiều hơn nữa. Tôi sử dụng nó để tổ chức các nhiệm vụ cho các khách hàng khác nhau. Bạn có thể tạo dự án từ đầu hoặc sử dụng mẫu có sẵn. Chế độ xem Kanban tiện lợi cho phép bạn sử dụng bộ lọc và xem các dự án dưới dạng thẻ hoặc ô vuông có thể được sắp xếp lại bằng cách kéo và thả.

Tab Đặt lịch là nơi bạn có thể tạo và chia sẻ liên kết đặt lịch. Nó cho phép bạn kiểm tra tình trạng sẵn có và đặt hoặc thay đổi lịch họp với các liên hệ bên ngoài bằng cách sử dụng Google Meet, Zoom, điện thoại hoặc liên kết tùy chỉnh.

Giao diện tab Đặt lịch của Motion

Quản Lý Lịch và Nhiệm Vụ

Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu thêm nhiệm vụ, Motion đã biết lịch trình và giờ làm việc của bạn. Khi bạn tạo một nhiệm vụ mới, nó sẽ kiểm tra lịch của bạn trước và cố gắng sắp xếp các nhiệm vụ vào đó dựa trên các thuộc tính của chúng.

Để tạo một nhiệm vụ mới, từ tab Lịch, nhấp vào Thêm Nhiệm Vụ hoặc nhấn phím T. Nhập tiêu đề cho nhiệm vụ và sau đó thêm mô tả. Bạn cũng có thể chuyển tiếp email từ tài khoản liên kết đến Motion để biến nó thành nhiệm vụ.

Các thuộc tính của nhiệm vụ rất quan trọng đối với công việc của Motion, vì vậy bạn cần phải thiết lập chúng chính xác để AI có thể làm việc hiệu quả. Đối với các nhiệm vụ lặp lại, chọn tùy chọn Lặp lại, sau đó chọn không gian làm việc và dự án của bạn. Các nhiệm vụ có thể được thiết lập để lặp lại hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, và bạn có thể chỉ định ngày cụ thể, chẳng hạn như mỗi Chủ nhật.

Giao diện tạo nhiệm vụ mới của Motion

Tính năng lên lịch tự động được bật theo mặc định, có nghĩa là Motion sẽ tự động lên lịch các nhiệm vụ của bạn dựa trên thời gian rảnh của bạn. Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn, bạn có thể kéo và thả nhiệm vụ vào bất kỳ khoảng thời gian phù hợp nào. Bạn cũng có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, thay đổi trạng thái nhiệm vụ và đặt mức độ ưu tiên – ASAP, Cao đến Trung bình, hoặc Thấp.

Ngoài ưu tiên, các thuộc tính quan trọng khác là thời gian thực hiện nhiệm vụ và thời hạn. Đây là thời gian ước tính để hoàn thành nhiệm vụ, giúp Motion lên lịch các nhiệm vụ khác trong lịch của bạn một cách phù hợp.

Giao diện tạo nhiệm vụ của Motion

Khi đến lúc bắt đầu nhiệm vụ, Motion sẽ gửi thông báo. Nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng giờ, hãy đánh dấu là hoàn thành, và nó sẽ bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo ngay lập tức. Nếu bạn cần thêm thời gian, nó sẽ di chuyển nhiệm vụ sang khoảng thời gian tiếp theo có sẵn với cùng thời lượng.

Các nhiệm vụ có thời hạn cứng có thể được lên lịch ngoài giờ làm việc thường xuyên của bạn để hoàn thành trong cùng ngày. Nếu không hoàn thành vào cuối ngày, nó sẽ tự động lên lịch và di chuyển sang ngày hôm sau.

Các Tính Năng Khác Của Motion và Giá Cả

Motion cho phép bạn cấu hình các tùy chọn chung và tự động hóa từ tab Cài đặt. Ví dụ, đối với tính năng lên lịch tự động, bạn có thể chọn liệu các nhiệm vụ có xuất hiện trên lịch bên ngoài hay chỉ ở lịch Motion, cấu hình khoảng thời gian giữa các nhiệm vụ, thiết lập các tùy chọn hội nghị, điều chỉnh cài đặt thông báo và tinh chỉnh lịch trình của bạn.

Tuy nhiên, Motion có một số hạn chế. Nó chỉ hỗ trợ Zapier cho tích hợp, điều này có thể gây khó khăn nếu bạn đang chuyển từ các công cụ năng suất khác. Ngoài ra, nó thiếu các hành động hàng loạt cho nhiệm vụ, có nghĩa là việc xóa hoặc chỉnh sửa nhiều mục có thể rất tẻ nhạt.

Về chi phí, Motion chắc chắn là một khoản đầu tư. Không có gói miễn phí, và sau 7 ngày thử nghiệm, giá bắt đầu từ 19 USD/tháng (thanh toán hàng năm) hoặc 34 USD/tháng cho những người thích thanh toán hàng tháng. Đối với nhóm, giá là 12 USD/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm) hoặc 20 USD/tháng cho thanh toán hàng tháng.

Mặc dù có những hạn chế này, điểm mạnh của Motion nằm ở khả năng lấy bất kỳ nhiệm vụ nào, lên lịch và ưu tiên chúng dựa trên các thuộc tính của chúng trên lịch của bạn. Bạn cho ứng dụng biết những gì cần làm, và nó sẽ cho bạn biết khi nào bạn nên làm chúng để quản lý thời gian hiệu quả. Đây là một giải pháp tốt cho các chuyên gia bận rộn có thể tận dụng tất cả các khả năng của nó và biện minh cho việc cam kết thanh toán cả năm. Đối với những người khác, các công cụ như Reclaim.ai hoặc Asana có thể là các lựa chọn tiết kiệm chi phí hơn với đủ chức năng.